Claves para las empresas de transporte
- La dieta no se excluye automáticamente de la cotización por aparecer con ese nombre en la nómina.
- La empresa debe acreditar que el conductor realizó realmente el desplazamiento.
- Deben poder identificarse, entre otros elementos, las fechas, el origen, el destino, el vehículo y el trabajador.
- Dentro de los límites reglamentarios, no es necesario justificar cada gasto de manutención mediante tickets.
- Los importes que superen los límites exentos sí deben incluirse en la base correspondiente.
- Una documentación desordenada o incompleta puede provocar que la Seguridad Social considere las dietas como salario.
Ese es el criterio fijado por el Tribunal Supremo en una sentencia de 21 de julio de 2025 relativa a las cantidades abonadas por una empresa transportista a sus conductores en concepto de manutención y estancia.
La resolución resulta especialmente relevante para un sector en el que los desplazamientos forman parte de la actividad diaria y las dietas pueden representar una parte importante de los pagos incluidos en la nómina.
No basta con llamar “dieta” a una cantidad
La cuestión analizada por el Supremo no consiste únicamente en determinar cómo aparece reflejado el pago en la nómina. Para que una cantidad abonada por manutención o estancia quede fuera de la base de cotización, debe responder a un gasto generado por un desplazamiento laboral real. La empresa es quien debe estar en condiciones de demostrarlo.
El Tribunal diferencia así dos cuestiones que con frecuencia se confunden: acreditar el viaje y acreditar en qué gastó el trabajador cada euro recibido.
La primera es necesaria. La segunda no siempre lo es. Según el criterio fijado por la Sala de lo Contencioso-Administrativo, cuando la empresa demuestra el desplazamiento y las cantidades no superan los límites establecidos, no resulta imprescindible aportar las facturas o justificantes de todos los consumos efectuados por el conductor.
Esto significa que la ausencia del ticket de un restaurante no convierte por sí sola la dieta en salario.
Qué debe poder demostrar la empresa
La resolución señala que deben existir datos suficientes para reconstruir la operación y vincular el pago con la actividad de la compañía.
En una empresa de transporte, esa documentación puede incluir:
- el origen y el destino del trayecto;
- las fechas y la duración del desplazamiento;
- el viaje de regreso, cuando proceda;
- la matrícula o identificación del vehículo;
- la identidad del conductor;
- la mercancía o servicio transportado;
- el motivo profesional del viaje;
- y la relación entre esos datos y la dieta incluida en la nómina.
El Reglamento del IRPF exige al pagador acreditar el día, el lugar y la razón o motivo del desplazamiento. El Supremo interpreta que esa prueba puede apoyarse en la documentación ordinaria generada por la propia actividad de transporte.
Por tanto, no existe un único documento obligatorio. La realidad del desplazamiento puede resultar de un conjunto coherente de registros.
El tacógrafo y la carta de porte pueden ser decisivos
Las empresas de transporte suelen disponer ya de buena parte de la información necesaria.
Los archivos del tacógrafo y de la tarjeta del conductor permiten identificar vehículos, trabajadores, fechas y periodos de actividad. Las cartas de porte, los albaranes, las órdenes de carga, los registros de tráfico, los partes de trabajo y los sistemas de gestión de flotas pueden completar el recorrido.
El problema suele aparecer cuando estos datos se almacenan en sistemas diferentes y no existe una relación clara entre cada viaje, la liquidación de gastos y la nómina correspondiente.
Una empresa puede conservar toda la información y, aun así, tener dificultades durante una inspección si necesita reconstruir varios años de operaciones a partir de documentos dispersos.
El efecto práctico de la sentencia no es, por tanto, que las empresas puedan dejar de documentar las dietas. Es que deben centrar esa documentación en probar el desplazamiento, en lugar de exigir automáticamente al conductor un justificante por cada comida.
Cuáles son los límites exentos
El artículo 9 del Reglamento del IRPF establece las cantidades que pueden quedar exceptuadas de gravamen por manutención y estancia cuando el trabajador se desplaza a un municipio distinto de su lugar habitual de trabajo y de su residencia.
Cuando existe pernocta, el límite de manutención es de 53,34 euros diarios en España y de 91,35 euros en desplazamientos al extranjero.
Cuando no existe pernocta, los importes son de 26,67 euros diarios dentro de España y de 48,08 euros en el extranjero.
En el caso específico de los conductores de vehículos dedicados al transporte de mercancías por carretera, los gastos de estancia no necesitan justificarse individualmente hasta 15 euros diarios en desplazamientos nacionales y 25 euros en viajes al extranjero. Por encima de esas cantidades, el gasto de alojamiento debe justificarse.
La regulación también establece que los importes que excedan los límites previstos quedan sujetos a gravamen.
Manutención y alojamiento no funcionan exactamente igual
La sentencia no debe interpretarse como una eliminación general de la obligación de conservar facturas.
En materia de manutención, el sistema permite aplicar cantidades diarias dentro de los límites reglamentarios sin necesidad de acreditar el consumo exacto realizado por el trabajador.
Para los gastos de estancia, en cambio, la regla general exige justificar el importe. Los conductores de mercancías cuentan con la excepción específica de 15 o 25 euros diarios, dependiendo de si el desplazamiento se produce en España o en el extranjero.
Por tanto, una empresa debe diferenciar claramente entre:
- dietas de manutención;
- gastos de alojamiento;
- gastos de locomoción;
- peajes y aparcamientos;
- y otras compensaciones incluidas en la nómina.
Tratar todas estas cantidades como una única “dieta” dificulta demostrar su naturaleza y aplicar correctamente los límites.
Qué ocurre si la empresa no acredita los viajes
Cuando la Tesorería General de la Seguridad Social considera que las cantidades no responden a desplazamientos suficientemente acreditados, puede incorporarlas a la base de cotización como retribuciones salariales.
Esto puede implicar el pago de las cuotas no ingresadas, recargos, intereses y, dependiendo de las circunstancias, posibles sanciones.
Además, una comprobación puede abarcar varios ejercicios, por lo que una práctica aparentemente menor puede acabar generando una liquidación elevada.
En el litigio resuelto por el Supremo, la Tesorería había reclamado a la empresa más de 108.000 euros por diferencias de cotización correspondientes a varios años. El Tribunal anuló la liquidación al considerar que la documentación aportada permitía acreditar la realidad de los desplazamientos.
Una sentencia favorable, pero no un cheque en blanco
El fallo reduce la carga documental en un punto muy concreto: no obliga a demostrar mediante tickets cada gasto previo realizado por el trabajador cuando se trata de dietas dentro de los límites aplicables.
No obstante, la sentencia no permite abonar cantidades uniformes sin relación con los viajes efectivamente realizados.
Tampoco protege pagos que, bajo la denominación de dieta, funcionen en realidad como una parte fija del salario, se abonen incluso cuando no existe desplazamiento o no puedan relacionarse con días y rutas concretos.
La regularidad del importe puede ser compatible con una dieta, pero solo cuando responde a una metodología verificable y a desplazamientos reales.
Cómo debería organizarse una flota
Para reducir riesgos, la empresa debería poder vincular cada dieta con una operación determinada antes de cerrar la nómina.
Un sistema interno sólido puede contener, como mínimo:
- identificación del conductor y del vehículo;
- fecha y hora de salida y regreso;
- origen y destino;
- indicación de si hubo pernocta;
- carácter nacional o internacional del viaje;
- cantidad abonada por manutención;
- cantidad abonada por estancia;
- documentación de transporte asociada;
- y comprobación automática de los límites aplicables.
También conviene establecer plazos de conservación coordinados entre los departamentos de tráfico, recursos humanos, contabilidad y administración.
No sirve de mucho que tráfico conserve la carta de porte si el departamento de nóminas no puede relacionarla con el pago revisado por la Inspección.
La clave no está en acumular tickets, sino en poder reconstruir el viaje
Para las empresas de transporte, la principal consecuencia del criterio del Supremo es operativa.
No se trata de pedir más papeles al conductor, sino de utilizar correctamente los datos que ya genera la flota.
El tacógrafo, la orden de transporte, la carta de porte, la descarga, la ruta registrada y la liquidación de la nómina deberían formar una cadena documental coherente.
Cuando esa cadena existe, la empresa puede defender que la cantidad abonada compensaba un desplazamiento real y no encubría salario.
La dieta es un coste derivado del viaje. Una gestión incorrecta puede convertirla después en un coste mayor, al añadir cotizaciones atrasadas y otras consecuencias económicas.
El mensaje del Supremo puede resumirse en una regla sencilla: no es necesario demostrar cada comida, pero sí demostrar cada desplazamiento.
