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Retards, amendes, perte de revenus : pourquoi les entreprises logistiques se précipitent soudainement pour automatiser la paperasse

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La plupart des entreprises logistiques traitent encore les documents clés manuellement, causant des retards et des erreurs, et une nouvelle enquête montre que cela pousse désormais 72% d'entre elles à accélérer leurs investissements dans les outils d'automatisation au cours des 12 à 18 prochains mois.

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Les résultats proviennent d’une enquête de Deep Current menée auprès de 162 entreprises logistiques impliquées dans le transport international de fret, y compris des affréteurs, des 3PL et des transporteurs de taille moyenne. Les répondants étaient basés en Allemagne, aux Pays-Bas, en Belgique, en Pologne, en France, en Suède, au Danemark, au Royaume-Uni, aux Émirats Arabes Unis, en Arabie Saoudite et au Qatar, représentant un mélange de marchés logistiques matures et émergents.

Les entreprises allaient des PME aux grandes entreprises, près de la moitié employant moins de 200 personnes — un groupe que les chercheurs disent souvent le plus affecté par les coûts d’intégration et les contraintes informatiques héritées.

Retards généralisés liés aux erreurs de documents

Selon l’enquête, 57% des cadres logistiques ont subi des retards d’expédition l’année dernière directement causés par des erreurs de documents, telles que des codes SH manquants, des adresses de destinataires mal saisies ou des informations incomplètes. De plus, 42% ont déclaré avoir perdu des opportunités de revenus parce que l’administration manuelle ralentissait l’intégration des clients ou limitait leur capacité à croître, tandis que 36% ont signalé des pénalités de conformité dues à des problèmes de documentation.

Un directeur des opérations basé aux Pays-Bas avec 40 ans d’expérience dans l’industrie a remarqué que de petites erreurs — comme des tampons manquants ou des codes incorrects — continuent d’interrompre les flux de marchandises, ajoutant que les équipes “passent la moitié de la journée à poursuivre des papiers au lieu de déplacer des cargaisons”.

Les outils axés sur le client mènent la digitalisation

Lorsqu’on leur a demandé où la digitalisation avait le plus progressé, les répondants ont pointé vers les fonctions axées sur le client :

  • 55% utilisent des systèmes numériques pour le suivi et la visibilité des expéditions
  • 41% utilisent des outils d’audit et de conformité documentaire

En revanche, les processus internes restent beaucoup plus manuels. Seuls 24% ont déclaré avoir numérisé de bout en bout le traitement interne des documents, et 61% s’appuient encore sur les e-mails et les tableurs pour communiquer avec des partenaires internationaux — malgré la reconnaissance de la digitalisation comme “critique” pour la mission.

Les systèmes hérités restent le principal obstacle

Les répondants ont souligné plusieurs obstacles qui continuent de ralentir les progrès :

  • 47% ont cité l’intégration avec les systèmes hérités comme leur plus grand défi
  • 39% ont pointé le coût et le retour sur investissement incertain
  • 34% ont mentionné la résistance au changement au sein des équipes
  • 31% manquent de l’expertise numérique interne nécessaire
  • 27% ont déclaré que de nombreux outils de fournisseurs ne reflètent pas les flux de travail logistiques réels

Un professionnel de la logistique d’Allemagne a noté que les outils d’IA sont souvent commercialisés comme des solutions universelles, mais ne comprennent pas toujours les réalités opérationnelles telles que les codes de produits incomplets ou les écarts d’adresses.

Les outils modulaires gagnent du terrain

L’enquête indique un élan croissant vers une digitalisation pratique et incrémentielle. Près de la moitié (49%) des répondants préfèrent des outils modulaires qui s’intègrent aux systèmes existants plutôt que de remplacer leurs TMS ou plateformes ERP, reflétant à la fois les pressions sur les coûts et le besoin d’éviter les perturbations opérationnelles.

Alors que 61% croient que l’IA jouera un rôle important de soutien dans les flux de travail futurs, la plupart ont déclaré que l’expertise humaine reste essentielle pour les décisions nécessitant une compréhension contextuelle, en particulier dans les processus lourds en douane, conformité et documentation.“.

Le PDG de Deep Current, Tamim Fannoush, a déclaré que les résultats indiquent un déplacement vers des stratégies d’“integration, ne remplace pas”, les opérateurs priorisant les outils capables de réduire les erreurs et d’accélérer les flux sans changements d’infrastructure majeurs.

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