Per molte aziende ciò significa dover adeguare i furgoni installando un tachigrafo intelligente di seconda generazione (G2V2), introdurre nuove procedure e rendere più efficiente la gestione dell’orario di lavoro degli autisti.
Chi sarà soggetto all’obbligo del tachigrafo sui furgoni dal 2026?
Le nuove regole si applicano ai veicoli commerciali leggeri (LCV) con massa massima autorizzata:
- superiore a 2,5 t e fino a 3,5 t,
- utilizzati nel trasporto internazionale di merci o nel cabotaggio a titolo oneroso,
- sia come furgone singolo sia come combinazione furgone + rimorchio (si considera la massa complessiva a pieno carico del complesso).
Il punto chiave è che la normativa riguarderà sia le flotte di veicoli nuovi sia i furgoni già in esercizio, che dovranno essere equipaggiati con un tachigrafo intelligente di seconda generazione. L’installazione potrà essere effettuata esclusivamente da un’officina certificata, che provvede anche alla taratura e applica la protezione dei dati aziendali.
Alcune operazioni di trasporto in conto proprio o categorie rigidamente definite (ad esempio, determinati servizi comunali, veicoli speciali) potrebbero essere esentate dall’obbligo. In ogni caso, vale la pena analizzare il profilo dell’attività con un consulente legale specializzato in trasporti: nella pratica, il confine tra trasporto a titolo oneroso e trasporto in conto proprio può essere sottile.
È consigliabile considerare non solo l’installazione del dispositivo in sé, ma anche dotare l’azienda di sistemi per gestire lo scarico remoto dei file DDD. È importante ricordare che i nuovi obblighi non si traducono solo in costi diretti legati all’installazione del dispositivo, ma comportano anche maggiore impegno amministrativo. L’ottimizzazione dei processi tramite la digitalizzazione dovrebbe accompagnare l’adempimento dei nuovi obblighi di legge nel trasporto.
Calendario delle modifiche: dai camion ai furgoni da 2,5–3,5 t
L’introduzione dell’obbligo del tachigrafo sui furgoni rientra in un calendario più ampio di implementazione:
- 21 agosto 2023 – Tutti i veicoli di nuova immatricolazione sopra 3,5 t nell’UE devono essere dotati del tachigrafo intelligente versione 2 (G2V2).
- 31 dicembre 2024 – I veicoli in traffico internazionale sopra 3,5 t con tachigrafo analogico o di prima generazione devono essere aggiornati al tachigrafo intelligente 2.
- 19 agosto 2025 – Anche i veicoli con la prima versione del tachigrafo intelligente impiegati nel trasporto internazionale devono essere adeguati al G2V2.
- 1° luglio 2026 – L’obbligo del tachigrafo e l’applicazione delle regole su tempi di guida, riposi e distacco dei conducenti si estendono ai furgoni da 2,5–3,5 t nel trasporto internazionale e nel cabotaggio a titolo oneroso.
In pratica, ciò significa che le aziende che finora si sono concentrate sui furgoni dovranno affrontare un percorso simile a quello vissuto dal trasporto pesante alcuni anni fa: investimenti in attrezzature, modifiche alle procedure, formazione e organizzazione della documentazione. Si tratta di un processo che richiede tempo per le imprese che effettuano trasporto internazionale e vogliono restare conformi alla normativa e competitive.
Orario di lavoro dell’autista di furgone: le stesse regole del trasporto pesante
Dal 1° luglio 2026, gli autisti di furgoni soggetti alle nuove regole dovranno rispettare gli stessi limiti di base su tempi di guida e riposo degli autisti di camion:
- massimo 9 ore di guida al giorno (con possibilità di estensione a 10 ore due volte a settimana),
- massimo 56 ore di guida a settimana e 90 ore in due settimane consecutive,
- pausa di almeno 45 minuti dopo non più di 4,5 ore di guida (con possibilità di frazionamento),
- riposo giornaliero generalmente di almeno 11 ore (con eccezioni limitate),
- recuperi obbligatori da effettuare.
Ogni conducente dovrà avere una carta del conducente e i dati sulla sua attività saranno registrati nella memoria del tachigrafo e sulla carta. Gli obblighi includeranno anche le regole sul distacco degli autisti, comprese le notifiche e la gestione delle condizioni di lavoro nei Paesi ospitanti.
Per molte aziende che operano con una flotta di veicoli per le consegne, il cambiamento più significativo non è l’installazione del tachigrafo in sé, ma l’ingresso nel regime completo dell’orario di lavoro, che include controllo dei riposi, tenuta delle registrazioni e gestione del distacco. Senza procedure strutturate e accesso a dati aggiornati in tempo reale, organizzare il lavoro dei conducenti diventerà eccessivamente rischioso.
Obblighi del vettore: tachigrafi nella pratica
Un vettore o un’azienda che utilizza furgoni coperti dalle nuove regole dovrà:
- dotare i veicoli di un tachigrafo intelligente di seconda generazione (G2V2),
- garantire lo scarico tempestivo dei dati dalle carte del conducente (almeno una volta ogni 28 giorni) e dalla memoria del tachigrafo (almeno una volta ogni 90 giorni),
- conservare i dati per il periodo richiesto dalla normativa (in pratica da 1 a 2 anni, considerando i controlli sull’orario di lavoro e altri obblighi),
- analizzare le infrazioni relative all’orario di lavoro e adottare azioni correttive,
- formare i conducenti sull’uso del tachigrafo e sulle regole di guida e riposo,
- sviluppare procedure per guasto del dispositivo, smarrimento della carta o cambio conducente.
La legge richiede che i dati siano archiviati in modo ordinato, così da poterli presentare rapidamente durante i controlli da parte dell’Ispettorato dei Trasporti, dell’Ispettorato del Lavoro o dei servizi di altri Stati membri. In pratica, questo significa abbandonare una gestione manuale e disorganizzata dei file.
Sanzioni e rischi per conducente, vettore e responsabile dei trasporti
Il sistema sanzionatorio per le violazioni legate all’orario di lavoro e al tachigrafo è articolato su più livelli:
- sanzioni per il conducente (ad esempio, per superamento del tempo di guida giornaliero, riduzione dei riposi o mancanza della carta del conducente),
- sanzioni amministrative per il vettore (ad esempio, per mancato scarico dei dati nei termini, assenza del dispositivo, tolleranza delle infrazioni, manomissione),
- sanzioni per il responsabile dei trasporti.
Gli attuali importi delle sanzioni mostrano che una singola infrazione grave può comportare una multa di diverse centinaia di euro per il conducente, mentre la sanzione complessiva per l’azienda e per il responsabile dei trasporti può arrivare a diverse migliaia di euro, soprattutto se durante un controllo vengono riscontrate più violazioni o se il dispositivo è stato manomesso.
Gli ispettori dei trasporti e le forze dell’ordine intensificheranno certamente i controlli nel periodo iniziale di applicazione delle nuove regole. All’inizio verranno emessi più spesso avvertimenti e raccomandazioni, ma si tratterà solo di una fase transitoria.
Vale la pena ricordare che, per i furgoni da 2,5–3,5 t, i controlli potrebbero intensificarsi soprattutto nei primi mesi dall’entrata in vigore delle nuove norme, poiché per molte amministrazioni si tratterà di un nuovo gruppo di soggetti rientranti nel Pacchetto Mobilità.
Gestione dei conducenti e dei costi nella realtà del tachigrafo
L’inclusione dei furgoni nel regime del tachigrafo impone un approccio diverso alla pianificazione dei trasporti. Gli elementi chiave includono:
- pianificazione dei percorsi che tenga conto dei limiti di guida e delle pause,
- stima realistica dei tempi di viaggio e del numero di incarichi gestibili da un singolo equipaggio,
- collegamento della pianificazione con i dati sulla disponibilità del conducente (orario di lavoro, riposi, estensioni e riduzioni),
- regole trasparenti per la liquidazione di retribuzioni, indennità e distacco.
In molte aziende di trasporto, la pianificazione si fa ancora “a voce” e con fogli di calcolo. Dopo il 1° luglio 2026, questo modello comporterà rischi elevati:
- non conformità involontaria,
- sanzioni amministrative,
- conflitti con i conducenti (ad esempio, su retribuzione e registrazioni dell’orario di lavoro),
- problemi nei rapporti con i clienti chiave se i controlli rivelano irregolarità.
Soluzioni digitali come risposta ai nuovi obblighi
Le nuove normative rappresentano anche un forte impulso alla digitalizzazione della gestione dei trasporti. Il tachigrafo in sé non risolve i problemi organizzativi: è solo una fonte di dati. Senza un sistema che raccolga, analizzi e colleghi questi dati a percorsi e incarichi di trasporto, l’azienda finirà sovraccaricata dagli adempimenti.
Per questo cresce l’importanza di:
- scarico remoto dei dati dal tachigrafo e dalle carte del conducente,
- integrazione del tachigrafo con sistemi GPS/telematici e telematica OEM,
- moduli per la gestione degli incarichi di trasporto e delle consegne,
- app mobile per i conducenti,
- report di costi ed ESG basati sui dati del veicolo.
Prepararsi al cambiamento
L’obbligo del tachigrafo sui furgoni dal 1° luglio 2026 rappresenta uno dei cambiamenti più significativi per il segmento dei veicoli commerciali leggeri degli ultimi anni. Riguarda le flotte LCV nel trasporto internazionale e nel cabotaggio, introducendo regole stringenti sull’orario di lavoro, obblighi documentali ampliati e rischi finanziari concreti in caso di infrazioni.
Le aziende che tratteranno questo cambiamento solo come un costo di installazione del dispositivo avvertiranno rapidamente la pressione dei controlli e della burocrazia. I vettori e i proprietari di flotte che invece sfrutteranno questo momento per digitalizzare la gestione dei trasporti – combinando tachigrafo, telematica, gestione degli incarichi e contabilizzazione dei conducenti – otterranno un vantaggio competitivo: costi operativi più bassi, migliore controllo del rischio e maggiore prevedibilità del business.
Inoltre, la preparazione della flotta passa anche da una gestione più strutturata degli autisti, perché i nuovi obblighi e i controlli più intensi rendono ancora più importante la pianificazione, la formazione e la continuità operativa.
