Vairuotojų darbo laiko apskaita tai pagrindinis transporto bendrovių funkcionavimo elementas. Tačiau būtent šią sritį bendrovių savininkai dažniausiai nepelnytai pamiršta. Priežastis? Nežinojimas apie teisinio reglamentavimo egzistavimą bei jo neteisinga interpretacija. Pristatome 5 pagrindines klaidas, o tuo pačiu – ir mitus, kurias daro ne tik darbo laiko apskaitos tvarkymui bendrovėse paskirti asmenys, bet ir buhalteriai.
Yra daug priežasčių, kodėl skiriasi teisės aktų interpretavimas ir daugėja mitų. Vis dėlto, pagrindinė priežastis, tai žinių trūkumas bei nenoras šias žinias įgauti.
Dėl nurodyto nemažai asmenų remiasi ankstesniu galiojančių teisės aktų interpretavimu. Dažnai girdimas „girdėjau, kad“ pradedamas traktuoti kaip tiesa nerimą keliančiais tempais. Galiausiai dėl tokios priežasties pralaimi visi – vairuotojai, bendrovių savininkai ir pats sektorius.
Mitas 1: Dienpinigiai, apgyvendinimo išlaidos, komandiravimas – juk Lietuvos tai neliečia
Neretai iš sektoriaus atstovų galima išgirsti: „komandiravimo taisyklės taikomos tik užsienio pervežimams“. Kai kas mano, kad prekių pristatymas šalies viduje nesukuria papildomų prievolių, tokių kaip darbo laiko apskaita, dienpinigių ir apgyvendinimo išlaidų skaičiavimas.
Tai didelė klaida interpretuojant darbo santykius reglamentuojančius teisės aktus. Jei bendrovės X buveinė yra Vilniuje, o vairuotojas yra išsiunčiamas atsiimti prekes Klaipėdoje, jis, be kita ko, turi teisę į įstatymų nustatytus dienpinigius, jei praleidžia daugiau nei 8 valandas ne buveinės vietoje.
Mitas 2: Pažeidimai? Kodėl turėčiau apie juos žinoti?
Akys nemato, širdies neskauda – toks yra ne vienos bendrovės šūkis. Nemažai bendrovių dėl visiškai nežinomų priežasčių neanalizuoja jų įdarbintų vairuotojų daromų pažeidimų.
Toks elgesys yra labai trumparegiškas ir, plačiai žiūrint, ekonomiškai nenaudingas. Dar daugiau, priežiūros nebuvimas lemia, kad vairuotojai nekreipia dėmesio į savo klaidas ir nebesistengia vengti tų klaidų darymo.
Reikia naudoti įrankius, leidžiančius nustatyti pažeidimus. Labai dažnai pasitaiko, kad darbuotojų daromos klaidos yra jų žinių trūkumo padariniais arba vairuotojai mano, kad šios klaidos yra neesminės ir nesistengia jų išvengti.
Šitaip didėjančios problemos išaiškės netikėčiausiu laiku. O pakaktų susidomėjimo ir sistemingumo tikrinant vairuotojų darbą. Jei patys neturite patirties ir pakankamai žinių, reikalaukite, kad tikrinimą atliktų bendrovės, teikiančios vairuotojų darbo apskaitos paslaugas Jūsų pavedimu. Šių bendrovių darbuotojai turėtų pranešti Jums apie nustatytus pažeidimus ir detaliai juos apibūdinti.
Mitas 3: Ribų peržengimas – juk keli kilometrai nepadarys didelio skirtumo
Priešingai nei galėtų pasirodyti, tokių įrašų skrupulingumas turi labai didelę reikšmę. Įsivaizduokite: X bendrovės darbuotojas kerta sieną Zgoželeco perėjimo punkte lygiai 10:21.
Jis nori užfiksuoti šį įvykį, tačiau neturi galimybės rasti saugią stovėjimo aikštelę 50 km spinduliu. Atvažiavęs į stovėjimo aikštelę ir sustojęs poilsio laikui vairuotojas pamiršta užfiksuoti sienos kirtimo faktą. Apie tai jis prisimena tik prieš ir vėl išvažiuojant į trasą ir per klaidą nurodo, kad sieną kirto 10:01.
Kokios yra šio veiksmo pasekmės?
Vairuotojas deklaruoja žymiai ilgesnį buvimo Vokietijos teritorijoje laiką, nei iš tikrųjų, ir dėl to bendrovė turi daugiau išlaidų dėl privalomojo minimalaus atlyginimo ir dienpinigių. Įsivaizduokite, kad tokios klaidos pasitaiko kelis kartus per mėnesį – problema gilėja, o kartu – ir bendrovės išlaidos.
GPS sistemos išspręs šią problemą
Šiais laikais nemažai bendrovių naudoja tokio tipo įrenginius. Vis dėlto, praktika rodo, kad kurie subjektai GSP naudoja tik savo transporto priemonių lokalizacijos nustatymui arba, turėdami savo transporto priemonėse kelias skirtingas sistemas, pilnai neišnaudoja jų teikiamų galimybių vairuotojų darbo laiko apskaitos srityje.
Pasirodo, kad tinkamai naudojami GPS įrenginiai gali atnešti bendrovei daug naudos, padėdami sutaupyti. Kad apskaičiavimai būtų kuo įmanoma tikslesni, vertėtų įsigyti tinkamą darbo apskaitos programą, kuri lengvai nuskaitys įrašus iš įvairių GPS sistemų.
Mitas 4: Dokumentų archyvavimas – kam to reikia?
Dokumentų išdavimo vairuotojams (pvz. pažymos, išrašai ar leidimai) bei duomenų gavimo iš jų (registracijos lapai, kontrolės protokolai) procedūros reikalauja atitinkamo abipusio patvirtinimo.
Reikėtų nepamiršti kiekvieną kartą pakvituoti dokumentų išdavimo ir gavimo faktą, pažymint gaunamų registracijos lapų ar skaitmeninio tachografo duomenų skaičių. Būtent bendrovė turi pareigą pateikti reikiamų dokumentų paketą jų dingimo atvejais.
Įsivaizduokite, kad vairuotojas turėjo atiduoti 20 diagramų, o dėl tam tikrų priežasčių atidavė tik 15. Nutraukusi darbo santykius su šiuo darbuotoju bendrovė jau nebeturi galimybės atkurti buvusius įvykius ar nustatyti faktą, pas ką yra šie dokumentai, tokioms situacijoms reikia pasiruošti iš anksto ir turėti dokumentų išdavimo ar gavimo faktus patvirtinančius įrodymus.
Mitas 5: Vienas už visus, visi už vieną. Komandiravimas liečia visus?
Teisės aktų, reglamentuojančių minimalaus atlyginimo mokėjimą, įvedimas paliko daug neaiškumų. Ir kaip visada tokiose situacijose, šį kartą irgi vadovaujamasi taisykle – visi daro, darau ir aš.
Komandiruojantis vairuotojus į užsienį darbdavys iš tikrųjų turi pareigą registruoti šį faktą atitinkamose sistemose. Tačiau reikėtų atkreipti dėmesį į pačią komandiravimo sąvoką.
Dirbant pagal individualios veiklos pažymėjimą ir atliekant pervežimus savo turimos licencijos pagrindu, nereikia deklaruoti savęs paties komandiravimo fakto per užsienio elektronines sistemas. Pagal teisės aktų reikalavimus ši pareiga taikoma tik asmenims, komandiruojantiems savo darbuotojus, o šiuo atveju nėra darbo santykiais paremtos priklausomybės.
Kaip matyti, per transporto teisės aktų galiojimo laiką jų taikymas praktikoje kartais atrodo šiek tiek kitaip. Tokios situacijos susiklosto dėl atsirandančių interpretacijų bei spekuliacijų, kurios galiausiai sukelia neaiškumų ne tik vairuotojams, bet ir transporto bendrovėms. Norint išvengti klaidų darymo, reikėtų galinti savo žinias ir patikrinti jų lygį vadovaujantis tiksliomis teisės aktų formuluotėmis ir sektoriuje veikiančių ekspertų nuomonėmis.