Logistikos paslaugos pagal sutartį ar nuosavas sandėlis? Pateikiame didžiausių privalumų ir trūkumų palyginimą

Manęs dažnai klausia, ar logistikos veiklos ranga (angl. outsourcing) yra pigesnė nei komercinės ar gamybos įmonės nuosavos sandėlių operacijos. Kartais girdžiu nuomones, kad sandėlio aptarnavimas, kurį atlieka išorinis logistikos paslaugų teikėjas, specialistas, negali būti pigesnis nei nuosava logistika, nes paslaugų teikėjas patiria tokias pačias operacijų išlaidas, o prie jų dar turi priskaičiuoti ir maržą. Taigi, kaip yra iš tikrųjų – ar išorinio logistikos paslaugų teikėjo teikiamų paslaugų kaštai mažesni nei pačių sandėlio aptarnavimo atveju, ar ne?

Vienareikšmiško atsakymo nėra. Sandėlių operacijų biudžeto klasikinio modelio atveju pagrindinius kaštus sudaro du elementai: sandėlio kaštai, susiję su jo nuoma ir išlaikymu bei personalo kaštai. Abu šie elementai kartu sudaro net apie 80 proc. bendrų sandėlio valdymo kaštų.

Likusius 20 proc. išlaidų sudaro visos kitos išlaidos. Nepriklausomai nuo to, ar minėtas išlaidas patirs savarankiškai savo sandėlius valdanti įmonė, ar logistikos paslaugų teikėjas, bent jau teoriškai jos turėtų būti vienodo dydžio. Tačiau, aišku, profesionali įmonė, teikianti sandėlių valdymo paslaugas kitoms įmonėms, priskaičiuos sau didesnę ar mažesnę maržą. Nejaugi teisūs tie, kas teigia, kad logistikos paslaugų teikėjas iš esmės bus brangesnis nei savarankiškas logistikos paslaugų teikimas? Mano nuomone – nebūtinai, bent jau tikrai ne kiekvienu atveju.

Kuo brangesnės prekės, tuo brangesnis sandėlio aptarnavimas

Pradėkime nuo personalo kaštų. Daugeliu atvejų, visų pirma gamybos įmonių atveju, darbuotojų kaštai didesni nei logistikos įmonių atveju. Darbuotojų, atsakingų už logistikos srautus gamybos įmonėje, atlyginimas paprastai būna toks pats arba panašus kaip gamybos darbuotojų. Ne paslaptis, kad logistikos paslaugų teikėjai sandėlių darbuotojams siūlo keliolika procentų mažesnį atlyginimą. Jau šis skirtumas gali subalansuoti maržą, kurią logistikos paslaugų teikėjas priskaičiuos prie savo išlaidų. Tačiau personalo kaštai, tai dar ne viskas.

Logistikos operacijų atveju vadovaujamasi pagrindine taisykle: kuo brangesnės prekės – logistikos operacijos objektas – tuo brangesnis sandėlio aptarnavimas, nes kuo didesnė prekės vertė, tuo sudėtingesnės sandėlių operacijos. Palyginti mažos vertės prekės, pavyzdžiui, maistas, retai gavėjų užsakomos vienetais. Užsakomos pilnos paletės ar sluoksniai, arba pakuotės/dėžės.

Įsivaizduokime logistikos operacijas su prekėmis, kurių kainos kur kas didesnės, pavyzdžiui, mobilieji telefonai. Aišku, kad parduotuvės – nesvarbu, fizinės ar internetinės – teiks pavienių tam tikro telefono modelio egzempliorių užsakymus. Apie pilnų dėžių ar palečių išdavimą iš esmės galime net nesvajoti. Brangių prekių atveju pirkėjas reikalaus taip pat iš pardavėjo papildomų paslaugų, pavyzdžiui, nuskaityti tam tikrų telefonų serijinius numerius, kartais personalizuoti telefoną galutiniam naudotojui arba kitokių paslaugų. Akivaizdu, kad toks produktų valdymo sandėliuose būdas brangesnis parduodant vienetines prekes, nei pigių prekių, kurios parduodamos dideliais kiekiais pakuotėse, atveju. Tuo pačiu didesnė prekės vertė generuoja didesnę apyvartą ir didesnę pardavėjo maržą.

Žemiau pateiktas grafikas rodo, koks yra santykis tarp prekės kaštų, komercinės įmonės gaunamos produkto maržos, kai jos pastovus dydis 20 proc., bei sandėliavimo kaštų, kurie bet kuriuo atveju sudaro 5 proc. prekės vertės. Kaip matome, auganti produktų vertė (mėlyna linija) iš karto didina erdvę tarp maržos (žalia linija) ir sandėliavimo kaštų (raudona linija). Tai reiškia, kad net išaugus sandėliavimo logistikos kaštams dėl brangių produktų sudėtingesnės logistikos, lieka dar visai nemažai maržos visiems likusiems kaštams padengti.

Logistikos operacijų vykdymo kaštai

Sandėlių operacijų pradžia paprastai susijusi su labai dideliais pradiniais kaštais, susijusiais su, visų pirma, sandėlio įrangos pirkimu, ir, antra – su sandėlio koncepcijos kūrimo procesu ir operacijos įgyvendinimu. Nors įrengimo kaštus lengva paskaičiuoti, tai darbų, kuriant sandėlio koncepciją, kaštus apskaičiuoti nėra paprasta. Į šį darbą įsitraukusi grupė žmonių, kurie ne tik skaičiuoja jo paviršių, veda derybas su vystytojais, kurie aprūpina sandėlį, parengia sandėlio planą, sandėliavimo koncepciją, veda derybas su įrangos tiekėjais, užsiima WMS konfigūracija ar pirkimu, bet ir personalo atranka, įdarbinimu bei mokymais, kurie trunka kelis mėnesius.

Bendradarbiavimo su logistikos paslaugų teikėju atveju komercinė ar gamybos įmonė šiuos kaštus taip pat beveik visada patirs, bet jie bus paskirstyti laike, be to, sandėlio įrangos pirkimo atveju logistikos paslaugų teikėjas priskaičiuoja klientui mėnesio nusidėvėjimo sumą, o ne pradinius pirkimo kaštus.

Tuo atveju, kai nusprendžiama patiems pradėti sandėlio operacijas, neįmanoma išvengti investavimo į sandėlio įrangą. Be abejo, sandėlio įrengimo kaštai priklauso nuo įrangos rūšies ir objekto dydžio. Pažangių sprendimų arba didelio sandėlio atveju (pvz. dešimt tūkstančių kvadratinių metrų ir daugiau) jie siekia milijonus zlotų. Nuosavų darbuotojų koncepcinio darbo kaštai taip pat dideli.

Kartais sudėtingiausia būna paskaičiuoti savikainą, tačiau nesitikėkime, kad dėl to, jog neskiriame pinigų įmonės išorėje, darbai, susiję su koncepcijos kūrimu ir įgyvendinimu, nieko mums nekainuos. Kažkurios dalies įmonės išteklių paskyrimas sandėlių operacijų koncepcijos kūrimui ir įgyvendinimui reiškia, kad tų išteklių negalima bus skirti kitų darbų vykdymui.

Įmonė, kuri galvoja apie veiklos rangą, turėtų savęs paklausti, ar ji bus pajėgi padengti tokias išlaidas bei – jeigu įmonė turi tokius finansinius išteklius – ar ne geriau juos kur nors kitur užinvestuoti.

Veiklos rangos (outsourcing) esmė

Vis dėlto kuriam laikui užmirškime apie išlaidas. Mano manymu, sprendimas dėl veiklos rangos priimamas dėl visiškai skirtingos išlaidų, susijusių su sandėlio aptarnavimu, suvokimo filosofijos. Kiekvienai komercinei ar gamybos įmonei logistika ir sandėlis visada bus tik „Cost Center“, o logistikos paslaugų teikėjui – „Profit Center“.

Praktikoje tai reiškia, kad komercinė ar gamybos įmonė visuomet savo logistikoje ieškos taupymo būdų ir stengsis riboti investicijas į logistiką iki būtino minimumo. Tuo tarpu logistikos paslaugų teikėjas, aptarnaudamas tą patį sandėlį, ieškos būdų, kaip užsidirbti pinigų, taigi jis bus pasirengęs investuoti į savo infrastruktūros plėtrą. Logistika neužsiimanti įmonė, kuri užsiima nuosavo sandėlio valdymu, visuomet sandėlio valdymo išlaidas suvoks kaip kaštą, o ne kaip pridėtinę vertę.

Natūralu, kad komercinė ar gamybos įmonė, priimdama sprendimą, į ką investuoti tam tikras finansines priemones, noriai investuos jas į prekių plėtrą, pačią gamybą arba rinkodarą, o ne į sandėlio išlaikymą. Kiekvienos įmonės valdyba, priimdama sprendimą dėl bet kokios investicijos, užduos sau klausimą, kaip ją susigrąžins didesnės apyvartos ir naujų klientų forma. Gamybos, rinkodaros ir klientų aptarnavimo plėtros atveju, santykis tarp užinvestuotų lėšų ir papildomos apyvartos yra apčiuopiamas ir lengvai paskaičiuojamas. Sandėlio ar kitų su logistika susijusių išlaidų atveju situacija jau nebėra tokia akivaizdi.

Neakivaizdi veiklos rangos nauda

Savarankiškas sandėlio valdymas yra tolygus būtinybei išlaikyti sandėlio darbuotojus ir infrastruktūrą.  Kuriam laikui užmirškime apie koronaviruso pandemiją ir tarkime, kad netrukus ekonomika pradės normaliai arba beveik normaliai funkcionuoti.

Logistikos veiklos ranga, tai geras sprendimas esant makroekonomikos reiškiniams, kuriuos stebėjome prieš prasidedant pandemijai, t. y. mažėjantis nedarbo lygis, ir, galiausiai, pastovus personalo išlaidų augimas, sandėlių nuomos bei jų išlaikymo išlaidų augimas. Dėl šių elementų arba pastoviai augo sandėlio išlaidos, arba vyko didelė darbuotojų kaita.

Aišku, įmonė gali nekreipti dėmesio į augančius darbuotojų lūkesčius dėl atlyginimų ir išlaikyti pastovų atlyginimų lygį, bet turi turėti omenyje, kokios bus tokio elgesio pasekmės, t. y. gausus darbuotojų pasilaisvinimas iš darbo ir būtinybė nuolat ieškoti naujų darbuotojų. Tokia situacija reikalauja kitų įmonės išteklių pastoviam darbuotojų atrankos bei naujų, nuolat besikeičiančių darbuotojų apmokymų procesui. Be jokios abejonės sandėlio darbo kokybė ir efektyvumas tikrai netenkins lūkesčių.

Bendradarbiavimas su išorės logistikos paslaugų teikėju reiškia, kad bent dalis tų pareigų ir rizikos atiteks jam. Paprastai sutartyje su logistikos paslaugų teikėju būna nustatytos teikėjo paslaugų kainų indeksavimo numatytais laiko intervalais sąlygos (paprastai kartą per metus), be to, indeksavimas vyksta bendrai nustatytais parametrais, pavyzdžiui, nustatyti makroekonomikos rodikliai. Galima taip pat stengtis dalį augančių išlaidų kompensuoti iš dalies sumažintomis kainomis dėl paslaugų teikėjo našumo arba jo „continuous improvement” iniciatyvų padidėjimo. Be to, įmonė, kuri priima sprendimą dėl veiklos rangos, atsikrato problemos, susijusios su darbuotojų kaita bei būtinybe ieškoti ir apmokyti naujus darbuotojus.

Pokyčiai prekybos srityje rodo veiklos rangos pranašumą

Sprendimą dėl logistikos veiklos rangos vykdymo skatina taip pat pokyčiai versle, pavyzdžiui, didesni pardavimai internetinėse parduotuvėse lyginant su pardavimais fizinėse parduotuvėse. Internetinis verslas susijęs su visiškai kitokia siuntimų struktūra nei fizinės parduotuvės atveju.

Sandėlis, kuris aptarnauja fizines parduotuves, paruošia vieną didelę siuntą konkrečiai parduotuvei, didmenininkui ar prekybos centrui, kur asortimentas pasikartoja. Tuo tarpu sandėlis, kuris aptarnauja internetines parduotuves, turi atskirai paruošti kiekvieno individualaus užsakymo siuntimą, įskaitant ir jo pakavimą. Tokia siuntimų struktūra iš sandėlio, tai visiškai kitokie darbo procesai sandėlyje, reikalauja kitokios įrangos ir kelia įvairius reikalavimus WMS atžvilgiu. Tačiau kadangi pardavimai fizinėse parduotuvėse vis dar vyksta, nesibaigia, o pardavimai abiem platinimo kanalais tampa standartu, tai sandėlis turi būti pajėgus aptarnauti tiek internetines, tiek fizines parduotuves.

Atsižvelgiant į tokias aplinkybes, sprendimas dėl veiklos rangos pasirinkimo yra bent jau pagrįstas. Kintančios rinkos sąlygos staigiai verčia prisitaikyti ir įvesti pokyčius sandėlio aptarnavime. Logistikos paslaugų teikėjas turi tam tikrą pranašumą prieš komercinę įmonę, nes lygiagrečiai gali aptarnauti kitus klientus. Bendradarbiavimas su kiekvienu iš jų, tai paslaugų teikėjui tam tikra patirtis, žinios bei išlaidų sinergija, kurias galima išnaudoti bendradarbiaujant su esamais ir naujais klientais.

Sinergijos, kurias siūlo logistikos paslaugų teikėjas, gali labai padėti sezoninių pardavimo svyravimų atveju. Daugelio vartojimo prekių pardavimas susijęs su pardavimų piku pavasarį ir ketvirtame kvartale bei pardavimų kritimu vasaros metu. Paslaugų teikėjas, kuris viename pastate aptarnauja klientus, papildančius savo apimčių svyravimus, be jokios abejonės galės sudaryti sinergijos galimybes ir aptarnauti abu klientus, pasitelkdamas tuos pačius darbuotojus bei naudodamas tą pačią įrangą.

Nuosava logistika kartais apsimoka

Tačiau būna atvejų, kuomet veiklos rangos pasirinkimo pagrįstumas bus mažesnis. Be jokios abejonės taip bus sandėlių atveju, kurie aptarnauja prekes, pasižyminčias šiomis savybėmis:

• maži sezoniniai svyravimai,
• palyginti maža prekių vertė,
• prekės, kurių aptarnavimas sandėlyje nėra komplikuotas (pvz. prekių siuntimas pilnomis paletėmis ar talpomis, kai nebūtina pakuoti vienetais)
• pasižyminčios pardavimu tik vienu kanalu.

Anksčiau minėtus kriterijus atitinkančių prekių logistinis aptarnavimas iš esmės bus susijęs su stabiliomis operacijomis, kurios tik kartkartėmis reikalaus naujų logistikos infrastruktūros investicijų ar informacinių technologijų sprendimų. Tokiu atveju logistikos paslaugų teikėjo išlaidos iš tikrųjų gali būti didesnės nei savarankiško sandėlio valdymo atveju. Trumpam grįžtant prie grafiko, vaizduojančio santykį tarp apyvartos, komercinės įmonės maržos ir logistikos kaštų, tai tokiu atveju judėsime grafiko skalės pradžioje. Praktikoje tai reiškia, kad išorės logistikos paslaugų teikėjo kaštai gali būti tokio pat dydžio arba iš tikrųjų didesni dėl jo maržos, nei sandėlį savarankiškai valdant prekių savininkui.

Savarankiškas logistikos valdymas, aišku, taip pat pagrįstas stabilios makroekonominės situacijos atveju, tai yra stabilių darbo kaštų, sandėlių ir jų išlaikymo kaštų atveju. Numatomos logistikos išlaidos užtikrina biudžeto sudarymo ir laukiamo verslo pelningumo išlaikymo komfortą.

Logistikos outsourcing – pliusai ir minusai

Apibendrinant galima palyginti kelis veiksnius, skatinančius veiklos rangos pasirinkimą bei veiksnius, dėl kurių veiklos rangos pasirinkimas kelia abejonių.

Už veiklos rangą (outsourcingą)	Prieš veiklos rangą (outsourcingą)
Augantys personalo kaštai	Pastovūs arba mažėjantys personalo kaštai
Mažas nedarbo lygis	Aukštas nedarbo lygis
Didelis sezoninis apimties svyravimas	Mažas apimties svyravimas
Kintantys pardavimų kanalai	Pastovūs pardavimų kanalai
Numatomas apimties padidėjimas	Pastovios apimtys
Pokyčių ir naujų investicijų reikalaujančios sandėlių operacijos	Pastovus logistinių operacijų būdas, nėra būtinybės investuoti
Prekės, kurių vieneto vertė santykinai didelė	Prekės, kurių vieneto vertė santykinai maža

Pabaigai pacituosiu klasiko žodžius, kurie puikiai apibūdina veiklos rangos esmę. Henry Ford kadaise yra pasakęs: „Jeigu yra kažkas, ko nemokame padaryti efektyviau, pigiau ir geriau nei konkurentai, nėra prasmės to daryti ir tam darbui atlikti privalome įdarbinti kažką, kas jį padarys geriau nei mes.“