W pierwszej części artykułu zostały opisane zadania i cele audytu logistycznego. W tej części skupimy się na szczegółowym opisie jego poszczególnych elementów. Należy przy tym pamiętać, że każdy audyt wygląda inaczej i sposób wyboru kryteriów do jego realizacji, zależy w dużej mierze od zlecenia klienta.
Opis , Kontrola, Ocena
W trakcie opisywania procesów magazynowych, oceniana jest efektywność i jakość wszystkich stref funkcjonalnych magazynów. Wskazuje się ewentualne obszary ryzyka i zagrożeń, jak również wskaźniki wpływające na indywidualną wydajność i jakość pracowników magazynu na wszystkich etapach ich pracy. Następnie, następuje ocena istniejących procesów na wszystkich etapach przemieszczenia towaru w magazynach wraz ze wskazaniem możliwości usunięcia przyczyn lub przedstawieniem alternatyw dla nieefektywnych procesów i technologii.
Efektem pracy, są propozycje zmian w procesach. Zmiany te, mogą dotyczyć poszczególnych procesów lub też być propozycja ich zastąpienia. Wspólnie z klientem ustalane są kluczowe kryteria (czas, cena, efektywność końcowa etc.)
Tabela 1 : Kroki realizowane w czasie audytu:
| Ogólny opis procesów logistycznych | Ocena eksperta | Propozycje usprawnień |
| Przyjęcia towarów | Efektywność i jakość procesów przyjęcia towaru | Propozycja usprawnień procesów przyjęcia towaru |
| Rozmieszczenia produktów w magazynie | Efektywność i jakość procesów rozmieszczenia towaru w magazynie | Propozycja usprawnień procesów rozmieszczenia towaru w magazynie |
| Kompletacje zamówień | Efektywności i jakość procesów kompletacji zamówień | Propozycja usprawnień procesów kompletacji zleceń |
| Kontroli jakości skompletowanych zamówień | Efektywność i jakość procesów kontroli zamówień | Propozycja usprawnień procesów kontroli gotowych zleceń |
Źródło: Opracowanie własne
Planowanie
Po zakończeniu etapu OKO, należy zaplanować dalsze kroki. W zależności od wyników poprzedniego etapu, zostaną przedstawione możliwe kierunki działań. Zakończenie prac audytowych na etapie planu głównego, lub rozszerzenie jego zakresu o przygotowanie planu szczegółowego.
Plan Główny obejmuje:
– Opis aktualnie funkcjonujących procesów i procedur
– Analitykę danych obejmującą strumienie towarowe wchodzące oraz wychodzące a także ruch wewnątrz audytowanej lokalizacji
– Prognozowanie na przyszłość w oparciu o przewidywane dane dotyczące wzrostów
– Kalkulację budżetu dla zaproponowanych rozwiązań
– Oszacowanie wielkości powierzchni magazynowej pozwalającej na realizację planów przedsiębiorstwa
– Oszacowanie ilości minimalnej FTE dla proponowanych rozwiązań
– Wskazanie rozwiązania o najlepszym stosunku wydajności do ceny zakupu i eksploatacji
Pod uwagę należy wziąć wszystkie parametry, mogące mieć wpływ na logistykę przedsiębiorstwa. W szczególności należy przyjrzeć się procesom związanym z wejściem orz wyjściem towarów, logistyką wewnętrzną, logiką doboru lokalizacji oraz systemami informatycznymi wspierającymi pracę magazynu. Bardzo duże znaczenia dla całego procesu audytowego ma jakość danych dostarczanych przez klienta.
Na podstawie analizy danych, opisanych w planie głównym powstaje koncepcja która posłuży do zaplanowania nowych procesów lub zmiany/usprawnienia aktualnie stosowanych w przedsiębiorstwie. Koncepcja bierze pod uwagę zarówno ustalony stan faktyczny jaki i planowane wzrosty w poszczególnych obszarach pracy. Plan główny przedstawiony klientowi, powinien być punktem wyjścia do dalszych działań. W zależności od decyzji klienta, może być kontynuowany wraz z audytorem i rozwinięty w plan szczegółowy lub też potraktowany jako zbiór sugestii i „mapa drogowa” zmian koniecznych do przeprowadzenia przez przedsiębiorstwo.
W trakcie analiz i kalkulacji, powstaje kilka koncepcji, które na tym etapie powinny być skonsultowane z klientem w celu ustalenia kierunku przyszłych działań. Do realizacji planu szczegółowego, musi zostać wybrana jedna z nich.
Przykładowe elementy wchodzące w skład Planu Szczegółowego ( https://ll-services.eu/oferta/projekt-logistyczny [dostęp: 12.06.2018]):
– detaliczny schemat systemu pokazujący przepływ materiału, systemy składowania i linię zewnętrzną budynku
– opis procesu i funkcjonalności systemu
– przepływ materiału wspólnie ze schematem przepustowości
– struktura oprogramowania i oprzyrządowania dla WMS
– opis techniczny i parametry planowania
– opis techniczny wybranego system regałów
W przypadku powierzenia badań specjalistom z zewnątrz powinni zapewnić odpowiednią jakość i zakres informacji zebranych od jednostek uczestniczących w działalności logistycznej w badanej firmie. Doświadczenie pracowników badanej jednostki jest ważnym czynnikiem w audycie logistycznym. Kontrolerami zewnętrznymi mogą być również pracownicy firm współpracujących z badaną jednostką, gdy jest to konieczne w ramach zakresu kontroli (Gardner, 1997) str. 208 – 213).
Elementami końcowego sprawozdania z audytu powinny być: opis bieżącej sytuacji w obszarze logistyki jako całości lub w wybranym zakresie działań oraz zalecenia, które firma powinna zrealizować aby rozwijać lub poprawić działalność logistyczną. Sprawozdanie końcowe powinno również zawierać informacje na temat warunków, które muszą być spełnione w celu wdrożenia zaleceń. Warunki takie mogą wiązać się ze zmianami organizacyjnymi, wyborem odpowiedniej infrastruktury, szkoleniem personelu, oczekiwanymi kosztami związanymi z wprowadzaniem zmian, informacjami o działaniach, które należy podjąć, aby poprawić przepływ towarów i informacji (Stock i Lambert, 2001) str. 126 – 130).
Fot: bigdata_imagePixabay
W części trzeciej opiszę charakterystykę audytowanego przedsiębiorstwa oraz jej bazę magazynową, której dotyczył audyt.