Prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowcy spoczywa na każdym pracodawcy zatrudniającym osoby wykonujące przewozy drogowe na jego rzecz. Może to być na podstawie umowy o pracę lub w oparciu o inne umowy. Jak prowadzić ewidencję i jakim celom ona służy?
Czym jest ewidencja czasu pracy kierowcy?
Czas pracy kierowcy regulowany jest przepisami prawnymi. Precyzują one, jak należy prowadzić ewidencję. Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 roku o czasie pracy kierowców wskazuje, że pracodawca prowadzi ewidencję w formie zapisów na wykresówkach, wydruków danych z tachografu cyfrowego i karty kierowcy, plików z nich pobranych oraz innych rejestrów. Ewidencja musi zawierać dane o czasie pracy w określonych dniach, również w niedziele, święta, godzinach nocnych, w dniach wolnych od pracy i w godzinach nadliczbowych. Dokument musi zawierać także informacje o urlopach, dyżurach, nieobecnościach i zwolnieniach z pracy.
Przedsiębiorca wybiera, jaką formę ewidencji będzie prowadził – w zależności od posiadanej floty. Jeżeli pojazdy nie są wyposażone w tachograf, wtedy wykorzystuje karty drogowe. Co najmniej raz na 28 dni pracodawca ma obowiązek odczytania danych z tachografu analogowego i raz na 90 dni z tachografu cyfrowego. Są one niezbędne do przygotowania szczegółowych zestawień czasu pracy kierowcy. Ewidencję należy przechowywać przez trzy lata. Pracownik ma prawo do niej prawo wglądu na życzenie.
Do czego służy ewidencja czasu pracy kierowcy?
Ewidencja czasu pracy kierowcy służy do ustalania wynagrodzenia pracownika i innych praw pracowniczych. Na jej podstawie reguluje się czas pracy kierowcy i ustala dyżury. Ułatwia planowanie czasu pracy i przestrzeganie przepisów. Wpływa to na bezpieczeństwo na drogach, zwiększa komfort kierowcy i przekłada się na bezpieczne dotarcie ładunku do celu. Prawidłowo prowadzona ewidencja chroni przed poważnymi konsekwencjami. Nie jest to łatwe zadanie, gdyż przepisy budzą wśród przedsiębiorców wiele wątpliwości. Omawia je artykuł pt.: „Czas pracy kierowcy – najczęściej zadawane pytania”. Najlepszym rozwiązaniem jest powierzenie prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców zewnętrznej firmie, zajmującej się tym profesjonalnie.
Konsekwencje braku lub błędów w ewidencji
Przedsiębiorca, u którego kontrola PIP stwierdzi nieprawidłowości w ewidencji czasu pracy kierowcy, musi liczyć się z karą grzywny. Może ona wynosić od 1000 do 30000 zł, a fakt jej nałożenia nie zwalnia od konieczności uzupełnienia dokumentacji za kontrolowany okres.
Ewidencja musi umożliwiać prawidłowe ustalenie wynagrodzenia kierowcy. Stwierdzenie nieprawidłowości w dokumentacji może spowodować konieczność ponownego przeliczania świadczeń i ewentualne wyrównania.
Kontrola może wykazać także naruszenie czasu pracy kierowcy. Pracodawca może odpowiadać za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących dnia i tygodnia pracy. Grożą za to surowe kary finansowe. Złamanie przepisów w tym zakresie może skutkować nawet cofnięciem licencji lub zezwoleń w zakresie przewozu.
Ewidencja czasu pracy kierowcy jest niezwykle ważna, dlatego musi być prowadzona systematycznie i skrupulatnie. Chcąc uniknąć błędów, warto przemyśleć powierzenie tego trudnego zadania specjalistom z zewnętrznej firmy.