Jak uniknąć najczęstszych pomyłek i sprawnie przejść przez procedury celne? Swoim doświadczeniem dzieli się Karolina Bilska, Doradca ds. handlu w DACHSER Polska. Oto lista mitów i błędów, z jakimi najczęściej spotyka się w swojej pracy oraz praktyczne rozwiązania oparte na doświadczeniu międzynarodowego operatora logistycznego.
Odprawa celna to skomplikowany proces, którego nie da się przewidzieć
Jednym z najczęściej powtarzanych mitów jest przekonanie, że odprawy celne zawsze oznaczają wielodniowe przestoje i nieprzewidywalne opóźnienia. Tymczasem dobrze przygotowany proces może przebiegać bardzo sprawnie.
Kluczowe znaczenie ma wcześniejsza analiza dokumentacji – przede wszystkim faktury handlowej oraz dokumentów wymaganych dla konkretnego rodzaju towaru i kraju przeznaczenia. Jeżeli komplet dokumentów zostanie zweryfikowany jeszcze przed przyjazdem przesyłki do magazynu, sama odprawa może zostać przeprowadzona nawet w ciągu jednego dnia.
Odprawa to ostatni etap transportu
Wielu eksporterów zaczyna myśleć o formalnościach dopiero wtedy, gdy towar jest już gotowy do wysyłki. To jeden z najczęstszych powodów opóźnień.
Nowoczesne procesy logistyczne zakładają przygotowanie zgłoszeń celnych równolegle z organizacją transportu. W niektórych kierunkach możliwe jest nawet przeprowadzenie predeklaracji przed przekroczeniem granicy, dzięki czemu odprawa przebiega znacznie szybciej.
Dokumentacja celna zawsze oznacza stos papierowych dokumentów
Cyfryzacja znacząco zmieniła sposób obsługi formalności celnych. W większości przypadków dokumenty mogą być przekazywane elektronicznie już na etapie składania zlecenia transportowego, a oryginały wymagane są jedynie w szczególnych sytuacjach.
Również udzielenie pełnomocnictwa dla agencji celnej zostało uproszczone. Dzięki podpisowi elektronicznemu cały proces można przeprowadzić zdalnie, a sama rejestracja prawidłowo udzielonego pełnomocnictwa w PUESC w usłudze rejestracji (Wydział Centralna Rejestracja) zajmuje do kilku godzin (w godzinach pracy wydziału).
Cyfryzacja nie eliminuje także ryzyka związanego z jakością danych przekazywanych do systemów elektronicznych. Nawet niewielkie nieścisłości w zgłoszeniach celnych, dokumentach transportowych czy fakturach handlowych mogą skutkować koniecznością składania korekt, przeprowadzeniem dodatkowych kontroli lub wstrzymaniem zwolnienia towarów do procedury.
Coraz większego znaczenia nabiera również cyberbezpieczeństwo oraz integracja systemów informatycznych przedsiębiorstw z platformami administracji celnej. Firmy inwestujące w automatyzację procesów muszą zapewnić odpowiedni poziom ochrony danych oraz ciągłość działania systemów, ponieważ awarie lub błędy integracyjne mogą bezpośrednio wpływać na terminowość realizacji dostaw.
Nie warto współpracować ze specjalistą ds. celnych
Przepisy celne zmieniają się regularnie. Samodzielne śledzenie wszystkich zmian legislacyjnych jest dla większości przedsiębiorstw trudne, szczególnie jeśli eksport nie stanowi ich podstawowej działalności.
Dlatego coraz więcej firm korzysta ze wsparcia doświadczonych agentów celnych, którzy nie tylko przygotowują zgłoszenia, ale również monitorują zmiany przepisów, doradzają odpowiednie rozwiązania oraz reprezentują przedsiębiorcę podczas ewentualnych kontroli towarów będących przedmiotem zgłoszenia celnego przez organy celne.
Takie wsparcie pozwala ograniczyć ryzyko błędów formalnych, które mogłyby prowadzić do dodatkowych kosztów lub wydłużenia całego procesu.
Odprawa celna ogranicza się wyłącznie do zgłoszenia eksportowego
Eksport poza Unię Europejską często wymaga przygotowania dodatkowych dokumentów potwierdzających status lub pochodzenie towarów.
W zależności od kierunku mogą to być między innymi świadectwa EUR.1 potwierdzające preferencyjne pochodzenie towarów, dokumenty A.TR wykorzystywane w wymianie handlowej z Turcją czy dokumenty T2L i T2LF potwierdzające unijny status celny towarów.
Niektóre grupy produktów wymagają również przeprowadzenia dodatkowych procedur kontrolnych, jak choćby kontroli jakości artykułów rolno-spożywczych realizowanych przez właściwe organy inspekcyjne. Ich odpowiednio wczesna organizacja pozwala uniknąć przestojów na granicy.
Eksport poza UE wiąże się z ryzykiem utraty płynności finansowej
Nie wszyscy przedsiębiorcy wiedzą, że podatek VAT związany z importem towarów może zostać rozliczony z wykorzystaniem procedury przewidzianej w art. 33a ustawy o VAT. Mechanizm ten pozwala na rozliczenie podatku należnego z tytułu importu bezpośrednio w deklaracji podatkowej, zamiast jego zapłaty na etapie odprawy celnej.
Możliwość skorzystania z tej procedury jest jednak uzależniona od spełnienia określonych warunków. Przede wszystkim importer musi być czynnym podatnikiem VAT, a importowane towary powinny być przeznaczone do wykonywania czynności opodatkowanych, do tego importer jest zobowiązany do dostarczenia odpowiedniej dokumentacji, w tym oświadczenia o niezaleganiu w ZUS i US. Dla wielu firm takie rozwiązanie oznacza realną poprawę płynności finansowej i większą swobodę w zarządzaniu kapitałem obrotowym.
Transport do Wielkiej Brytanii jest trudny i długotrwały
Brexit niewątpliwie zwiększył liczbę formalności, jednak odpowiednio zorganizowane procesy pozwalają nadal utrzymywać konkurencyjne czasy dostaw.
Jeżeli zgłoszenia eksportowe i importowe realizowane są równolegle jeszcze na etapie magazynowym, a odprawa odbywa się w formie wcześniejszej predeklaracji, transport do Wielkiej Brytanii może zostać zrealizowany w ciągu 3–4 dni roboczych plus czasu niezbędnego na odprawę.
Duże znaczenie ma również korzystanie z własnej sieci agencji celnych w kraju docelowym, co eliminuje konieczność angażowania dodatkowych pośredników.
Zasady eksportu poza UE są podobne, niezależnie od rynku
Każdy kraj spoza UE posiada własne wymagania organizacyjne. Dobrym przykładem jest Norwegia, gdzie coraz większą rolę odgrywa cyfryzacja odpraw.
System Digitoll umożliwia przygotowanie odprawy importowej jeszcze przed rozpoczęciem transportu. Efektem jest krótszy czas obsługi granicznej, mniejsze ryzyko opóźnień oraz większa przewidywalność całego procesu logistycznego.
Podobnie w przypadku Szwajcarii, odpowiednie przygotowanie dokumentacji oraz szybki kontakt z odbiorcą pozwalają sprawnie przeprowadzić formalności importowe już na początku realizacji zlecenia.
Celny dekalog skutecznego eksportera
Choć procedury celne mogą wydawać się skomplikowane, w praktyce większości problemów można skutecznie zapobiec. Kluczowe zasady to:
- planowanie odprawy równolegle z organizacją transportu,
- wcześniejsza weryfikacja dokumentów,
- korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów,
- bieżące monitorowanie zmian przepisów,
- współpraca z doświadczonymi agentami celnymi,
- dobór odpowiednich dokumentów dla konkretnego rynku,
- wykorzystywanie dostępnych uproszczeń podatkowych,
- stosowanie nowoczesnych systemów cyfrowych,
- archiwizacja dokumentacji w formie elektronicznej,
- utrzymywanie stałego kontaktu z dedykowanymi specjalistami odpowiedzialnymi za transport i obsługę celną.
Eksport poza Unię Europejską nie musi oznaczać skomplikowanych procedur ani wysokiego ryzyka. Współczesna logistyka coraz częściej opiera się na cyfryzacji, automatyzacji i wsparciu wyspecjalizowanych ekspertów, którzy pomagają przedsiębiorcom przejść przez cały proces bezpiecznie i efektywnie. Odpowiednie przygotowanie, znajomość obowiązujących przepisów oraz współpraca z partnerem posiadającym rozbudowane kompetencje celne pozwalają ograniczyć liczbę formalności, skrócić czas realizacji dostaw i uniknąć kosztownych błędów, które w handlu międzynarodowym mogą mieć bardzo poważne konsekwencje.
