Lumileds sprawdza swój łańcuch dostaw. Efekt? Zmiany w umowach i czarna lista podwykonawców

Lumileds ma w Pabianicach zakład produkujący źródła halogenowych świateł samochodowych. Natomiast z Centrum Dystrybucyjnego prowadzi sprzedaż zarówno LED-ów, ksenonów i halogenów. Jak przyznaje manager firmy, produkty popularne, ale i bardzo drogie. Nic dziwnego, że firmie zależy na tym, by zapewnić im jak największe bezpieczeństwo.

Wprowadziła system kontroli dostępu, wzmocniła konstrukcję całego budynku, rozszerzyła monitoring.

– Sam magazyn ma ponad 150 kamer I wiele urzadzen elektronicznych do kontroli dostępu, można więc swobodnie śledzić ładunek od powstania, przez składowanie na regałach, aż do wypuszczenie do klienta – opowiada Ślisiński.

Wydawało się, że to wystarczy. Nic bardziej mylnego.

Najwyższy poziom? To za mało

– Wszystko, co robiliśmy, dotyczyło certyfikacji TAPA FSR poziom „A”, czyli bezpieczeństwa pod względem składowanych ładunków. Tu osiągnęliśmy najwyższy poziom. Okazało się jednak, że to za mało – dodaje. – Wkrótce uświadomiliśmy sobie, że na podstawie warunków Incoterms (Międzynarodowe Reguły Handlu, dotyczące warunków sprzedaży – przyp.red.), odpowiadamy również za cały przepływ w łańcuchu dostaw (od jakości poprzez czas dostawy). A więc kwestia załadunku i dowozu pod drzwi naszego klienta jest również w naszej gestii!

I tu pojawił się problem. Bo skąd mieć pewność, że przewoźnikowi rzeczywiście można zaufać, jeśli nie uczestniczy się w jego weryfikacji?

Wyzwanie: 300 proc. więcej towaru

– Akurat jesteśmy chwilę, bo dwa lata, od uzyskania certyfikatu ISO28000. Poznając procedury ISO-wskie dowiedzieliśmy się, jak kontrolować procesy transportowe, dobierać przewoźników oraz jak ich kontrolować, na przykład za pomocą audytów wewnętrznych. Nie ma się co oszukiwać – to kluczowe sprawy dla bezpieczeństwa dostaw – tłumaczy Michał Ślisiński.

Tym bardziej, że są momenty w ciągu roku, gdy towaru jest więcej, a w związku z coraz częściej opisywanym brakiem kierowców, mogą się pojawić trudności w znalezieniu przewoźnika. To może rodzić pokusę, by ładunek przekazywać dalej, do kolejnych podwykonawców.

– W czasie szczytów sezonowych nasze zapotrzebowanie na transport rośnie bardzo mocno. Przykład? W ostatnim tygodniu kwartału mamy do wysłania aż o 300 proc. więcej towaru, niż w pierwszym – wspomina Ślisiński.

Spedytorzy współpracujący z Lumileds o tym wiedzą, bo firma pracuje na prognozach tygodniowych. Dowiadują się więc kilka dni wcześniej, że potrzebnych będzie więcej samochodów do odbioru przesyłek. – Dotąd ani razu nie sprawiło im to problemów. Może dlatego, że przyzwyczaili się do takich szczytów przez lata współpracy. Nie bez znaczenia jest też na pewno fakt, że jesteśmy dużym klientem, więc nie mogą sobie pozwolić na to, byśmy czekali. Pewnie gdybym był małym graczem, sytuacja wyglądałaby zupełnie inaczej – zauważa.

Co to jednak oznacza dla spedytorów? Że muszą albo mobilizować w czasie tych szczytów swoich podwykonawców, albo szukać dodatkowych.

– Czy to oznacza, że pojawiają się inne łańcuszki, czyli dalsze firmy, jadące z moim towarem? Tego jako załadowca nie wiem. Aż do czasu, gdy wykonam audyt – dodaje manager Lumileds.

Rozebrać spedytora na czynniki pierwsze

Lumileds kategorycznie zapewnia, że nie miał dotąd sytuacji, by przez niesprawdzonego przewoźnika zginął mu samochód z towarem. Przyznaje jednak, że współpracując z firmą audytorską TransAuditors.eu trafił na „dalszego podwykonawcę”. Bywało, że na postoju plandeka została pocięta i z ładunku zginęło kilka kartonów z towarem. Choć tego akurat trudno uniknąć, nawet certyfikowanym przewoźnikom.

Producent zdecydował się jednak na audyt wewnętrzny firm, z którymi współpracuje.

– Niekoniecznie trzeba mieć powód pod postacią straconego samochodu czy ładunku, żeby chcieć rozebrać firmę spedycyjną na czynniki pierwsze. Chodzi o działanie prewencyjne, ale też pokazanie spedytorowi, że my, jako jego klient, jesteśmy świadomi swoich praw i wiemy, że zawsze możemy „zapukać” do niego i zobaczyć, jak wygląda współpraca z podwykonawcami i co to są właściwie za firmy – tłumaczy.

Pod lupą nie tylko polisy

Tym bardziej, że efekty mogą zdziwić.

– Zdarza się, że firmy logistyczne i spedycyjne nie mają narzędzi umożliwiających śledzenie etapów realizacji zlecenia. Nie potrafią określić, co się dzieje z towarem i jak przebiega praca, ponieważ nie wiedzą, gdzie w danej chwili znajduje się pojazd z towarem. Bywa też, że suma gwarancyjna przewoźnika wyczerpuje się w trakcie trwania ochrony ubezpieczeniowej, ponieważ polisa obejmuje wiele spółek, również zagranicznych – przestrzega Piotr Roczniak z firmy TransAuditors.eu, która przeprowadziła audyt w Lumileds.

– Co więcej, spedytorzy na etapie przyznawania przewoźnikowi zlecenia nie są w stanie zweryfikować: zakresu ubezpieczenia, wysokości sumy gwarancyjnej, klauzuli czy wyłączeń. Czasami w ogóle nie weryfikują i nie audytują podwykonawców, albo robią to niedokładnie, bo pod presją czasu i ograniczają się do jednorazowej kontroli. Tymczasem należy to robić cyklicznie – dodaje.

Zmiany po audycie

W przypadku Lumileds nie było aż takich problemów, tym niemniej zdarzyły się niedociągnięcia, które firmy współpracujące będą musiały naprawić. Skutkiem tego zmienią się, a w niektórych przypadkach już się zmieniły, niektóre umowy.

– Dodany został na przykład zapis w standardowej procedurze operacyjnej mówiący o tym, że jeśli firma rzeczywiście musi się wspomagać dalszymi podwykonawcami, to wcześniej uzgodni to z nami. I nie będzie to cały, kolejny łańcuch firm, tylko jeden dodatkowy poziom. Na więcej nie zezwalamy – podkreśla Ślisiński.

Producent oświetlenia będzie również wymagał od spedytorów, by dokładniej przyglądali się polisom przewoźników. Na przykład zapisom informującym o wykluczeniach. Również temu, czy firma monitoruje konsumpcję swojego ubezpieczenia. Bo jeśli będzie miała wiele szkód w krótkim czasie, to może się okazać, że któremuś z klientów nie będzie mogła wypłacić pieniędzy.

– Firmy spedycyjne, z którymi współpracujemy, zostały pouczone. Przy okazji jednak stworzyliśmy czarną listę przewoźników, które dostały od nas czerwone światło. Nigdy nie zostaną przez nas oraz firmy spedycyjne współpracujące dopuszczone do dalszych przewozów – kwituje Ślisiński. – Zadecydowała słaba ocena podwykonawców, brak kontroli nad ubezpieczeniem oraz wiedzy dotyczącej własnych polis ubezpieczeniowych. To były kluczowe elementy – tłumaczy.

Fot. Trans.INFO