Jak przygotować się do zmiany lokalizacji magazynowej? Osiem punktów, dzięki którym oszczędzisz czas i pieniądze

Deweloperzy są w stanie przygotować nową lokalizację logistyczną „pod klucz”, jednakże muszą znać oczekiwania, którym muszą sprostać. Należy je określić w specyfikacji technicznej, która powinna być – obok lokalizacji i terminu rozpoczęcia działalności w nowym obiekcie – jedną z istotniejszych części zapytania ofertowego wysyłanego do deweloperów.

W specyfikacji technicznej powinniśmy określić między innymi:

1. Wymiary budynku magazynowego (powierzchnia, wysokość, siatka słupów, podział na strefy, itp.),

2. Wymiary oraz standard wykończenia budynku biurowo-socjalnego (powierzchnia, liczba pracowników, ich zmian, rodzaj szatni, etc.)

Te dane pozwolą deweloperom na dokładne określenie powierzchni części biurowo-socjalnej i standardu, w jakim ma być wykonana. Obecnie przygotowują oni biura w dobrym standardzie (klimatyzacja, wykładzina dywanowa itp.), jednakże część najemców ma wymagania jeszcze wyższe.

3. Określenie rodzajów i liczby towarów niebezpiecznych (ADR), które będą magazynowane w budynku wraz z ich sposobami składowania.

Produkty niebezpieczne potrzebują odpowiedniego przygotowania budynku i wyposażenia go w adekwatne instalacje gaśnicze. Przygotowanie informacji o produktach niebezpiecznych jest istotne również ze względów formalnych, ponieważ jeżeli nie uzgodnimy tego z deweloperem w umowie najmu, to standardowe jej zapisy mogą nam zakazać składowania tego rodzaju towarów.

4. Określenie, czy planujemy zainstalować antresolę (zwaną również mezaniną) w budynku, oraz podanie jej parametrów (np. liczba poziomów i liczba pracowników).

Ten punkt jest ważny ze względu na skomplikowaną procedurę dotyczącą uzgodnień projektu i uzyskiwania pozwolenia na budowę antresoli. Dodatkowo, ta część magazynu wymaga dostosowania instalacji budynkowych, takich jak m.in. tryskacze, wentylacja, oświetlenie, których przewidzenie na etapie projektowania budynku jest dużo prostsze i tańsze, niż wykonanie po wzniesieniu nieruchomości (ze względu np. na wydajność systemu przeciwpożarowego).

5. Określenie dopuszczalnego obciążenia wypoziomowania i płaskości posadzki

Standardowe dopuszczalne obciążenie wynosi 5 ton na mkw. Jednakże w przypadku planowanego zastosowania antresoli lub regałów wysokiego składowania z wózkami systemowymi, wymagane jest zwiększenie nośności posadzki. Dochodzi ono z reguły do 10 ton na mkw. Wypoziomowanie i płaskość posadzki mają znaczenie szczególnie w przypadku zastosowania wózków systemowych, z uwagi na ich dużą wysokość podnoszenia i prędkość pracy. Tymczasem jakiekolwiek odchylenia posadzki mogą być zagrożeniem dla regałów i budynku.

6. Określenie oczekiwanej temperatury w budynku magazynowym

W zależności od planowanej temperatury, dobiera się przegrody zewnętrzne (ściany, dach, itp.). Polskie przepisy przewidują różne współczynniki izolacyjności cieplnej, w zależności właśnie od planowanej temperatury w budynku. Standardowo w budynkach magazynowych przyjmujemy temperaturę +15 stopni Celsjusza (współczynnik izolacyjności dla temperatury mniejszej niż 16 stopni Celsjusza).

Jednak np. ze względu na charakter pracy, może być wymagana wyższa temperatura. W takim przypadku należy zastosować wyższe współczynniki izolacyjności cieplnej, dla temperatury większej niż 16 stopni Celsjusza. Takiego określenia planowanej temperatury należy dokonać na etapie wysyłania zapytań ofertowych do deweloperów, ponieważ zmiana izolacyjności przegród po wybudowaniu budynku jest praktycznie niemożliwa, a jeśli już, to bardzo kosztowna. Z drugiej strony zastosowanie przegród o nieodpowiednim współczynniku izolacyjności może powodować wzrost kosztów eksploatacyjnych.

7. Chłodnictwo

W przypadku oczekiwania na wykonanie przez dewelopera instalacji chłodniczej, należy określić m.in. czynnik chłodzący, ilość, wymiary i temperaturę chłodni oraz wymagania dot. monitoringu temperatur. To wszystko ma wpływ na koszty eksploatacji instalacji, ponoszone przez najemcę. Jako przykład dodam, że np. czynnik chłodzący CO2 (R744) zużywa ok. 40 proc. mniej energii elektrycznej, a amoniak (R717) – ok. 30 proc. mniej energii elektrycznej, w porównaniu ze standardowym czynnikiem HFC (R404a).

8. Ekologia

Jeżeli chcemy, aby w naszym nowym budynku pojawiły się rozwiązania proekologiczne, to oczekiwania te powinniśmy uwzględnić w specyfikacji technicznej, tym bardziej, że obecnie certyfikacja budynków logistycznych w standardzie BREEAM lub LEED nie jest jeszcze regułą.

Przygotowanie dokładnej specyfikacji technicznej i przekazanie deweloperom razem z zapytaniem ofertowym powoduje, że kontrahent, przygotowując ofertę najmu, jest w stanie dokładniej wycenić koszty przygotowania budynku, zgodnie z oczekiwaniami najemcy. W przypadku nieprecyzyjnej specyfikacji technicznej lub jej braku, deweloper z reguły szacunkowo wycenia koszty dostosowania, co może powodować, że przedstawiona oferta najmu będzie niezgodna z oczekiwaniami najemcy.

Zmiana lokalizacji magazynowej. Wycena budowy a specyfikacja techniczna

Dobrze przygotowana i dokładna specyfikacja techniczna stanowi również załącznik techniczny do umowy najmu, wraz z layoutami działki i budynku. Jest również podstawą do przygotowania przez dewelopera projektu wykonawczego budynku.

Zaletami dobrze przygotowanej specyfikacji technicznej są:

• optymalna oferta najmu przy dostarczeniu budynku zgodnego z oczekiwaniami najemcy,
• porównanie ofert najmu opartych na jednakowych danych dostarczonych deweloperom biorącym udział w przetargu,
• ograniczenie ryzyka konieczności zmian (opóźnienia i dodatkowe koszty) po podpisaniu umowy najmu, na etapie projektowania i budowy.

Podsumowując: dokładne określenie oczekiwań najemcy na początkowym etapie procesu zmiany lokalizacji generuje większy nakład pracy, ale powoduje przygotowanie przez dewelopera budynku zgodnego z oczekiwaniami najemcy. Co więcej, zmniejsza ryzyko opóźnień oraz pojawienia się nieprzewidzianych kosztów w dalszych etapach procesu relokacji.

Fot.pixabay/pashminu/public domain