Najważniejsze informacje:
- Presja czasu jest jednym z sygnałów, które powinny uruchomić dodatkową weryfikację przewoźnika.
- „Dokumenty później”, ustalenia wyłącznie telefoniczne oraz kontakt poza zweryfikowanym kanałem zostały podczas webinaru wskazane jako czerwone flagi.
- Zmiana kierowcy, pojazdu, podwykonawcy lub adresu dostawy powinna zostać ponownie potwierdzona.
- Eksperci rekomendują krótkie i możliwe do stosowania na co dzień checklisty zamiast rozbudowanych procedur pozostających tylko na papierze.
- Rock Trans Spedition kontaktuje się z przewoźnikami przy użyciu danych pobranych bezpośrednio ze zweryfikowanego profilu na platformie.
- Trans.eu podkreśla zasadę „verify before release”: weryfikacja platformy nie zastępuje własnej kontroli przed wydaniem ładunku.
Podczas webinaru „Bezpieczeństwo ładunków i oszustwa transportowe w kontekście szczytu przewozowego w IV kwartale roku” zorganizowanego przez Europejski Instytut Transportu Drogowego (EITD) we współpracy z Trans.eu, eksperci zwracali uwagę, że szczyt przewozowy sprzyja błędom wynikającym z presji czasu.
Agnieszka Wojnowska z XBS Logistics wskazywała, że jednym z typowych problemów jest zaakceptowanie zmiany bez sprawdzenia, kto ją zatwierdził. Inny kierowca, pojazd, podwykonawca czy adres dostawy powinny być sygnałem do zatrzymania procesu i dodatkowej kontroli.
Jeśli pojawia się jakakolwiek zmiana – inny kierowca, pojazd, podwykonawca czy adres dostawy – trzeba ją zweryfikować. Taki drobny szczegół może uchronić firmę przed utratą ładunku – podkreślała Wojnowska.
W okresie dużej liczby zleceń takie odstępstwo może wyglądać jak zwykła korekta operacyjna. Zdaniem ekspertki właśnie wtedy szczególnie ważne jest sprawdzanie nawet pozornie niewielkich zmian.
„Dokumenty wyślę później”. Pierwsza czerwona flaga
Najbardziej konkretne sygnały ostrzegawcze wskazała Małgorzata Łazowska z Senior Security Consulting Poland. Pierwszym jest presja czasu. Podała przykład przewoźnika, który kontaktuje się ze spedytorem i informuje, że ma wolną ciężarówkę, może pojawić się na miejscu za 30 minut, a dokumenty prześle później.
Mam wolną ciężarówkę, za 30 minut będę na miejscu, dokumenty wyślę później” – taki komunikat powinien natychmiast zapalić czerwoną lampkę. Najpierw sprawdzamy dokumenty, dopiero potem wysyłamy zlecenie – wskazywała Łazowska.
Według ekspertki pośpiech nie może zastąpić procesu weryfikacji.
Wszystko przez telefon? To drugi sygnał
Druga czerwona flaga to próba ustalenia całego transportu wyłącznie telefonicznie. Łazowska podała przykład osoby, która dzwoni z informacją, że widziała ofertę na platformie, dysponuje kilkoma wolnymi ciężarówkami i oczekuje natychmiastowego przesłania zlecenia. Telefon pozostaje podstawowym narzędziem pracy w transporcie, jednak kluczowe informacje i dokumenty powinny zostać zweryfikowane również innym kanałem.
Telefon jest normalną częścią naszej codziennej pracy, ale nie można ustalać wszystkiego wyłącznie telefonicznie. Najpierw trzeba sprawdzić dokumenty i kontrahenta – mówiła Łazowska.
Trzecim sygnałem jest próba przeniesienia komunikacji poza platformę albo kontakt z adresu w ogólnodostępnej domenie.
Ekspertka zaznaczyła jednocześnie, że Gmail czy Yahoo nie oznaczają automatycznie oszustwa – wiele małych firm korzysta z takich skrzynek. Powinno to jednak skutkować dodatkowym sprawdzeniem, a nie automatycznym zaakceptowaniem kontrahenta.
Nie przepisują adresu. Kopiują go ze zweryfikowanego profilu
Elena Ladariu z rumuńskiej firmy spedycyjnej Rock Trans Spedition opisała procedurę stosowaną w jej przedsiębiorstwie. Jeżeli na zweryfikowanym profilu przewoźnika znajduje się określony adres e-mail, pracownik kopiuje właśnie ten adres i wysyła na niego zlecenie. Podobnie wygląda kontakt telefoniczny – spedycja korzysta z numeru wpisanego przy zweryfikowanym użytkowniku.
Jeżeli na platformie jest konkretny adres e-mail, kopiujemy właśnie ten adres. Rozmawiamy tylko z numerem telefonu zapisanym na platformie. Nie ma znaczenia, kto dzwoni z innego numeru – trzymamy się danych, które mamy w zweryfikowanym profilu – tłumaczyła Ladariu. Jeżeli ktoś kontaktuje się z innego numeru i twierdzi, że reprezentuje tę samą firmę, nie jest automatycznie uznawany za właściwego rozmówcę.
Rock Trans Spedition stosuje też własne dodatkowe kryteria. Ladariu mówiła, że firma współpracuje tylko z przewoźnikami obecnymi na wykorzystywanych platformach i wymaga od nich co najmniej rocznej historii na platformie. Sprawdza również wcześniejszą realizację przewozów dla innych kontrahentów. Są to wewnętrzne zasady tej konkretnej firmy, a nie uniwersalne wymogi rynku.
Ladariu wyjaśniła, że zaostrzenie procedur było efektem wcześniejszego incydentu: przewoźnik obecny na platformie od około pięciu miesięcy odebrał paletę wina, która nie dotarła do miejsca przeznaczenia. Później firma zniknęła.
Zmiana miejsca dostawy? Kierowca ma najpierw zadzwonić
Rock Trans Spedition stosuje również sztywną zasadę dotyczącą zmiany adresu rozładunku. Według Ladariu nową instrukcję może przekazać kierowcy wyłącznie spedycja. Firma nie chce, aby klient samodzielnie uzgadniał z kierowcą zmianę miejsca dostawy.
Jeśli dostajesz inny adres, najpierw zadzwoń do nas. Nie jedź do innego miejsca rozładunku bez potwierdzenia – opisywała Ladariu zasadę stosowaną w Rock Trans Spedition.
Ma to ograniczyć scenariusz, w którym przestępca podszywa się pod klienta lub organizatora przewozu i kieruje ciężarówkę pod inny adres.
Krótka checklista zamiast procedury, której nikt nie używa
Łazowska zwracała uwagę, że jednym z największych problemów jest brak jasno określonego procesu weryfikacji przewoźnika. Jej rekomendacją jest prosta checklista, którą spedytor może rzeczywiście zastosować w codziennej pracy, zamiast wielostronicowej procedury, do której nikt nie zagląda.
Nie potrzeba kilkudziesięciu stron procedury. Potrzebna jest krótka, jasna checklista, którą każdy spedytor może zastosować przy weryfikacji przewoźnika – wskazywała Łazowska.
Podobny wątek pojawił się w wypowiedziach pozostałych uczestników webinaru.
Agnieszka Wojnowska rekomendowała checklistę obejmującą partnera, kierowcę i pojazd oraz potwierdzanie nietypowych zmian innym kanałem komunikacji.
Elena Ladariu mówiła natomiast o budowaniu procedur małymi krokami.
Daj pięć minut na sprawdzenie przewoźnika i zacznij wdrażać procedury. Nie zaczynaj od stu naraz – radziła przedstawicielka Rock Trans Spedition.
Problemem nie jest więc wyłącznie brak procedury. Równie istotna jest różnica między tym, co firma ma zapisane, a tym, co jej pracownicy rzeczywiście robią.
Platforma sprawdza firmę. Nie może sprawdzić jej przyszłych intencji
Piotr Sobala, Area Leader for Product Security w Trans.eu, podsumował rekomendacje hasłem „verify before release” – zweryfikuj przed wydaniem ładunku.
Nie zakładajmy, że ktoś inny wykonał za nas całą pracę. Weryfikujemy firmy przed dopuszczeniem ich do platformy, ale nie możemy zweryfikować ich przyszłych intencji – mówił Sobala.
Zwrócił uwagę, że platforma może sprawdzić m.in. dokumenty, licencje czy ubezpieczenie. Nie jest jednak w stanie zagwarantować, że po pewnym czasie konto legalnej firmy nie zostanie przejęte. Dlatego spedytor nie powinien zakładać, że sam fakt wcześniejszej weryfikacji kontrahenta eliminuje dalsze ryzyko.
Tradycyjna kontrola dokumentów nadal jest potrzebna, ale należy też reagować na zmianę zachowania znanego partnera – np. nagłą prośbę o przejście do innego kanału komunikacji czy inne nietypowe odstępstwo od dotychczasowego sposobu współpracy.
Przy ładunkach wysokiej wartości podstawową zasadą powinno być korzystanie z partnerów, których już znamy, oraz ponowne sprawdzanie każdej znaczącej, nietypowej zmiany – wskazywał Sobala.
Kilka minut kontroli zamiast utraconego ładunku
Wnioski z dyskusji sprowadzają się do jednej zasady: pośpiech nie powinien zmieniać standardów bezpieczeństwa. Właśnie w szczycie przewozowym spedytor może być najbardziej skłonny zaakceptować przewoźnika, który deklaruje, że ma wolne auto tu i teraz. Jednocześnie jest to sytuacja, którą mogą wykorzystać oszuści.
Dlatego komunikat „mam wolną ciężarówkę i będę za 30 minut” powinien uruchomić nie szybsze wysłanie zlecenia, lecz checklistę: sprawdzenie dokumentów, danych kontaktowych, historii kontrahenta i każdej nietypowej zmiany.
Jak podkreślali uczestnicy webinaru, bezpieczeństwo nie musi zaczynać się od kosztownego systemu. Może zacząć się od kilku prostych reguł, których firma rzeczywiście przestrzega każdego dnia.
