Planowanie piku: prognozy sprzedaży i szacunki operacyjne
Prognozy sprzedaży stanowią punkt wyjścia, jednak to dział operacyjny przekłada je na zapotrzebowanie na pracowników, zmiany i roboczogodziny. Na tej podstawie prowadzi się rozmowy z agencją pracy i określa, czy na okres piku potrzeba 20, 30 czy 100 dodatkowych osób.
Praktyka wskazuje, że korzystniej jest zarezerwować w agencji nieco większą pulę pracowników. Jeśli wolumen okaże się niższy, część rezerwy nie zostanie wykorzystana. Jeśli wyższy, magazyn ma zapewnione zasoby bez konieczności renegocjacji w szczycie sezonu.
Precyzja tego wyliczenia zależy bezpośrednio od jakości danych historycznych.
Dane, które warto uwzględnić w planowaniu
- Wolumen w podziale na procesy i czas ich realizacji. Dane historyczne pokazują, jak rozkładała się praca między kompletacją, pakowaniem, przyjęciami i obsługą zwrotów oraz ile czasu wymagał każdy z tych procesów.
- Wydajność w różnych przekrojach. Poszczególne procesy skalują się różnie: kompletacja może przebiegać zgodnie z planem, podczas gdy pakowanie wymaga dodatkowej obsady. Istotne jest również porównanie wydajności pracowników doświadczonych i nowych, jej zmian w czasie oraz okresu potrzebnego do osiągnięcia pełnej normy.
- Rotacja pracowników. Informacja, jaka część zespołu pozostaje do końca piku, a jaka rezygnuje wcześniej, pozwala właściwie określić wielkość rezerwy uzgadnianej z agencją.
- Procesy realizowane poza systemem WMS. Utrzymanie magazynu może pochłaniać nawet 200 roboczogodzin tygodniowo, a to tylko jeden z wielu procesów pomocniczych. Dane pozwalają ocenić, które z tych działań można w okresie piku ograniczyć i w jakim zakresie, a uwolnione zasoby przesunąć do procesów podstawowych. Odłożone prace można zrealizować po sezonie.
Zarządzanie w trakcie piku: dane dostępne na bieżąco
Nawet najstaranniej przygotowany plan wymaga korekt w trakcie sezonu, często w ramach jednej zmiany. Potrzebne są wtedy dane bieżące: liczba pracowników obecnych na hali, wydajność w poszczególnych procesach, wolumen pozostały do realizacji i dostępny czas. Dane z WMS aktualizowane co 10 minut pozwalają śledzić stopień realizacji celu praktycznie w czasie rzeczywistym.
Na tej podstawie kierownik operacyjny może szybko podejmować decyzje:
- Realizacja powyżej planu. Nadwyżkę zasobów można skierować do prac porządkowych i utrzymaniowych, które wpływają na sprawność magazynu w kolejnych dniach.
- Realizacja poniżej planu. Odchylenie jest widoczne od razu na widgetach. Pozwala to przesunąć pracowników z procesów pomocniczych do podstawowych lub zwiększyć obsadę o pracowników z agencji.
- Nieplanowane absencje. Zwolnienia lekarskie w okresie piku są czynnikiem, na który nie ma wpływu. Bieżąca informacja o obecności umożliwia szybkie uzupełnienie braków.
Decyzje nie wymagają generowania raportów ani korzystania z narzędzi BI. Informacje potrzebne do zarządzania operacją są dostępne od razu.
Pracownicy etatowi i agencyjni w jednym systemie
W okresie piku znaczną część zespołu stanowią pracownicy agencji. Z perspektywy zarządzania operacją ważne jest jednak nie to, na podstawie jakiej umowy pracują, lecz ile osób jest zaangażowanych w dany proces i jaka jest jego wydajność. Magazynem zarządza się przez procesy.
Dlatego w Time Harmony wszyscy pracownicy, zarówno etatowi, jak i agencyjni, są widoczni w jednym systemie, w tych samych procesach i na tych samych widgetach. Z danych korzystają również agencje: Time Harmony dla agencji pracy tymczasowej zapewnia im wgląd w czas pracy pracowników w wielu lokalizacjach oraz dane do planowania obsady kolejnych zleceń.
Kolejny pik z Time Harmony
Dostęp do danych bieżących zmienia podejście do planowania. Plan przed sezonem może mieć charakter ramowy, ponieważ operacja jest na bieżąco korygowana. Gdy wolumen przewyższa prognozy, zasoby można szybko zwiększyć. Gdy jest niższy, liczbę pracowników agencyjnych można ograniczyć i obniżyć koszty.
Decyzje zapadają na podstawie danych zgromadzonych w jednym miejscu, bez konieczności zestawiania informacji z kilku systemów. Nawet jeśli prognoza okaże się nietrafiona lub firma osiągnie rekordowe wyniki, reakcja jest szybka. Proces decyzyjny staje się krótszy, prostszy i bardziej precyzyjny, ponieważ opiera się na danych z wielu obszarów jednocześnie.
Takie możliwości zapewnia system do zarządzania pracownikami magazynu Time Harmony:
- dane o czynnościach są importowane automatycznie z systemu WMS, a czynności realizowane poza nim pracownicy rejestrują na terminalach,
- przypisanie norm do czynności umożliwia porównywanie wydajności procesów w czasie, tydzień do tygodnia i sezon do sezonu,
- widgety prezentują na bieżąco obecność, wydajność i stopień realizacji celu,
- harmonogramy i rozliczenie czasu pracy bazują na tych samych danych.
Okres po piku sprzyja wdrożeniu nowych rozwiązań. System gromadzący dane przez cały rok zapewnia pełną historię do planowania kolejnego sezonu.
Wiedza, która przekłada się na decyzje
Każdy pik dostarcza nowych informacji: o zmianach wolumenu w procesach, czasie wdrożenia nowych pracowników i stabilności zespołu. Zgromadzone w jednym systemie wspierają zarówno planowanie przed sezonem, jak i decyzje operacyjne podejmowane w jego trakcie.
Tu i teraz czy tam i wczoraj? Komentarz eksperta
W logistyce można zarządzać tu i teraz albo tam i wczoraj. Jest BI, są automatyczne raporty, wykresy, dziesiątki arkuszy od kilku analityków i setka maili o 7:00 na początek zmiany. Można to wszystko przeczytać, zestawić, przeanalizować i wyciągnąć wnioski, ale z 24 godzinami poprzedniego dnia nic się już nie zrobi. Da się reagować na dziś, jutro i przyszły tydzień, lecz wczoraj jest już stracone. Z Time Harmony nie traci się dnia dzisiejszego.
Jest 6:00, 14:00 czy 22:00 i reaguje się z wyprzedzeniem. O 6:00 widać, że sprzedaż przekroczyła plan, więc od razu jest telefon do agencji: plus 10 osób na kompletację, jak najszybciej. O 14:00 widać 10-15% zapasu na kompletacji, lekki spadek na pakowaniu i 10 osób w procesach pomocniczych, a kierownik zespołu raportuje, że magazyn jest uporządkowany. Zapada decyzja: za cztery godziny pięć osób z agencji kończy pracę, a trzy osoby z kompletacji i cztery z utrzymania przechodzą na pakowanie. Nocna zmiana pracuje zgodnie z planem, chyba że jej kierownik zobaczy zapas i zwolni wcześniej kilku pracowników agencyjnych.
Pytanie brzmi więc: tu i teraz czy tam i wczoraj? Do tych samych wniosków można dojść na podstawie raportów jutro rano albo dziś, w jednym systemie. Zarządzając z wyprzedzeniem, można uratować wysyłkę albo zaoszczędzić zasoby i pieniądze. Dla mnie wybór jest jeden: Time Harmony. –Piotr Golus, Sales & Project Manager, P2P2
