Przedświąteczna gorączka handlowa – więcej zamówień na usługi logistyczne to nie zawsze większy zysk

Właśnie sektor logistyczny to ta grupa podmiotów, która co prawda również zaciera ręce licząc na znaczące zwiększenie przychodów, ale odczuwa podniesione ciśnienie i ból głowy wynikający z wyzwań, z którymi musi się zmierzyć w tak krótkim okresie. Logistyka to branża lubiąca spokój, planowanie i racjonalne działania. Handlowa gorączka i stawiane przez nią logistyce wymagania wyraźnie ten spokój burzy i powoduje liczne zawirowania – zarówno organizacyjne, jak i finansowe.

Długoterminowe kontrakty na obsługę logistyczną retail czy e-commerce są oparte o pewne uśrednione dane o liczbie operacji, czy też o wielkości zatowarowania magazynów. Perspektywa krótkoterminowego podniesienia tych wskaźników o 200, 300 proc. a czasem i więcej to dla logistyków nie lada wyzwanie. 

Począwszy od powierzchni magazynowej – jeżeli magazyn jest w stanie wchłonąć bez problemu 200 proc. więcej towaru – oznacza to, że przez pozostałą część roku stoi często niewykorzystany w znaczącym stopniu i jest mało efektywny kosztowo. Jeżeli magazyn jest na co dzień zatowarowany optymalnie (80-85 proc. wypełnienia) – w okresie wzmożonej działalności nie będzie w stanie wchłonąć nadwyżek towarowych bez zagrożenia nominalnej wydajności operacyjnej.

Dodatkowa powierzchnia magazynowa kosztuje

Co prawda im większy magazyn – tym łatwiej upchnąć w nim na krótki czas dodatkowe 2-3 tysiące palet (w blokach, alejkach, na powierzchniach odkładczych), ale działania te mogą bardzo negatywnie odbić się na płynności operacji, a nawet na bezpieczeństwie pracowników. Oczywiście w przypadku, kiedy obracamy towarem od lokalnych dostawców – najsensowniej jest rozdrobnić dostawy i uzupełniać stock w partiach optymalnych dla ciągłości działań, jednak w przypadku importu (np. z dalekiego wschodu) takie rozwiązanie nie wchodzi w grę.

Stajemy wtedy przed wyzwaniem krótkoterminowego podnajmu dodatkowych powierzchni (optymalnie najlepiej w tym samym kompleksie magazynowym), lub podejmujemy próby upchnięcia maksymalnej ilości towaru na powierzchni posiadanej. Jedno i drugie rozwiązanie wiąże się z kosztami i ryzykiem. Dodatkowa powierzenia często będzie droższa od  obecnie posiadanej, a przepełnienie własnego magazynu spowoduje spadek wydajności pick&pack i grozi potencjalnymi wypadkami.

Lojalność klientów bywa krucha

Podobnie ma się sprawa z operacjami. Zawarte umowy zwykle zawierają pewien poziom SLA (Service Level Agreement) określające oczekiwaną wydajność operatora logistycznego i terminy realizacji zleceń. Czasem te umowy zakładają także obsługę wahań sezonowych, więc w trosce o prawidłową realizację takiej umowy – operator musi się przygotować do obsłużenia znacząco wzmożonego ruchu. Jednak nawet w przypadku umów ze stałym SLA – nieobsłużenie sprawnie „górki” sprzedażowej klienta może się co prawda nie wiązać z karami umownymi, ale będzie skutkowało utratą zaufania i może być przyczyną do zmiany operatora w przyszłości. Lojalność klientów i konsumentów jest krucha. Jeżeli damy im powody do niezadowolenia – nawet z przyczyn leżących po ich stronie – należy się liczyć z konsekwencjami.

Przykładem może być historia jednego z operatorów kurierskich – przez lata wskazywany w badaniach jako najlepiej postrzegany kurier dla e-commerce. Wystarczył jeden sezon, w którym tysiące konsumentów nie otrzymało swoich paczek przed świętami i już w kolejnym roku firma spadła w rankingu na 2 miejsce (dane z raportów Gemius: E-commerce w Polsce z lat 2016-2019). To nic, że klienci zamawiali paczki na ostatnią chwilę. To nic, że sami wybierali na stronach sklepów kuriera, a którym głośno było, że ma problemy z obsadą. Odium niejednokrotnie nietrafionych decyzji konsumentów spadło na firmę kurierską, która poniosła konsekwencje zarówno swoich błędów w zarządzaniu, jak i błędów kupujących.

Więcej operacji = wzrost kosztów stałych i strat

Niezależnie od tego, czy umowa operatora z klientem zakłada sezonowe wzrosty i wyraża je w cyfrach, czy też nie – operator do sezonu przygotować się musi. A to oznacza dla niego w praktyce wzrost kosztów, który nie zawsze proporcjonalnie zbilansuje się ze wzrostem przychodów. Owszem – znaczący wzrost liczby operacji to oczywiście spodziewany wzrost wysokości faktur, jakie wystawimy naszym klientom za grudzień. Niestety musimy mieć też świadomość, że ze wzrostem operacji wiążą się także:

– rosnąca liczba strat w magazynie (im większy ruch i zamieszanie – tym więcej szans na pomyłki, uszkodzenia towaru; im więcej osób w magazynie – tym niestety większe ryzyko drobnych kradzieży i innego uszczuplenia powierzonego mienia);

– rosnący koszt jednostkowy operacji – zarówno wykonywanych przez pracowników stałych (z tytułu często koniecznych nadgodzin), jak i pracowników tymczasowych (czas poświęcony na przyuczenie nowego kosztuje w dwójnasób: czas przyuczanego i przyuczającego, mniejsza wydajność pracownika czasowego w stosunku do kosztu często porównywalnego z kosztem pracownika stałego);

– perspektywa wzrostu kosztów stałych – występująca w magazynach pracujących zwykle na 1-2 zmiany przez 5 dni w tygodniu. Konieczność uruchomienia 3 zmiany lub pracy w weekendy powoduje skokowy wzrost kosztów pozapłacowych. Oświetlenie i ogrzanie magazynu o powierzchni kilkunastu tysięcy mkw przez jeden weekend potrafi kosztować ekstra kilka tysięcy złotych.

Wszystkie te czynniki należy wziąć pod uwagę i liczyć się z tym, że nasza nominalna marża na usługach logistycznych może nagle spaść z np. 12 proc. na mniej niż 10 proc. po rozliczeniu grudnia.

Dopłaty do przesyłek kurierskich

Z podobnym problemem borykają się do lat firmy kurierskie – duża konkurencja i ogromne wymagania rynku skłaniają je do zdecydowanych działań ukierunkowanych na pozyskanie odpowiedniej puli podwykonawców już od listopada. Warunki na rynku pracy jednak wymuszają na firmach alokowanie na ten cel środków nieproporcjonalnych do normalnej struktury kosztów w branży. W bieżącym roku wiele firm korzystających usług liderów na naszym rynku kurierskim ze zdziwieniem przeczytało suche komunikaty, jakie firmy wysyłały do nich z końcem października/początkiem listopada. Forma i treść była różna, ale w praktyce sprowadzało się to do jednostronnego oświadczenia:

W związku ze wzmożonym obłożeniem wprowadzamy na okres XII 2019 dopłatę w wysokości „X”% do każdej przesyłki”.

Oczywiście po takim komunikacie część ruchu paczkowego przepłynie do tych firm, które dopłat nie zadeklarowały, ale precedens został już ustanowiony i należy się liczyć z tym, że wejdzie to do corocznej praktyki w biznesie.

Czy możemy sobie na to samo pozwolić w operacjach magazynowych i logistycznych? To już zależy od tego, jak silną mamy pozycję na rynku, jak nasza jakość i renoma pomoże w utrzymaniu klientów mimo tymczasowej podwyżki.

Czy warto o to powalczyć? Moim zdaniem tak – biznes oparty o zasadę win-win powinien przyjąć takie rozwiązanie ze zrozumieniem. Jeżeli nasz partner jest zadowolony z terminowej i jakościowej obsługi – powinien przyjąć argumenty wynikające wprost z matematyki i umożliwić nam takie czasowe korekty cen usług, które będą akceptowalne dla obu stron.

Fot. Bartosz Wawryszuk