Wdrożenie TMS – dobre praktyki i najczęstsze błędy [WYWIAD]

W którym momencie firma transportowa lub logistyczna dochodzi do wniosku, że potrzebuje narzędzia TMS?

Patryk Grzelak, dyrektor zarządzający w interLAN: Zwykle, gdy widzi, iż bez narzędzia, które usprawni pracę, nie będzie się dalej rozwijać oraz nie będzie w stanie świadczyć usług na oczekiwanym przez klientów poziomie.

Czas na wdrożenie TMS-a to moment, gdy liczba danych operacyjnych jest tak duża, że koszt pracy związanej z zarządzaniem tymi danymi jest zbyt wysoki lub wykracza ponad siły załogi. Świadczyć o tym może choćby liczba popełnianych błędów czy skala zaległości.

Taki scenariusz dotyczy najczęściej małych i średnich podmiotów, choć znam również przypadki przedsiębiorstw, które nawet z flotą 200 aut pracowały na przysłowiowym Excelu.

A czy zdarzają się przypadki, gdy rozwój firmy jest tak szybki, że dotychczasowy TMS przestaje jej wystarczać?

Tak. Często to efekt chęci zaoszczędzenia środków przy pierwszej inwestycji. Firma kupując program kieruje się względami ekonomicznymi i nie myśli o przyszłych potrzebach. Po kilku latach okazuje się, że musi go wymienić, ponieważ obecny dostawca nie zapewnia perspektyw rozwoju.

Jakie podstawowe funkcjonalności powinien zapewnić dobrze dobrany TMS?

Absolutną podstawą jest możliwość obsługi zleceń oraz faktur. Do tego dochodzą rozliczenia z podwykonawcami, zautomatyzowana komunikacja z całym otoczeniem biznesowym, dostęp do giełd transportowych. Wraz z rozwojem, potrzeby firmy jednak stają się coraz większe i pojawia się konieczność np. zintegrowania narzędzi TMS i telematycznych, uruchomienia aplikacji dla kierowców czy portalu www dla przewoźników i klientów.

Jaka rada z tego wynika?

Nie należy kupować narzędzi TMS, które odpowiadają wyłącznie na bieżące potrzeby firmy. Warto skupić się na tym, by je wyprzedzić i zastosować rozwiązania, które okażą się niezbędne, gdy biznes się rozwinie. Rzecz jasna, biorąc pod uwagę akceptowalne koszty takiej inwestycji. Optymalnym rozwiązaniem jest zakup systemu modułowego.

Czy interLAN proponuje zatem TMS w wersji modułowej? Co to oznacza?

TMS interLAN SPEED jest systemem modułowym. Stawiamy na to, by nasze narzędzie dało się łatwo rozbudowywać razem z rosnącymi potrzebami klienta. Na początku współpracy – jeszcze jako małe przedsiębiorstwo – firma może zdecydować się na podstawowe funkcjonalności. Jednak już na tym etapie wie, że w każdym momencie może uzyskać dostęp do kolejnych modułów, które zapewnią jej profesjonalne wsparcie, gdy będzie już np. dużym przewoźnikiem z flotą kilkuset pojazdów.

Perspektywa długiej współpracy daje poczucie bezpieczeństwa i lepszego dopasowania produktu do potrzeb. Obsługujemy bardzo dużo firm, z którymi współpracujemy już kilkanaście lat i cały czas, wspólnie, rozwijamy system. Takie podejście eliminuje też ryzyko utraty danych oraz innych komplikacji związanych ze zmianą narzędzia TMS i jego dostawcy.

Od czego zaczyna się pracę nad wdrożeniem TMS w przedsiębiorstwie?

Kluczowa jest dokładna analiza potrzeb firmy, obecnych i tych zakładanych na przyszłość. Ogromną rolę odgrywa tutaj sprecyzowanie oczekiwań przez klienta. Im dokładniejsze, tym lepiej. W przypadku dużych firm kluczową rolę odgrywa analiza przedwdrożeniowa, której celem jest identyfikacja problemów, z jakimi mierzy się przedsiębiorstwo. Ważne jest określenie, jakie procesy realizowano dotychczas poza systemem, ich optymalizacja, implementacja i automatyzacja w systemie.

O czym powinien pamiętać wasz klient na etapie właściwego wdrożenia?

Że procesy IT są zerojedynkowe. Oznacza to, iż wszystkie tryby ze sobą współpracują. Tym samym zmiana założeń w jednym miejscu może pociągnąć za sobą wiele modyfikacji w innych. W efekcie korekty bywają kosztowne i czasochłonne. Lepiej zawczasu przemyśleć swoje potrzeby.

Nie można też zapomnieć o środowisku, w którym funkcjonuje system. Z jednej strony najczęściej nie jest ono dostarczane przez nas, z drugiej stanowi rdzeń dla funkcjonowania TMS. Jeszcze przed podpisaniem umowy klient dostaje od nas dokładne informacje, jaką infrastrukturę IT powinien zapewnić.

Niezwykle istotne są również dane, które firma przygotuje nam do wprowadzenia do systemu. Błędy na tym etapie spowodują, że również otrzymywane wyniki pracy będą nieprawidłowe.

Nie pobieracie ich bezpośrednio z obecnego systemu klienta?

Nie pobieramy sami informacji z baz danych innych rozwiązań. Integracja bazodanowa wymaga przygotowania i współpracy dostawców obu programów. Zbyt łatwo w tym miejscu o błędy, których nie da się usunąć.

Po analizie i wdrożeniu nowego TMS przychodzi czas na testy?

Tak. Najpierw samodzielnie sprawdzamy działanie wdrożonych rozwiązań. Później szkolimy pracowników firmy, by sami byli w stanie je przetestować. To czas na poprawki i doszkalanie użytkowników nowego narzędzia TMS.

Jeżeli wszyscy uznają, że system jest gotowy do działania, następuje jego start. Ze swojej strony na tym etapie sprawujemy nadzór powdrożeniowy.

Co jest największym błędem, który może popełnić firma decydująca się na wdrożenie nowego TMS?

Jest ich kilka. Problematyczna jest sytuacja, w której firma nie ma sprecyzowanej wizji na temat tego, czego oczekuje od narzędzia TMS. To błąd, bo wdrożenie jest skomplikowanym procesem i brak jasno określonych oczekiwań na początku wydłuża i utrudnia proces implementacji, jak również może skutkować koniecznością wprowadzania kosztownych modyfikacji.

Nasze doświadczenie pokazuje też, że decydenci w firmach nie zawsze pytają o zdanie pracowników operacyjnych, którzy są na pierwszej linii frontu. Tymczasem to oni wiedzą, jak powinien działać system np. w obszarze zleceń, fakturowania, rozliczeń czy komunikacji z kierowcami. Dlatego zawsze zależy nam także na rozmowie z pracownikami na temat ich oczekiwań i przecięciu wizji obu grup po stronie klienta.

Zwrócę też uwagę na problem, który pojawia się po stronie dostawcy rozwiązań IT w komunikacji z klientem. Wdrożenia systemów informatycznych przeprowadzane są przez osoby z różnym doświadczeniem zarówno w TSL, jak i informatyce. To sprawia, że w komunikacji z klientem pojawia się zarówno język specjalistyczny techniczny jak i biznesowy. Te same sformułowania czasem oznaczają różne rzeczy.

Na przykład?

Weźmy słowo „job”. Dla osoby technicznej oznacza ono automatyczne zadanie realizowane w tle systemu. Tymczasem w niektórych firmach transportowych tym pojęciem określa się pojedyncze zlecenie transportowe.

Jeżeli tego wspólnie nie wyłapiemy i nie zdefiniujemy, może to prowadzić do nieporozumień na etapie prac nad nowym narzędziem.

Z jaką myślą chciałby Pan pozostawić firmy, które właśnie rozpoczynają wdrożenie oprogramowania?

Proces wdrożenia wymaga zaangażowania po stronie dostawcy, jak i po stronie użytkownika. Czas na realizację projektu, wytypowanie optymalnego zespołu do prac wdrożeniowych, otwartość i cierpliwość oraz sprawna komunikacja to ważne elementy, które składają się na sukces wprowadzenia w przedsiębiorstwie TSL rozwiązania IT, które usprawnia codzienną pracę.

Ważny jest też aspekt doradczy. Dostawca, który posiada duże doświadczenie we wdrożeniach, powinien dzielić się dobrymi praktykami ze swoimi klientami.

 

interLAN – obecny na rynku ponad 20 lat dostawca rozwiązań informatycznych, których zadaniem jest usprawnianie pracy przedsiębiorstw sektora TSL. Z rozwiązań firmy korzysta obecnie ponad 1000 podmiotów. Więcej informacji można znaleźć na stronie: www.interlan.pl