Cum își pot reduce companiile riscul de a face greșeli și cum pot parcurge mai eficient formalitățile vamale? Karolina Bilska, consilier comercial în cadrul DACHSER Polska, explică cele mai frecvente concepții greșite și soluțiile utilizate în activitatea unui operator logistic internațional.
Vămuirea este imprevizibilă și durează întotdeauna câteva zile
Una dintre cele mai persistente idei este că formalitățile vamale presupun inevitabil așteptări lungi și întârzieri imposibil de anticipat. În realitate, un dosar pregătit corect poate face procesul mult mai fluid.
Primul pas este verificarea documentelor înainte de expediere. Factura comercială și documentele solicitate în funcție de tipul mărfii și de țara de destinație trebuie analizate din timp. Atunci când setul complet de documente este verificat înainte ca transportul să ajungă în depozit, vămuirea se poate încheia uneori chiar într-o singură zi.
Formalitățile vamale trebuie pregătite din timp
Mulți exportatori se ocupă de formalitățile vamale abia când marfa este gata să plece. O astfel de abordare întârzie frecvent livrarea, deoarece orice document lipsă sau neconcordanță este descoperit prea târziu.
Într-un proces logistic bine organizat, declarațiile vamale se pregătesc în paralel cu organizarea transportului. Pentru anumite rute, declarația poate fi transmisă în avans, înainte ca marfa să ajungă la frontieră. Astfel, formalitățile pot fi finalizate într-un timp mult mai scurt.
Documentele vamale presupun întotdeauna volume mari de documente
Digitalizarea a schimbat substanțial modul în care sunt gestionate operațiunile vamale. În cele mai multe cazuri, documentele pot fi transmise electronic la plasarea comenzii de transport, iar originalele sunt necesare doar în situații specifice.
Și acordarea unei împuterniciri unei agenții vamale se poate face mai ușor. Cu ajutorul semnăturii electronice, întregul proces poate fi parcurs de la distanță. Înregistrarea, în PUESC, a unei împuterniciri corect emise, prin serviciul Registru central, poate dura până la câteva ore în timpul programului de lucru al autorității.
Totuși, digitalizarea nu elimină riscurile generate de date incorecte. Chiar și diferențele minore dintre declarația vamală, documentele de transport și factura comercială pot duce la rectificări, controale suplimentare sau întârzieri în plasarea mărfii sub regimul vamal relevant.
Securitatea cibernetică și integrarea sistemelor informatice ale companiei cu platformele administrației vamale devin, de asemenea, tot mai importante. Companiile care automatizează aceste operațiuni trebuie să își protejeze datele și să se asigure că sistemele rămân funcționale. O întrerupere a serviciilor sau o eroare de integrare poate afecta direct termenul de livrare.
Formalitățile vamale pot fi gestionate fără ajutor specializat
Reglementările vamale se modifică periodic, iar monitorizarea fiecărei schimbări legislative este dificilă pentru majoritatea companiilor, mai ales atunci când exportul nu reprezintă activitatea lor principală.
De aceea, tot mai multe firme aleg să colaboreze cu agenți vamali cu experiență. Aceștia pregătesc declarațiile, urmăresc modificările legislative, recomandă soluții adecvate și reprezintă compania în cazul controalelor asupra mărfurilor incluse într-o declarație vamală.
Sprijinul specializat reduce riscul unor erori formale, care pot genera costuri suplimentare sau pot prelungi întregul proces.
Vămuirea se rezumă la declarația de export
Transporturile care părăsesc Uniunea Europeană pot necesita documente suplimentare pentru confirmarea statutului vamal sau a originii mărfurilor.
În funcție de destinație, dosarul poate include certificate EUR.1 pentru dovedirea originii preferențiale, documente A.TR utilizate în comerțul cu Türkiye sau documente T2L și T2LF care confirmă statutul unional al mărfurilor.
Unele categorii de produse trebuie să treacă și prin controale suplimentare. Este cazul verificărilor de calitate pentru produsele agricole și alimentare, efectuate de autoritățile competente. Programarea acestor controale din timp ajută la evitarea blocajelor inutile la frontieră.
Exporturile în afara UE afectează întotdeauna fluxul de numerar
Nu toate companiile știu că TVA-ul la import poate fi contabilizat prin procedura prevăzută la articolul 33a din legislația poloneză privind TVA. În loc să achite taxa în momentul vămuirii, importatorul poate declara suma datorată direct în decontul de TVA.
Accesul la această procedură este condiționat de îndeplinirea unor cerințe. Importatorul trebuie să fie înregistrat ca plătitor activ de TVA, iar mărfurile importate trebuie să fie destinate unor activități taxabile. De asemenea, sunt necesare documente justificative, inclusiv dovada că firma nu are datorii restante la ZUS și la administrația fiscală.
Pentru multe companii, această opțiune poate îmbunătăți fluxul de numerar și poate oferi mai multă flexibilitate în administrarea capitalului de lucru.
Transportul către Regatul Unit este dificil și durează prea mult
Brexitul a adus mai multe formalități. Cu toate acestea, un proces bine organizat permite în continuare obținerea unor timpi de tranzit competitivi.
Atunci când declarațiile de export și de import sunt pregătite în paralel, încă din etapa pregătirii mărfii în depozit, iar vămuirea se bazează pe declarații depuse în avans, transportul către Regatul Unit poate dura 3–4 zile lucrătoare, la care se adaugă timpul necesar pentru finalizarea formalităților vamale.
Un alt avantaj este colaborarea cu o rețea de agenții vamale în țara de destinație. Astfel, nu mai este nevoie de intermediari suplimentari, iar întregul proces poate fi coordonat mai ușor.
Regulile de export sunt aproape identice pe toate piețele din afara UE
Fiecare stat din afara Uniunii Europene are propriile cerințe vamale și operaționale. Norvegia ilustrează rolul tot mai important al vămuirii digitale.
Sistemul Digitoll permite pregătirea formalităților de import înainte de începerea transportului. Acest lucru reduce timpul petrecut la frontieră, scade riscul întârzierilor și face întregul lanț logistic mai previzibil.
Și în cazul Elveției, pregătirea din timp aduce avantaje. Documentele corecte, disponibile înainte de plecare, precum și comunicarea rapidă cu destinatarul permit organizarea eficientă a formalităților de import încă de la începutul expediției.
Listă de verificare vamală în 10 pași pentru exporturi fără probleme
Procedurile vamale pot părea complicate, însă cele mai multe dificultăți pot fi prevenite printr-o organizare corectă. Principiile esențiale sunt:
- planificarea vămuirii în același timp cu transportul;
- verificarea tuturor documentelor înainte de expediere;
- utilizarea fluxurilor electronice pentru documente;
- urmărirea constantă a modificărilor legislative;
- colaborarea cu agenți vamali cu experiență;
- selectarea documentelor necesare pentru piața vizată;
- folosirea facilităților fiscale disponibile;
- utilizarea sistemelor digitale moderne;
- arhivarea electronică a documentelor;
- menținerea unei comunicări regulate cu specialiștii responsabili de transport și formalități vamale.
Exporturile în afara Uniunii Europene nu presupun în mod necesar proceduri excesiv de complicate sau riscuri disproporționate. Logistica modernă se bazează tot mai mult pe instrumente digitale, automatizare și sprijin specializat pentru gestionarea operațiunilor. O pregătire riguroasă, cunoașterea reglementărilor actuale și colaborarea cu un partener cu experiență în proceduri vamale pot reduce numărul formalităților suplimentare, scurta timpul de livrare și preveni greșelile costisitoare care pot afecta comerțul internațional.
