Regulile pe care urmează să vi le prezint vă vor ajuta să faceți o analiză comparativă a performanțelor în cadrul companiei dvs pe baza indicatorilor cheie de performanță (KPI – Key Performance Indicators).
Regula de aur nr. 1: Indicatorii cheie de performanță necesită o strategie solidă
Am scris deja despre importanța strategiei unui lanț de aprovizionare în concordanță cu un plan general de afaceri și de ce strategiile nepotrivite sunt o greșeală. O strategie neclară sau nepotrivită a unui lanț de aprovizionare împiedică semnificativ dezvoltarea indicatorilor cheie de performanță.
Strategia lanțului de aprovizionare ar trebui să constituie baza formulării indicatorilor cheie de performanță, dar pentru a putea face acest lucru, strategia trebuie să fie clară, inteligibilă și adecvată planului de afaceri.”
După îndeplinirea acestor condiții, ar trebui să identificați arealele de măsurare, care vă vor ajuta să vă ghidați organizația către atingerea obiectivelor stabilite.
Regula de aur nr. 2: Axează-te pe lucrurile care te interesează și nu manipula
Dacă doriți să obțineți indicatori de performanță reali pentru lanțul dvs. de aprovizionare, va trebui aveți în vedere cifrele reale. Există multe echipe de management care creează sau folosesc lacune pentru a obține rezultate mai bune în ceea ce privește indicatorii cheie de performanță. Acesta este un lucru nesăbuit, nefiind favorabil managerilor sau companiei.
Un exemplu excelent al acestui tip de manipulare (este vorba despre o manipulare semnificativă) sunt situațiile în care apar probleme de performanță care provoacă întârzieri ale expedierilor.”
În loc să se concentreze pe rezolvarea problemelor curente, echipa de management va fi nevoită să contacteze clienții pentru a-i întreba dacă sunt de acord cu o dată sau oră de livrare ulterioară. Dacă clienții sunt de acord, echipa de management va expedia bunurile și le va înregistra ca fiind livrate la timp.
Desigur, într-un astfel de caz va trebui să contactați clientul, dar în situația în care expeditorul este cel care inițiază o modificare a programului de livrare, nu va exista nicio modalitate de a înregistra livrarea ca fiind „la timp”. Va fi oricum prea târziu, chiar dacă acest lucru se realizează cu acordul clientului.
Regula de aur nr. 3: Privește din exterior, observă din interior
Puteți face o listă a indicatorilor de servicii și puteți numi indicatorii cheie de performanță, dar asta nu înseamnă că aceștia sunt cei reali. Pentru ca indicatorii cheie de performanță ai serviciilor să fie utili, aceștia ar trebui să reflecte modul în care clienții percep performanța.
De exemplu, dacă oferiți un timp de livrare de trei ore, puteți crede că prestați un serviciu excelent, chiar dacă majoritatea livrărilor dvs. sosesc cu 15 minute înainte de acest termen.
Pune-ți însă următoarea întrebare: Crezi că clienților tăi le place să se uite la ceas mai mult de două ore și jumătate, întrebându-se dacă coletul lor va sosi la timp? “
Un indicator mai important de performanță ar fi măsurarea numărului de livrări în prima oră a intervalului de timp oferit.
Regula de aur nr. 4: Alege calitatea în loc de cantitate
Uneori, chiar dacă alegeți și utilizați indicatorii potriviți, nu puteți identifica și rezolva probleme prioritare de performanță. Foarte des, acest lucru se datorează faptului că există prea mulți indicatori-cheie – atât de mulți încât esența lucrurilor se pierde printre detalii.
O idee bună atunci când stabiliți indicatorii cheie de performanță a lanțului de aprovizionare este să folosiți principiul celor trei indicatori. Acesta presupune să selectați doar trei măsurători/indicatori pentru fiecare funcție sau element al lanțului de aprovizionare.”
O altă alternativă este limitarea întregului pachet de indicatori cheie de performanță la aproximativ zece poziții, ceea ce vă va proteja compania împotriva unei paralizii analitice. Odată ce toți angajații companiei s-au familiarizat cu întregul pachet, puteți adăuga și alți indicatori, la nevoie.
Regula de aur nr. 5: Folosește limbajul adecvat
Un alt aspect important este că, chiar dacă aveți un set simplu de indicatori cheie de performanță la nivel înalt, va trebui să le descompuneți în componente mai mici, astfel încât să poată fi înțeleși și la niveluri inferioare din organizația dvs.
Prezentarea în cascadă a indicatorilor cheie de performanță este necesară, deoarece cei cu un nivel ridicat de complexitate vor fi relevanți numai pentru persoanele interesate, care fac parte din cel mai înalt nivel al companiei. Aceștia nu vor fi însă foarte utili pentru managerii de nivel mediu, coordonatorii de echipe și echipele funcționale, mai ales dacă nu sunt inteligibili pentru aceștia.
Prin urmare, indicatorii cheie de performanță trebuie elaborați suficient de în detaliu pentru fiecare grup implicat în organizarea lanțului de aprovizionare. În plus, aceștia trebuie prezentați în limbajul corect pentru fiecare grup în parte, folosind instrumentul cel mai potrivit.
Regula de aur nr. 6: Alege metoda potrivită de prezentare
În plus față de aspectele enumerate la regula 5, este important să înțelegem că nu numai aspectul și caracterul inteligibil al indicatorilor de performanță sunt esențiale pentru angajați, ci și modul în care aceștia sunt prezentați.
De exemplu, rapoartele laborioase, tipărite sau trimise prin e-mail, cu privire la indicatorii cheie de performanță sunt dificil de înțeles chiar și pentru manageri, ca să nu mai amintim de echipele operaționale care își petrec cea mai mare parte a timpului livrând rezultate.”
Încercați să găsiți metode de prezentare care vă vor ajuta să vizualizați și să asimilați indicatorii cheie. Puteți încerca să utilizați ecrane digitale adaptate fiecărui tip de audiență, afișaje LED montate pe perete sau o metodă mai interactivă, cum ar fi instruiri scurte care permit membrilor echipei să pună întrebări și să facă sugestii cu privire la îmbunătățirea rezultatelor.
Regula de aur nr. 7: Cei mai importanți indicatori de performanță sunt rareori vizibili imediat
Vă rog să nu mă înțelegeți greșit; Indicatorii cheie de performanță vizibili imediat pot servi unor scopuri utile, de exemplu în cazul unor criterii de referință externe. De asemenea, acestea vă pot oferi, o imagine exactă a modului în care arată lanțul dvs. de aprovizionare în comparație cu concurența sau atunci când consultați specialiști din industrie. Aceștia pot reprezenta, de asemenea, o sursă excelentă de indicații care vă pot ajuta să începeți măsurarea indicatorilor de performanță specifici companiei dvs.
Cu toate acestea, când vine vorba de formularea indicatorilor cheie de performanță pe care îi veți folosi pentru a vă măsura performanța, alegerea unor indicatori dintre cei standard, specifici industriei, se poate dovedi a nu fi o idee prea bună. În cele din urmă, este foarte puțin probabil ca anumite părți ale lanțului dvs. de aprovizionare să funcționeze la fel ca cele specifice unei alte companii.
Desigur, unii indicatori „standard” se pot potrivi perfect, dar alții vor necesita ajustări minore pentru a reprezenta pe deplin performanța organizației dvs. De asemenea, este posibil să fie necesar să utilizați indicatori de performanță unici pentru a implementa activitățile necesare atingerii obiectivelor companiei dvs.
Regula de aur nr. 8: Stabilește responsabilul cu indicatorii de performanță
În regula de aur nr. 5 am menționat necesitatea adaptării indicatorilor cheie de performanță la anumite grupuri de părți interesate. Cu toate acestea, niciun grup nu poate avea acces la măsurătorile de performanță fără a avea un reprezentant.
O responsabilitate la nivel de grup nu este o opțiune practică, deoarece dacă există mai multe persoane responsabile pentru indicatorii cheie de performanță, nimeni nu va fi, de fapt, responsabil.”
Dacă indicatorii dvs. cheie de performanță trebuie să fie semnificanți și astfel eficienți, va trebui să desemnați o persoană responsabilă la fiecare nivel. Această persoană este indicat să fie cea mai bine pregătită persoană în vederea interpretării indicatorilor, luării de decizii bazate pe situațiile existente sau implementării acțiunilor necesare.
Cu toate acestea, există cazuri în care se recomandă să existe doi reprezentanți pentru indicatorii cheie de performanță, deoarece persoana responsabilă cu monitorizarea acestora poate fi diferită de persoana responsabilă cu colectarea datelor. Deși colectarea automată de date privind indicatorii cheie de performanță devine o practică tot mai frecventă, acest proces poate totuși necesită intervenția umană. Și aici este crucial să se stabilească cine va fi persoana responsabilă pentru această sarcină.
Regula de aur nr. 9: Indicatorii cheie de performanță nu trebuie să fie stabiliți pentru totdeauna
În gestionarea unui lanț de aprovizionare, schimbarea este singura constantă. Cu timpul, strategiile de afaceri și lanțurile de aprovizionare se vor schimba. Când acest lucru se va întâmpla, este posibil să fie nevoie de modificarea unor indicatori cheie de performanță.
Chiar și modificări aparent insignifiante în lanțul de aprovizionare și procesele de logistică pot afecta relevanța și acuratețea măsurătorilor, făcând necesară efectuarea de verificări din când în când. Aceste verificări sunt necesare în vederea asigurării că toți indicatorii cheie de performanță sunt încă aplicabili. Măsurătorile care, cu un an în urmă ar fi putut fi ideale pentru atingerea obiectivului, ar putea deveni din ce în ce mai puțin relevante, până în momentul în care ar fi complet neactuale.
Este recomandat să vă revizuiți modalitățile de măsurare a performanței cel puțin o dată pe an sau, dacă există modificări frecvente, chiar o dată la șase luni. Pe lângă aceste revizii regulate, ar trebui să aveți în vedere indicatorii imediat după un proiect sau eveniment semnificativ.
Rezumat
Nouă aspecte importante de reținut, care vor face cu adevărat diferența între indicatorii aleatorii și cei adevărați privind performanța unui lanț de aprovizionare. Pe scurt:
– Nu vă jucați cu numerele,
– Folosiți indicatori pentru servicii care reflectă modul în care clienții vă percep performanța,
– Nu încercați să faceți prea mult, cu prea mulți indicatori, prea curând,
– Asigurați-vă că indicatorii dvs. sunt potriviți pentru strategia și obiectivele lanțului de aprovizionare,
– Asigurați-vă că implementați indicatori ușor de înțeles la toate nivelurile organizațional din cadrul companiei dvs.,
– Prezentați indicatorii cheie de performanță într-un mod interactiv, care să angajeze toți participanții,
– Înainte de a utiliza indicatori standard, verificați dacă aceștia sunt potriviți pentru organizația dvs.,
– Desemnați reprezentanți responsabili de indicatorii cheie de performanță,
– Verificați datele disponibile în mod regulat, pentru a vă asigura că indicatorii reflectă în mod realist performanța companiei.
Dacă ați avut experiențe neobișnuite în elaborarea indicatorilor cheie de performanță privind lanțul de aprovizionare din cadrul companiei dvs. sau aveți sfaturi pe care doriți să le împărtășiți, nu ezitați să ne contactați. Lăsați un comentariu mai jos. Opinia dvs. este întotdeauna apreciată.
Foto: Waredock