Deutschland hat Nachholbedarf bei der Digitalisierung. Diese Erkenntnis ist spätestens seit ein paar Monaten für jeden sichtbar. Neben hochkomplexen und vollautomatisierten Prozessen stehen quer durch die Gesellschaft immer noch Abläufe, die höchstens dadurch digital sind, dass sie auf einem Computer durchgeführt werden. Dazu gehört häufig auch die Transportvergabe an Frachtführer.
Die eigene Flotte mit fünf Fahrzeugen managen, Mitarbeiterverträge verwalten und die Buchhaltung machen: Für die allermeisten Aufgaben in einem Transportunternehmen sind keine hochkomplexen IT-Lösungen erforderlich. Zudem sind viele Inhaber oft selbst noch mit dem Lkw unterwegs und führen die Geschäfte quasi nebenbei. Sie wissen genau, was sie im Tagesgeschäft zu tun haben. Dabei nehmen sie zwar ihre Aufträge zum Teil per E-Mail an, die Unterlagen für Abrechnung und Steuer führen sie dann aber wieder von Hand zusammen und nicht mit automatisierten Schnittstellen.
Medienbrüche in digitalen Abläufen
Ein Szenario, das überall in Deutschland noch gang und gäbe ist. Und doch wird dabei übersehen, dass Transporte heute Teil komplexer Lieferketten sind und sich in parallel vernetzte digitale Kommunikationsstrukturen integrieren müssen. Im Vergleich dazu wirkt die hemdsärmelige Geschäftsführung bei solchen kleinen Frachtführern geradezu aus der Zeit gefallen. Für Live-Status und Echtzeitkommunikation interessieren sie sich nicht und die Planung von Anschlusstransporten erledigen sie fast immer per Mobiltelefon. Das ist von ihrem Blickwinkel aus betrachtet durchaus rational. Denn bei aller Digitalisierungseuphorie rund um automatische Prozesse und Online-Netzwerke haben die Softwareanbieter die ausführenden Unternehmen oft schlichtweg vergessen. Schließlich gibt es kaum adäquate IT-Lösungen für ihre Aufgaben:
- Frachtverträge aushandeln
- Preise vereinbaren
- eine qualitativ hochwertige Ausführung der Transporte unterstützen
- Zustellung dokumentieren
- Leistungen abrechnen
Da mag es kaum verwundern, wenn Excel-Tabellen die komplexesten IT-Werkzeuge des Unternehmers sind. Und wo es bereits Teillösungen für die Transportaufgaben gibt, wurden sie fast immer für die ausführenden Speditionen oder die Fuhrparkmanager großer Flotten entwickelt, die ihre kaufmännischen Aufgaben ohne IT-Unterstützung kaum noch bewältigen konnten.
Frachtführer brauchen sinnvolle Softwareangebote
Wer die Digitalisierung der Transportketten also weiter vorantreiben will, sollte deshalb auch an ihrem Ende ansetzen – beim Transportunternehmer, der mit seinen Ressourcen die physische Aufgabe bewältigt. Erst wenn er Verträge digital aushandeln, verwalten und seine Leistungen abrechnen kann, wird die Logistikkette auch wirklich durchgängig digital verknüpft. Dazu gehört es, dass der Frachtführer die Kommunikation bei Preisverhandlungen in einer digitalen Akte archivieren kann und bindende Vereinbarungen ebenfalls digital vorliegen hat. Das erleichtern moderne IT-Plattformen wie Trans.eu, die einen angebotsbezogenen digitalen Messenger angeschlossen haben. Besonders komfortabel und transparent sind diese, wenn sie auch einen automatischen Übersetzer integriert haben. Denn der erleichtert es Verhandlungspartnern aus unterschiedlichen Ländern enorm, zu einem Abschluss zu gelangen.
Geschäfte digital abschließen und abrechnen
Transparent und effizient werden die Geschäftsbeziehungen, wenn die Plattform Statusdaten aus dem Prozess in Echtzeit annimmt und für alle Beteiligten bereitstellt. Dann haben die Spedition sowie ihre Empfänger die Möglichkeit, auf Prozessstörungen proaktiv zu reagieren. Und der Transportunternehmer kann mit dem digitalen Ablieferbeleg (POD) unmittelbar die Abrechnung einleiten – idealerweise auch unmittelbar über die Plattform anhand der vertraglich vereinbarten Konditionen. Erst dann entsteht ein durchgängig digitaler Gesamtprozess und der Frachtführer wird nicht mehr vergessen.
