Obwohl es scheint, dass wir die Hälfte dieser katastrophalen Situation hinter uns haben, ist das Ende des Jahres 2020 fast erreicht. Die Realität zeigt, dass die Zahlen in vielen Ländern, in denen sich unsere Lieferkette ausbreiten könnte, immer noch hoch sind. Deshalb müssen sich die Verantwortlichen im Beschaffungswesen und in den Lieferketten mehr denn je bewusst sein, um jedes unmittelbare Risiko zu vermeiden. Je komplexer Ihre Lieferkette ist, desto größer ist der Bedarf an einem tadellosen Verfolgungssystem.

Als die Notsituation ausbrach, waren 97% der Lieferketten betroffen. Seitdem scheint die globale Supply Chain stabil geworden zu sein, ist aber immer noch gefährdet, was sich auf Gesundheit, Wirtschaft und Bildung auswirkt. Die Industrien öffnen nach und nach ihre Betriebe und Dienstleistungen wieder. Aber unternehmen wir die geeigneten Schritte zur Überwindung der Krise?

Wie können wir unsere Lieferketten am besten schützen?

Menschen und Unternehmen auf der ganzen Welt unternehmen große Anstrengungen, um sich an die „neue Normalität” anzupassen. Es ist sicher, dass wir uns noch nicht vollständig erholt haben. Veränderungen werden schwer zu bewältigen sein, deshalb müssen wir auf jeden möglichen Umsatz achten. Die kommenden Monate werden entscheidend sein, um unsere Lieferketten zu stärken.

Jeder einzelne Bereich unseres Beschaffungs- und Supply Chain-Managements (SCM) hat seine eigenen Sorgen und Herausforderungen, und der Mobilitätsteil bildet da keine Ausnahme. Der Einkauf von Dienstleistungen, nicht von Waren, bereitet Schwierigkeiten, und die Unterstützung zahlreicher Länder erhöht die Komplexität erheblich.

Globale Mobilitäts- und Supply Chain-Manager ärgern sich oft über Lieferanten, die nicht die neuesten Datensicherheitsbedingungen erfüllen oder die Anti-Korruptionsbestimmungen ignorieren. Unterstützen Sie die Lieferanten, wenn diese Probleme auftreten. Wenn diese Unterstützung klug gehandhabt wird, sollte sie reibungslos funktionieren, was zu einem besseren Verständnis der Mitarbeiter führt, das für jede solide Lieferkette notwendig ist, ein hohes Serviceniveau gewährleistet und auch die Betreuung mobiler Mitarbeiter und Kunden erleichtert.

Bereiche der Governance und Compliance zur Förderung der SCM-Funktionen

Konsistenz – Alle Lieferanten sollten unabhängig von ihrer Größe oder Dienstleistungsangebot nach gleichen Prinzipien einstuft werden, da Risiken gleichermaßen vorhanden sind. Investieren Sie in jene Lieferanten, die enthusiastisch sind und einen erstklassigen Service bieten, die den Standard der Due Diligence erfüllen.

Verträge – Jeder Lieferant sollte über einen detaillierten Dienstleistungsvertrag verfügen, der Folgendes beinhaltet: a) erhebliche Dienstleistungskapazität; b) bedeutende Service Level Agreements (SLA); c) Rangordnung der Berichterstattung. Robuste Bestimmungen, die den Anforderungen des Unternehmens an die erbrachte Dienstleistung entsprechen.

Audits und Beurteilungen – Führen Sie Audits durch, die verschiedene Faktoren der Leistung eines Lieferanten überprüfen, einschließlich a) Lieferung einer Kopie der aktuellen Geschäftslizenz oder des Versicherungszertifikats des Lieferanten; b) Einhaltung der Anforderungen an Systemaktualisierungen des Unternehmens; c) Abschluss der neuesten Anti-Korruptions-Schulung.

Führen Sie auch Routinebewertungen durch. Im Rahmen dieser Bewertungen überprüfen die Teams der Lieferantenkette die Methoden der Dienstleistungserbringung durch die Lieferanten und die Fähigkeiten der lokalen Gruppen und bescheinigen, dass sie ihre Dienstleistungen erwartungsgemäß erbringen.

Unterstützung der Lieferanten – Ein wirksames SCM erfordert die Unterstützung der Lieferanten bei der Verwaltung der Vertragsbedingungen, z.B. durch das Vorschlagen von Vorlagen zur Verbesserung eines operativen Geschäftsfolgeplans.

Servicetraining – Lieferanten sind ebenfalls Teil der Marke Ihres Unternehmens und müssen geschult werden, um Dienstleistungen entsprechend den Markenvoraussetzungen Ihres Unternehmens zu erbringen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Lieferanten trotz ihres Standorts kontinuierlich Dienstleistungen erbringen. Eine videobasierte Online-Schulung bringt mehr Konsistenz und einen besseren Zugang zur Praxis.

Konsequentes Training – Es muss ein konsistentes Training angeboten werden, das den Prinzipien des Unternehmens, wie z.B. den Anti-Korruptions- und Anti-Bestechungsregeln, entspricht.  Eine geeignete Schulung gewährleistet echtes Verständnis und eine proaktive Risikomoderation für Unternehmen und mobile Mitarbeiter. Es reicht nicht aus, nur einen Compliance-Vertrag zu unterzeichnen.

Aktualisierungen der Gesetze – Zulieferer brauchen aktuelle Informationen über Gesetzesänderungen. Obwohl es in der Verantwortung des Lieferanten liegt, über alle Änderungen der Gesetze oder Vorschriften, die sein Unternehmen betreffen, gut informiert zu sein, sollten Supply Chain-Manager die gesamte Verantwortung übernehmen, indem sie die Lieferanten über jegliche Änderungen informieren und auf die Einhaltung der Vorschriften hinweisen.

Compliance-Inspektion – Die Bewertung der Compliance eines Lieferanten muss regelmäßig durchgeführt werden, um zu bestätigen, dass jeder Lieferant Ihre Geschäftsprinzipien befolgt. Man sollte regelmäßig aktualisierte Schulungen anbieten und gewährleisten, dass alle Ebenen der Lieferanten an der Bewertung teilnehmen, die auf die Überprüfung der Compliance und der Leistungsergebnisse der Lieferanten abzielt. Dies bietet den Lieferanten die Möglichkeit, das Serviceniveau wiederherzustellen, falls es abfällt.

Detaillierte Angebotsanfragen (Request for Proposals, RFPs) – Um Dienstleistungen in einem Markt wahrheitsgetreu messen zu können, sollte eine RFP einen E-Procurement-Bereich anfragen und die Antworten zertifizieren. a) Durchführung von Vor-Ort-Besuchen bei den Lieferanten und Teilnahme an der Umsiedlung von Mitarbeitern. b) Bewertung des Serviceniveaus; Durchführung einer Telefonkonferenz und Teilnahme an einer Hausbesichtigung mit dem Lieferanten. c) Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften.

RFP-Phasen – Festlegung eines geeigneten RFP-Zyklus für die Arten von Lieferanten in der Supply Chain, indem RFP-Fragen und Standortbesuche durchgeführt und Verträge ausgehandelt werden. Die Supply Chain-Abläufe werden dadurch besser verständlich, was die für die Durchführung einer RFP erforderlichen Ressourcen und die Anwendung anderer Taktiken als bei konventionellen RFPs betrifft.

Aufklärung von Kunden und Auftraggebern – Mitarbeiter sollten über die Risiken der Beschaffung von Lieferanten, die nicht gut bewertet wurden, informiert werden. Es ist von entscheidender Bedeutung, alle Anteilseigner über die Komplikationen bei der Lieferantenauswahl aufzuklären, da diese weit mehr beinhaltet als nur das Anbieten eines hervorragenden Serviceerlebnisses.

E-Mail-Sicherheit – Lieferanten, einschließlich externer Berater und Freiberufler, dürfen weder vertrauliche Informationen noch persönliche E-Mail-Konten (Google Mail oder Yahoo) benutzen oder persönliche Informationen zur Identifizierung, Sozialversicherungsnummern und Geburtsdatum weitergeben. Sie sollten nur in einer sicheren E-Mail offengelegt und immer verschlüsselt werden.

Empfehlungen:

– Die Bestimmung der Widerstandsfähigkeit Ihrer Supply Chain ist ein Muss während des gesamten Wiederherstellungsprozesses.

– Eine realistische Beurteilung der Lieferantenstärke ist immer eine Herausforderung; überprüfen und überwachen Sie sie regelmäßig.

– Verlieren Sie den Gesamtüberblick nicht; seien Sie sich des gesamten Marktes bewusst, da alles miteinander verbunden ist.

– Ein größeres Risikobewusstsein zu entwickeln, ist ein wesentlicher Schritt Im Erholungs- und Widerstandsfähigkeitsprozess.

– Supply Chain- und Beschaffungsleiter können je nach den Erfahrungen ihres Unternehmens unterschiedliche Maßnahmen ergreifen.

– Wenn sie sich immer noch in einer Krise befinden, gewähren Sie zusätzliche Ressourcen für das Risikomanagement.

– Vergrößern Sie während der Erholung die Risikofolgen bei der Entscheidungsfindung.

– Fördern Sie in der neuen Normalität die Risikowahrnehmung, indem Sie alle Anteilseigner quer durch das Unternehmen vereinen.

– Halten Sie wöchentliche Querschnittssitzungen ab, um zu erkennen und zu überlegen, was an der Risikofront geschieht.

– Engagieren Sie alle Abteilungen: Qualität, Technik, Planung, Betrieb, Finanzen, Forschung und Entwicklung, Vertrieb und mehr.

Fazit: Die Verantwortung, sicherzustellen, dass der Betrieb nicht zusammenbricht, liegt bei den Teams für Beschaffung und Lieferkette. Die Zertifizierung der Antworten kann vielschichtige Inkonsistenzen zwischen den aktuellen Servicelieferungen und den RFP-Antworten aufdecken. Die nächsten Monate sind entscheidend für den Aufbau von Supply Chain-Sicherheitsvorkehrungen gegen eine mögliche kommende Welle.

Sind Ihre Beschaffungsführungskräfte bereit, die Lieferkette Ihres Unternehmens zu stärken?

Foto: DHL Supply Chain

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