Transportautomatisierung dank TMS-Systemen. 5 Aspekte, die jeder Spediteur kennen sollte

Die Automatisierung von Prozessen in Transportunternehmen ermöglicht es, die Arbeitseffizienz zu steigern und den Zeitaufwand für die Erfüllung der Aufgaben von Frachtführern, Spediteuren und Disponenten zu optimieren. Dank der modernen Technologie von TMS-Programmen (Transportmanagementsystem), die für das Transportmanagement bestimmt sind, ist es möglich, Transportaufträge effektiv zu planen, auszuführen und abzurechnen.

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Transportautomatisierung dank TMS-Systemen. 5 Aspekte, die jeder Spediteur kennen sollte
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Das fortschrittliche TMS-System organisiert und vereinfacht die tägliche Arbeit, was letztendlich zu erheblichen Einsparungen führt. Worauf ist bei der Auswahl eines TMS-Anbieters zu achten? Wie passt man die digitale Lösung am besten an die Bedürfnisse des Unternehmens an?

Was ist TMS?

TMS ist eine Software für die TSL-Branche, die das Management des nationalen und internationalen Transports unterstützt. Die Implementierung des Systems ermöglicht es, sich wiederholende Aufgaben im Zusammenhang mit der Durchführung von Transporten zu automatisieren, vom Moment der Eingabe des Auftrags in das Programm bis zur automatischen Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung.

Alle Daten zu Fahrzeugen, Ladungen, Fahrern und Kunden sind in einem System zusammengetragen. Dadurch müssen keine separaten Excel-Dateien verwendet oder ein Stapel Dokumente von Hand ausgefüllt werden. Die erweiterte Funktionalität minimiert wiederum das Risiko von Fehlern durch Mitarbeiter.

Vorteile des TMS-Systems für Spediteure

Auf dem Markt gibt es eine große Auswahl an TMS-Systemen, die den Anwendern umfassende Lösungen für das Management des Güterverkehrs bieten. Die Software ist eine enorme Unterstützung für die Tätigkeit eines jeden Transportunternehmens, unabhängig von seiner Größe. Es verbessert die Arbeitsqualität und automatisiert sich wiederholende Aufgaben. Die wichtigsten Vorteile der Software sind:

–  Transportplanung

–  automatische Erstellung und Bearbeitung von Aufträgen

–  Analyse der Flottenkosten

–  automatische Rechnungserstellung

–  Kontrolle der Zahlungstermine

–  Fahrzeugüberwachung mit Hilfe von GPS-Systemen

–  Überwachung der Auftragsrealisierung

Erkennung von Problemen während der Realisierung von Aufträgen, wie z. B. Verspätung bei der Beladung.

Darüber hinaus sind die Systeme mit externen Apps integriert, die es Ihnen ermöglichen, den Status der Auftragsrealisierung und der Arbeit der Fahrer zu überwachen.

Auswahl eines TMS-Programms – 5 Aspekte, die es zu beachten gilt

Um den richtigen TMS-Anbieter auszuwählen, lohnt es sich, auf wichtige – wenn auch nicht auf den ersten Blick ersichtliche – Aspekte zu achten, die sich auf die Rentabilität der Investition auswirken. Nur so wird die Softwareauswahl an die Anforderungen und Entwicklung des Unternehmens angepasst.

Wenn Sie also nach einer Lösung suchen, die jahrelang dienen soll, achten Sie unbedingt auf die folgenden Punkte.

1. Desktop- oder cloudbasierte Anwendung

Auf dem Markt sind zwei Arten von TMS-Softwares erhältlich: Desktopanwendungen und  cloudbasierte Varianten. Im ersten Fall wird die Software lokal installiert und ist direkt auf dem Computer des Benutzers verfügbar. Zu den unbestrittenen Vorteilen dieser Lösung gehören:

– Kontrolle über Softwareaktualisierungen

– Kontrolle über die Häufigkeit von Backups

– Auswahl des Umfangs der zu sichernden Daten

– Modularer Aufbau

– die Möglichkeit, ein bestimmtes Modul oder Module auszuwählen, ohne das gesamte System kaufen zu müssen.

Erwähnenswert ist auch, dass der Benutzer im Desktop-System Zugriff auf Backup-Personendaten hat, er aber auch für deren Sicherheit verantwortlich ist.

Die zweite Option basiert wiederum auf dem Zugriff auf das System über eine Internetverbindung, d.h. alle Daten werden in der Cloud gespeichert. Online TMS-Systeme erfreuen sich immer größerer Beliebtheit und man kann mit Sicherheit sagen, dass das sich zum Standard unter den Softwareanbietern entwickelt.

Diese Variante erfordert keine Installation und bietet viele Vorteile, die sich in der Effizienz der täglichen Arbeit niederschlagen. Zu den wichtigsten gehören:

–  schnelle Softwareimplementierung

–  einfacher Zugriff für Benutzer unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden

–  kostenlose Datenaktualisierung in Echtzeit

–  großer Speicherplatz für die Sicherung von Daten

–  Verfügbarkeit fürComputer, Laptops und Mobilgeräte

Die Cloud-Software ist eine Lösung, die Skalierbarkeit und Datenverfügbarkeit rund um die Uhr ermöglicht. Perfekt für Transportunternehmen mit Niederlassungen im In- und Ausland und für die Arbeit im Home Office.

2. Mit kostenpflichtiger Lizenz oder als Abonnement

Die Anbieter von TMS-Softwares bieten den Erwerb ihres Produkts über eine kostenpflichtige Lizenz oder die Zahlung in einem Abonnementsystem an. Der unbestrittene Vorteil der ersten Lösung ist die einmalige Gebühr, mit der der Wert der Investition im Voraus abgeschätzt werden kann. An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass dies oft nicht die einzigen Kosten sind, die bezahlt werden müssen. Viele Anbieter verlangen u.a. Kosten für Installation, Mitarbeiterschulungen, Wartungen und zusätzliche, regelmäßige System-Upgrade-Gebühren.

Die zweite Lösung ist flexibler, da sie die Möglichkeit der Zahlung für einen bestimmten Zeitraum (z.B. Monat, Quartal, Jahr) bietet und ermöglicht, die Fähigkeiten des Systems zu testen. Wenn sich nach einiger Zeit herausstellt, dass das TMS die Erwartungen nicht erfüllt, kann darauf verzichtet werden, ohne einen großen Betrag zu verlieren. Die meisten Anbieter bieten auch eine kostenlose Testphase an, in der das System getestet werden kann. Bei der Einrichtung eines Kontos lohnt es sich darauf zu achten, was die Demoversion enthält, ob sie den vollen Funktionsumfang beinhaltet und auf welchen Daten sie basiert. Um genaue Informationen zu erhalten, nimmt man am besten Kontakt mit dem Verkäufer der Software auf.

Wichtig: Bei der Auswahl einer TMS-Software – unabhängig davon, ob es sich um eine kostenpflichtige Lizenz oder ein kostenpflichtiges Abonnement handelt – sollten die Bestimmungen des Anbieters gelesen werden. Diese sollten die Zahlungsregeln für den Zugang zu der Dienstleistung genau festlegen.

3. Online-TMS und Datensicherheit

Obwohl online TMS-Softwares immer beliebter werden und die Zahl der Nutzer immer weiter steigt, stellt sich die Frage: Sind die in der Cloud gespeicherten Daten ausreichend gesichert?

Das Thema der Sicherheit von Cloud-Lösungen lässt immer noch Zweifel aufkommen, obwohl Datenbanken meist extern geschützt und von erfahrenen Administratoren betreut werden. Daher muss zuerst herausgefunden werden, welche Sicherheitsstandards diese erfüllen. Der technische Support sollte Informationen über folgende Aspekte bereitstellen:

– Betreuung der Administratoren

– Sicherheitstools

– Beständigkeit gegen Ausfälle,

– Art und Häufigkeit der Backups

– Orte, an denen sich die Server befinden,

– Methode des Datenschutzes während der Speicherung, Übermittlung und Verarbeitung von Daten

– Sicherheitsstandards und Zertifikate. 

Ein wichtiger Faktor ist auch die Verwendung des verschlüsselten SSL-Protokolls durch den Anbieter, das die Vertraulichkeit und den Schutz der Daten vor unbefugtem Zugriff bei der Übertragung von Firmencomputern auf den TMS-Server gewährleistet.

4. Integration mit externen Systemen

Transportmanagementsoftwares schließen Arbeiten in anderen Systemen nicht aus. Ein gutes TMS sollte eine breite Integration ermöglichen, dank der innerhalb eines Tools die Arbeit des gesamten Unternehmens automatisiert werden kann. Dies gilt insbesondere für die Integration mit Anbietern fortgeschrittener GPS-Telematik, die neben der Überwachung der Flotte auf der Straße auch den sofortigen Versand von transportbezogenen Dokumenten zwischen dem Terminal des Fahrers und dem TMS-System ermöglicht.

Die Integration bewährt sich auch perfekt im Fall von Buchhaltungsprogrammen, da sie die Erstellung von Rechnungen und Zahlungen nach Abschluss des Auftrags automatisch ermöglicht. Die Möglichkeit der Integration des TMS mit separaten Systemen wird sich in Transportunternehmen jeder Größe als nützlich erweisen, da es die tägliche Ausführung von Aufgaben automatisiert und das zeitraubende Ausfüllen einer Vielzahl von Dokumenten und Dateien erspart. Dies wirkt sich wiederum positiv auf den schnellen Informationsfluss zwischen Spediteuren, Fahrern und Kunden aus. Daher lohnt es sich herauszufinden, ob der Hersteller eine solche Option anbietet.

5. TMS und die Implementierung dedizierter Funktionen

Die TSL-Branche zeichnet sich durch eine hohe Dynamik aus. Daher sollte eine TMS-Software an zahlreiche Veränderungen anpassbar sein. Ein sehr wichtiger Aspekt ist die Möglichkeit, das System um zusätzliche Funktionalitäten in Bezug auf die sich ändernden Anforderungen des Unternehmens zu erweitern. Die meisten TMS-Anbieter bieten je nach Bedarf des Unternehmens flexible Lösungen in Form einer Basis- und einer erweiterten Version an. Hat der Kunde einen kleinen Fuhrpark und führt Transportaufträge in kleinerem Umfang durch, muss er die erweiterte Funktionalität nicht nutzen und damit nicht zu viel bezahlen. Bei Bedarf kann er ein höheres Paket mit umfangreichen Tools wählen.

Im Fall von Unternehmen, die Gütertransporte in großem Umfang – national und international – durchführen, wird neben der Wahl eines erweiterten Pakets am häufigsten die Option dedizierter Funktionen benötigt. Daher ist es wichtig, dass der TMS-Anbieter die Implementierung individueller Lösungen zusammen mit ihrer Analyse sicherstellt und über ein Team von professionellen Programmierern verfügt.

Wichtig: Die Anpassung des TMS-Systems an die Anforderungen des Unternehmens ist in der Regel eine kostenpflichtige Zusatzoption. Daher ist es bei der Betrachtung des Angebots eines Anbieters wichtig zu wissen, welche Kosten eine solche Zusatzoption verursacht und wie viel Zeit für die Umsetzung eingeplant werden muss.

Lohnt sich die Nutzung eines TMS-Systems? 

Die moderne Technologie der TMS-Software unterstützt das Transportmanagement und ist ein unverzichtbares Arbeitsinstrument für große Unternehmen, die Frachttransporte im großen Maßstab durchführen. Sie integriert alle Aktivitäten innerhalb des Unternehmens, von der Auftragsannahme über die Kommunikation mit dem Fahrer und die Transportüberwachung bis hin zur Abrechnung und Berichterstattung. Ein erheblicher Teil der Logistikprozesse wird automatisiert, was wiederum zu einer Optimierung der Arbeitszeit führt.

Die von TMS-Anbietern angebotenen Basisfunktionen werden sich sicherlich auch in mittelständischen Transport- und Speditionsunternehmen bewähren, für die die Automatisierung der Aufgaben im Zusammenhang mit Transportaufträgen den Arbeitskomfort erheblich verbessern und erhöhen wird. Bei kleinen Unternehmen hingegen, die über einige Fahrzeuge verfügen und Transporte in geringerem Umfang durchführen, ist ein TMS-System kein obligatorisches Arbeitsmittel. Es ist jedoch erwähnenswert, dass die Implementierung einer solchen Software zu Beginn einer Betriebstätigkeit viel einfacher ist, da sich das System an die Entwicklung des Unternehmens anpasst und seine Bedürfnisse vollständig erfüllen kann.

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