Jedes Unternehmen, das seine Geschäftsaktivitäten realisiert, erstellt eine Reihe von Dokumenten. Die Unannehmlichkeiten hinsichtlich ihrer Aufbewahrung, der Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe und -verarbeitung und das damit verbundene Fehlerrisiko machen es sinnvoll, die Kommunikation mit Partnern mittels Electronic Data Interchange (EDI) einzusetzen. EDI ist eine dieser Technologien im Bereich der Digitalisierung, ohne die ein effizientes Funktionieren im Transport und Logistik wahrscheinlich bald nicht möglich sein werden kann.
Die Digitalisierung hat die Logistikbranche und den Transport beherrscht. Geschäftskontakte von Unternehmen basieren auf einem ständigen Informationsaustausch. Obwohl die Neuorganisation von Geschäftsabläufen, einschließlich IT-Lösungen, nicht immer einfach ist, ist es bekannt, dass gerade das Tempo der Technologieumsetzung in der Versorgungskette darüber entscheiden wird, welche Unternehmen wachsen werden und welche nicht.
EDI kann die Position des Unternehmens gegenüber Geschäftspartnern deutlich verbessern und die Kosten für die Korrespondenz erheblich reduzieren. – Vor einiger Zeit wurde das EDI-System in digitalen Versorgungsketten eingeführt. Diese Intercomputing-Informationsaustauschnetzwerke verwenden standardisierte elektronische Formate, um den Umfang der Büroarbeit zu reduzieren, während Bestellungen, Rechnungen und andere Dokumente von Geschäftspartnern erstellt, gesendet oder unterzeichnet werden. Der nächste Schritt sollte die Analyse von elektronischen Transaktionen sein, die mit neuen Methoden der Datengewinnung und der Big Data aufbewahrt werden können. Solche Analysen können bei Geschäftsentscheidungen, bei der Verwaltung von Versorgungsketten und der Kooperation mit anderen Unternehmen sehr hilfreich sein – sagt Artur Jidkov, Leiter der Abteilung für Geschäftsanwendungen bei AsstrA-Associated Traffic.
EDI ist nichts anderes als die elektronische Übertragung von strukturierten kommerziellen Daten und anderen Dokumenten von einem Computeranwendungsprogramm oder einer Datenbank einer Organisation zu einem Benutzerprogramm oder einer Datenbank einer anderen Organisation.
Es basiert auf den Prinzipien der elektronischen Post, unabhängig von den Eigenschaften der verwendeten Hard- und Software. Das Versenden der markierten Objekte erfolgt in diesem Fall in der Form, die durch den allgemein akzeptierten Standard vorgegeben wird (identisch für Unternehmen aller Branchen, in allen Ländern).
Die Grundelemente des EDI sind: elektronische Rechnung, Kontrolle des Umlaufs der Buchhaltungsdokumente, Verwaltung der Versorgungsnetze, das Internetportal. Unter den Methoden ist beispielsweise eine elektronische Signatur wichtig. EDI gewinnt an Beliebtheit wegen bedeutender Vorteile, darunter: sehr kurze Datenaustauschzeit, Beseitigung von Fehler in der manuellen Dateneingabe, Beseitigung von Verzögerungen in der Datenverarbeitung innerhalb der Zielorganisation, Automatisierung des Bestellungs- und Rechnungsstellungsprozesses. Die Folge ist eine Reduzierung der Kosten (von Büro- und Geschäftsabläufen), aber auch eine bessere Kontrolle der ausgetauschten Dokumente und der sie begleitenden Prozesse.
Möglichkeiten zu haben, ist eine Sache, damit aber der Austausch korrekt erfolgen kann, wird vor allem der Wille benötigt. Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit das in einem Logistikunternehmen neu implementierte EDI-System problemlos mit bestehenden IT-Anwendungen zusammenarbeiten kann?
Jarosław Olszewski, Systemarchitekt bei Sente Systemy Informatyczne betont, dass der elektronische Dokumentenaustausch heute kein Standard mehr ist, sondern eine Voraussetzung für die Service-Systeme von Logistikunternehmen.
Der Datenaustausch zwischen den Systemen der ERP-Klasse und den Systemen der Logistikunternehmen basiert auf Micro-Services. Dank dieser Lösungen geht die Last, Briefe zu schreiben, Etiketten und Dokumente für den Kurier vorzubereiten, vollständig an das ERP-System. Solche Lösungen ermöglichen es, eine der wertvollsten Ressourcen im Unternehmen freizusetzen, nämlich Logistikmitarbeiter, die sich auf anderen Aufgaben konzentrieren können – sagt J. Olszewski.
Die Verwendung von EDI erfordert die Vorbereitung der entsprechenden Computer-Software durch die Kooperationspartner, dank der eine Zusammenarbeit mit den administrativen Anwendungen, die im Unternehmen verwendet werden, möglich ist (z.B. Tabellenkalkulation oder Systeme zur Handhabung des Produktionsprozesses, der Lieferungen). Es geht um die Möglichkeit der Umwandlung von gesendeten und empfangenen Daten, die einerseits die Übersetzung der verfügbaren Nachrichten in ein Standard-EDI-Format und andererseits die Anpassung der empfangenen Nachrichten an die Bedürfnisse der verwendeten Anwendungssoftware beinhaltet : die Verwaltung von Kommunikationsverbindungen und vom Dokumentenverkehr, dessen Umfang von der Art der Software abhängt und beispielsweise die Archivierung von Dokumenten, die Datenkomprimierung, das Zusammenführen und das Trennen von Nachrichten umfasst …
EDI macht die manuelle Verarbeitung von Daten beim Bearbeiten von Bestellungen und später bei der Rechnungsstellung oder beim Versand von Waren überflüssig. Schätzungen zufolge können die Kosten für die Bedienung einzelner Transaktionen um mehr als 90 Prozent sinken. Die Kosten für die Vorratshaltung sinken ebenfalls. Der klare Vorteil besteht darin, dass die Notwendigkeit wiederholter Dateneingabe minimalisiert wird, was Zeit spart und Fehler ausschlieβt. Bei einer entsprechenden Konfiguration von EDI-Systemen kann der Prozess von der Bestellung bis zum Erhalt einer Rechnung nur wenige Sekunden dauern, was eine direkte Reaktion auf die Marktanforderungen ermöglicht.
Es gibt Vor- und Nachteile. Eine der wichtigsten Bedrohungen ist die Sicherheit der übertragenen Daten, da gesendete, vertrauliche Informationen in falsche Hände geraten können. Die Nutzer weisen auch auf die anfänglichen Kosten hin, nämlich auf den Bedarf gröβerer Investition in der ersten Implementierungsphase.