Przedsiębiorcy coraz częściej inwestują w nowe technologie wspomagające zarządzanie biznesem. Jak wynika z danych GUS, przez ostatnie lata wskaźniki cyfryzacji polskich przedsiębiorstw znacznie wzrosły. Systemy ERP (ang: enterprise resource planning), w magazynowaniu i dystrybucji stają się bardzo popularne.
W 2010 roku z rozwiązań typu ERP korzystało niecałe 58 proc. dużych firm, w 2015 r wskaźnik ten wzrósł do 84 proc. Statystyki potwierdzają też, że wdrożenie systemu wspomagającego funkcjonowanie firmy nie zawsze wiąże się z sukcesem. Według badania przeprowadzonego przez Software Advice (Gartner), aż 54 proc. firm chce wymienić swój system ERP na inny. Dlaczego? Powodów jest wiele, ale wszystkie sprowadzają się do jednego zasadniczego – braku widocznych korzyści z wdrożenia. Aby nie popełnić tego błędu, każdy przedsiębiorca przed podjęciem decyzji o wyborze konkretnego rozwiązania powinien próbować odpowiedzieć na kluczowe pytanie: jaki system ERP przyniesie realny zysk dla mojej organizacji?
W handlu, dystrybucji, czy szeroko pojmowanej logistyce szczególnie ważna jest szybka i sprawna obsługa klienta. Jeżeli takie procesy jak: sprawdzanie ceny, sprawdzanie dostępności towaru, dostarczanie towaru na miejsce przebiegają szybko i bezproblemowo to firma zyskuje stałych kontrahentów i realizuje więcej transakcji, dzięki czemu zwiększa swoją zyskowność.
Niezbędnym narzędziem usprawniającym wymienione procesy jest oprogramowanie ERP. System tego typu powinien być skoordynowany z magazynami oraz innymi obiektami logistycznymi firmy (np. terminalami). Dzięki temu pracownik na prośbę klienta może bez problemu odszukać dany produkt w systemie ERP i sprawdzić jego cenę, dostępność czy czas dostawy. Nie wolno zapominać, że wizytówką firmy są jej przedstawiciele handlowi, których należy wyposażyć w nowoczesne narzędzia do pracy(tablety, smartfony), dzięki którym będą szybko i sprawnie przedstawiać oferty, promocje oraz zbierać zamówienia. W realizacji tych zadań sprawdzi się, skoordynowana z ERP, mobilna aplikacja SFA (Sales Force Automation).
Wyzwaniem dla wielu firm handlowo-dystrybucyjnych jest obsługa magazynów wysokiego składowania, a głównie optymalizacja powierzchni. To ona decyduje o kosztach eksploatacyjnych magazynu.
W optymalizowaniu powierzchni magazynowych również pomaga oprogramowanie ERP. Nowoczesne systemy są skoordynowane z mobilnymi aplikacjami magazynowymi, do których pracownicy na bieżąco wprowadzają aktualne informacje o ilości poszczególnych towarów i ich lokalizacji na półkach. Na tej podstawie tworzone są historyczne stany magazynowe, dzięki którym możliwe jest wykonanie szczegółowej analizy sprzedaży oraz regularne uzupełnianie stanów minimalnych. Analiza pomaga wykryć błędy w funkcjonowaniu magazynu i wprowadzić zmiany zwiększające efektywność.
Sprawny obieg dokumentów pomiędzy firmą handlowo – dystrybucyjną, a jej kontrahentami przyspiesza procesy płatnicze i pozytywnie wpływa na zyskowność przedsiębiorstwa. Najszybsza wymiana dokumentów odbywa się drogą elektroniczną. I w tym przypadku, narzędziem ułatwiającym i przyspieszającym obieg zamówień i faktur jest tzw. platforma EDI (Electronic Data Interchange).
Celem EDI jest wyeliminowanie wielokrotnego wprowadzania danych np. na wielostronicowych fakturach. Platforma ma wbudowane formuły i indeksy, dzięki którym wygenerowanie i wysłanie odpowiedniego dokumentu zajmuje dosłownie kilka minut. To znaczne ułatwienie dla firm wystawiających faktury.
Przedsiębiorcy prowadzący działalność handlowo- dystrybucyjną powinni wybrać oprogramowanie ERP, które jest kompatybilne z platformą EDI. W ten sposób usprawnią wymianę dokumentów ze swoimi kontrahentami i zwiększą zyskowność firmy. Dzięki tej koordynacji można automatycznie tworzyć dokumenty przyjęć magazynowych, zamówienie/faktury sprzedaży oraz zakupu” – mówi Tomasz Dobrzański (Unit4 Polska).
Oprogramowanie ERP powinno również zapewnić sprawną obsługę rozrachunków i faktoringu od sprzedaży oraz zakupu. Firmy handlowo-dystrybucyjne korzystające z usług faktora muszą na bieżąco dostarczać mu specyfikacje dotyczące sprzedaży w danym tygodniu. Odpowiednio dobrany system ERP przyspiesza ten proces dzięki gotowym formułom umożliwiającym szybkie wygenerowanie raportu sprzedaży w formie elektronicznej i wysłanie tej informacji bezpośrednio do faktora.
Wysokiej klasy oprogramowanie ERP posiada także funkcję prognozowania cashflow (przepływu pieniądza) w firmie. Taka analiza przydaje się do utrzymania płynności finansowej ponieważ pokazuje stosunek faktur sprzedaży do faktur zakupu, dzięki czemu przedsiębiorca może kontrolować wydatki oraz limity kredytowe swoich kontrahentów. Jeżeli któryś z nabywców jest już zbyt zadłużony system ERP informuje o tym, dzięki czemu firma może wstrzymać sprzedaż do momentu aż dłużnik nie ureguluje zaległych faktur. Niektóre systemy ERP mają bardzo rozbudowaną kontrolę limitów kredytowych.
Wielofirmowa kontrola limitów kredytowych oznacza, że jeżeli nabywca przekroczył limit, a jego firma jest częścią jednej grupy kapitałowej to wszystkie spółki należące do tej firmy mogą być objęte tym limitem.” – podkreśla T. Dobrzański.