Siekiant padėti apsaugoti tiekimo grandinės organizaciją nuo analitinio paralyžiaus, manipuliavimo duomenimis ar komunikacijos įgūdžių stokos, nusprendžiau pasidalinti devyniais svarbiais patarimais. Jie leis atlikti lyginamąją įmonės analizę ir stebėti jos veiklą naudojant pagrindinius veiklos rodiklius (KPI – Key Performance Indicators).
Auksinė taisyklė Nr. 1: Pagrindiniams veiklos rodikliams reikalinga patikima strategija
Aš jau daug rašiau apie bendrą verslo planą atitinkančios tiekimo grandinės strategijos svarbą ir kodėl blogai pritaikytos strategijos yra klaida. Neaiški ar nepritaikyta tiekimo grandinės strategija labai trukdo kurti pagrindinius veiklos rodiklius.
„Tiekimo grandinės strategija turėtų sudaryti pagrindą pagrindiniams veiklos rodikliams suformuluoti, tačiau, kad tai būtų įmanoma, strategija turi būti aiški, suprantama ir pritaikyta verslo planui.“
Užtikrinus šias sąlygas, turėtumėte sugebėti (bendrai) nustatyti matavimo sritis, kurios padės Jūsų organizaciją siekti užsibrėžtų tikslų.
Auksinė taisyklė Nr. 2: nesikiškite ir nemanipuliuokite
Jei norite gauti realius pagrindinius savo tiekimo grandinės veiklos rodiklius, turėsite susitaikyti su faktiniais skaičiais. Yra daug valdymo komandų, kurios sukuria arba naudoja spragas, kad gautų geresnius pagrindinių veiklos rodiklių rezultatus. Tai kvaila, nepadeda nei vadovams, nei įmonei.
„Puikus tokio tipo manipuliavimo (o tai yra reikšmingas manipuliavimas) pavyzdys yra situacija, kai atsiranda efektyvumo problemų, dėl kurių vėluoja siuntos.“
Vietoj sutelkti dėmesį į esamų problemų sprendimą, valdymo komanda pradeda susisiekti su klientais ir klausti, ar jie sutiks su vėlesne pristatymo data ar valanda. Jei klientai sutinka, valdymo komanda išsiunčia siuntas ir registruoja jas kaip pristatytas laiku.
Žinoma, esant tokiai situacijai, turėtumėte susisiekti su klientu, tačiau kai siuntėjas, o ne klientas inicijuoja pristatymo grafiko pakeitimą, nėra galimybės to užregistruoti kaip „pristatymo laiku“. Per vėlu, tai per vėlu, net jei tai daroma gavus kliento sutikimą.
Auksinė taisyklė Nr. 3: stebėkite iš išorės, žiūrint į vidų
Galite sukurti paslaugų rodiklių sąrašą ir vadinti juos pagrindiniais veiklos rodikliais, tačiau tai dar nereiškia, kad jie faktiškai yra veiklos rodikliais. Kad pagrindiniai paslaugų efektyvumo rodikliai būtų naudingi, jie turėtų atspindėti tai, kaip klientai suvokia veiklos rezultatus.
Pavyzdžiui, jei siūlote trijų valandų pristatymo laiko tarpsnį, galima pamanyti, kad teikiate puikų aptarnavimą, net jei didžioji dalis jūsų pristatytų prekių ateina 15 minučių prieš šio tarpsnio pabaigą.
„Užduokite sau klausimą: Ar manote, kad jūsų klientams patinka žiūrėti į laikrodį ilgiau nei dvi su puse valandos, mastant, ar pasirodys jų siunta?“
Reikšmingesniu veiklos rodikliu būtų pristatymų skaičių per pirmąją laiko tarpsnio valandą išmatavimas.
Auksinė taisyklė Nr. 4: rinkitės kokybę, o ne kiekybę
Kartais, net jei pasirenkate ir naudojate tinkamus rodiklius, vis tiek negalite nustatyti ir išspręsti prioritetinių efektyvumo problemų. Labai dažnai taip yra dėl to, kad yra per daug pagrindinių rodiklių – tiek daug, kad detalės užgožia svarbią esmę.
„Nustatant pagrindinius tiekimo grandinės veiklos rodiklius, gerai yra taikyti trijų rodiklių principą. Tai reiškia, kad kiekvienoje tiekimo grandinės funkcijoje ar elemente reikia pasirinkti tik tris matavimus/rodiklius.“
Kita alternatyva yra apriboti visą pagrindinių veiklos rodiklių paketą iki maždaug dešimties pozicijų, tai padės apsaugoti jūsų įmonę nuo analitinio paralyžiaus. Kai visi įmonės darbuotojai susipažins su visu paketu, visada galėsite pridėti daugiau, jei tai prasminga.
Auksinė taisyklė Nr. 5: vartokite tinkamą kalbą
Kitas dalykas yra tai, kad net jei jūs turite vieną, ir tikiuosi, paprastą aukšto lygio pagrindinių veiklos rodiklių rinkinį, turėsite juos suskaidyti į mažesnius komponentus, kad juos būtų galima suprasti ir žemesnėse jūsų organizacijos lygiuose.
„Kaskadinis“ pagrindinių veiklos rodiklių išdėstymas yra būtinas, nes aukšto lygio sudėtingumo rodikliai bus svarbūs tik aukščiausio lygio įmonės suinteresuotiesiems. Jie nebus labai naudingi vidutinio lygio vadovams, viršininkams ir funkcinėms komandoms, ypač jei jie jų nesupras.
Todėl kiekvienai tiekimo grandinės organizavime dalyvaujančiai grupei turėtų būti sukurti pakankamą informacijos lygį turintys pagrindiniai veiklos rodikliai. Be to, turėtumėte juos pateikti kiekvienai iš šios grupės tinkama kalba, naudodamiesi tinkamiausiu įrankiu.
Auksinė taisyklė Nr. 6: pasirinkite tinkamą pristatymo būdą
Be taisyklėje Nr. 5 išvardytų punktų, svarbu suprasti, kad kiekvienam organizacijos nariui svarbu ne tik pagrindinių veiklos rodiklių išvaizda ir skaidrumas, bet ir tai, kaip pristatomi skaičiai.
„Pavyzdžiui, ilgos atspausdintos ar el. paštu atsiųstos ataskaitos apie pagrindinius veiklos rodiklius yra pakankamai sunkios net vadovams, tuo labiau operatyvinėms grupėms, kurios didžiąją laiko dalį praleidžia teikiant rezultatus.“
Pabandykite rasti pristatymo metodus, kurie palengvins pagrindinių rodiklių vizualizaciją ir įsisavinimą. Galite pabandyti naudoti kiekvienam gavėjui pritaikytus skaitmeninius ekranus, sieninius LED ekranus arba interaktyvesnį metodą, pavyzdžiui, trumpas instrukcijas, kurios leidžia komandos nariams užduoti klausimus ir pateikti pasiūlymus, kaip pagerinti rezultatus.
Auksinė taisyklė Nr. 7: reikšmingiausi veiklos rodikliai retai būna prieinami iš karto
Prašau nesupraskite manęs neteisingai; pagrindiniai veiklos rezultatų rodikliai, kuriuos galima nedelsiant gauti, gali būti naudingi, pavyzdžiui, išorinių lyginamųjų testų atveju. Jie taip pat gali suteikti tikslų vaizdą, kaip atrodo jūsų tiekimo grandinė, palyginus su konkurentais, arba konsultuojantis su savo pramonės specialistais. Jie taip pat gali būti puikus patarimų šaltinis, padedantis pradėti matuoti įmonės veiklos rodiklius.
Tačiau, kai reikia suformuluoti pagrindinius veiklos rodiklius, kuriuos naudosite savo verslui išmatuoti, gali būti neprotinga eiti mažiausio pasipriešinimo linija ir pasirinkti iš daugybės standartinių sektoriaus matavimų. Galiausiai vargu ar jūsų tiekimo grandinės elementai veiks taip pat, kaip kitoje įmonėje.
Be abejo, kai kurie „standartiniai“ pagrindiniai rodikliai gali puikiai tikti, tačiau kiti, kad visiškai atspindėtų jūsų organizacijos veiklą, reikalaus nedidelių pakeitimų. Siekiant įgyvendinti veiklą, kuri padės pasiekti įmonės tikslus, taip pat gali prireikti naudoti unikalius veiklos rodiklius.
Auksinė taisyklė Nr. 8: veiklos rodikliai turi savininką
Taisyklėje Nr. 5 minėjau poreikį pritaikyti pagrindinius veiklos rodiklius konkrečioms suinteresuotoms grupėms. Tačiau tikėtina, kad nė viena grupė neturės galimybė naudotis efektyvumo matavimais be savininko.
„Grupė nuosavybė nėra praktiškas pasirinkimas, nes jei turite daugiau nei vieną už pagrindinius veiklos rodiklius atsakingą asmenį, iš tikrųjų niekas nėra atsakingas.“
Jei norite, kad jūsų pagrindiniai veiklos rodikliai būtų reikšmingi ir tuo pačiu veiksmingi, kiekviename lygmenyje turite paskirti atsakomybę vienam asmeniui, kuris yra geriausiai pasirengęs juos aiškinti, priimti sprendimus remdamasis tuo, kas jau egzistuoja, arba imtis tobulinimui būtinų veiksmų.
Tačiau yra atvejų, kai protinga, kur prasminga, kad veiklos rodikliai turi du savininkus, nes juos stebėti paskirtu asmeniu gali būti asmuo, kuris nėra atsakingas už duomenų rinkimą. Nors automatinis pagrindinių veikimo rodiklių duomenų fiksavimas tampa vis dažnesnis, vis tiek gali prireikti žmogaus įsikišimo. Taip pat čia labai svarbu nustatyti, kam bus užduoties savininku.
Auksinė taisyklė Nr. 9: pagrindiniai veiklos rodikliai neturi būti amžinai reikšmingi
Tiekimo grandinės valdyme pokyčiai yra vienintelis pastovus dalykas. Laikui bėgant verslo ir tiekimo grandinės strategijos pasikeis. Kai tai atsitiks, gali tekti pakeisti kai kuriuos pagrindinius veiklos rodiklius.
Netgi iš pažiūros subtilūs jūsų tiekimo grandinės r logistikos procesų pakeitimai gali turėti įtakos matavimų tikslumui, todėl karts nuo karto reikia atlikti apžvalgas. Tam, kad įsitikintumėte, kad visi pagrindiniai veiklos rodikliai vis dar yra naudingi. Metrika, kuri prieš metus galėjo būti idealiai tinkamas tikslui pasiekti, dabar galėjo sumažinti savo vertę tiek, kad dabar yra visiškai pasenus.
Geriausiu atveju turėtumėte grįžti prie savo matavimų bent kartą per metus arba, jei jūsų operacija dažnai keičiasi, galbūt net kas šešis mėnesius. Be šių reguliarių apžvalgų, jūs taip pat turėtumėte peržvelgti savo rodiklius iškart po kiekvieno svarbaus projekto ar įvykio.
Apibendrinimas
Tai yra… devyni svarbūs dalykai, kuriuos reikia atsiminti ir kurie tikrai atskirtų tariamus veiklos rodiklius nuo tikrų tiekimo grandinės veiklos rodiklių. Trumpai apibendrinant:
– Negalima žaisti skaičių pritaikymu
– Naudokite paslaugų rodiklius, kurie atspindi, kaip klientai suvokia jūsų efektyvumą
– Nebandykite daryti per daug su per daug rodiklių, per anksti
– Įsitikinkite, kad jūsų rodikliai palaiko jūsų tiekimo grandinės strategiją ir tikslus
– Įsitikinkite, kad visuose organizacijos lygiuose įdiegėte lengvai suprantamą metriką
– Užtikrinkite, kad pagrindiniai veiklos rodikliai būtų pateikti taip, kad jie įtrauktų visus
– Prieš naudodamiesi paruoštais indikatoriais, patikrinkite, ar jie tinkami
– Paskirkite žmones kaip pagrindinių veiklos rodiklių savininkus
– Reguliariai tikrinkite duomenis, kad įsitikintumėte, ar jie vis dar gerai atspindi veiklą
Jei turėjote neįprastos patirties kurdami pagrindinius savo tiekimo grandinės organizacijos veiklos rodiklius ar turite patarimų, kuriais norėtumėte pasidalinti, nesidrovėkite pasisakyti. Nesivaržykite palikti komentarą žemiau. Jūsų atsiliepimai visada vertinami.
Robas O’Byrne’as (Rob O’Byrne) – konsultantas, treneris ir autorius, turintis daugiau nei 40 metų patirtį tiekimo grandinės valdyme. Yra „Logistics Bureau“ tinklaraščio kūrimo ekspertas.
Pixabay/mohamed_hassan nuotr.