Žinote naujieną? Papasakokite mums apie tai!

Perfrazuojant Peterio F. Druckerio žodžius, nėra nieko labiau neefektyvaus nei tikslus matavimas to, kas išvis neturėtų būti matuojama. Jeigu kalbame apie pagrindinius efektyvumo rodiklius, pirmiausia turime pasirūpinti tuo, kad jie iš tikrųjų būtų pagrindiniai lygmenyje, kuriame jie yra nustatomi.

Organizacijos lūkesčiai dėl rodiklių

Kiekviename valdymo lygmenyje stebimi kiti rodikliai. Įmonėse, kuriose yra sandėlis (kaip pagrindinis blokas), nustatyti, matuojami ir sandėlyje įvertinami rodikliai yra pagrindas analizuoti aukštesniame organizacijos lygmenyje stebimus rodiklius. Pavyzdinė lūkesčių, dėl rodiklių, stebimų skirtingais valdymo lygmenimis, struktūra:

Strateginis lygis (valdyba, direktoriai, aukščiausioji vadovybė) – kur kyla išlaidos, kokia jų struktūra? Ar yra įgyvendinami strateginiai tikslai?

Taktinis lygis (departamentų/padalinių vadovai, vidurinės grandies vadovybė) – ar įmonė įgyvendina taktinius tikslus? Kaip galima pagerinti/patobulinti procesus?

Operatyvinis lygis (vadovai, pirmosios linijos vadovybė) – kas? Kas? Kaip? Kada? Kur? Individualių užduočių stebėjimas ir koregavimas procesuose.

Straipsnis prieinamas tik prisijungusiems naudotojams

Kad už įmonės rezultatus atsakingi vadovai galėtų įvertinti strateginių tikslų įgyvendinimo lygį ir jų išlaidas, jie turi turėti naujausius ir patikimus duomenis, surinktus ir įvertintus nuo operatyvinio lygio.

Pirmųjų rodiklių kūrimas operatyviniu lygmeniu

Priklausomai nuo „įėjimo“ į sandėlį momento, mes naudojame dviejų tipų požiūrį į KPI nustatymo procesą sandėlyje:

  1. Dalyvaujame sandėlio projektavimo procese, todėl galime palaipsniui kurti PI, kurį norime matuoti, pasirinkimą. Tada mes nustatome, kurie iš jų turėtų būti mūsų KPI. Konsultuojame savo pasirinkimą su tiesioginiu vadovu ir kai sandėlis pradeda veikti, stebime matavimo efektyvumą ir mūsų matuoklių naudojimo būdus. Jei būtina, ištaisome formules arba įvedame pakeitimus.
  2. Gauname paaukštinimą į sandėlio vadovo poziciją arba ateiname į bendrovę iš kitos įmonės. Pradedame nuo rinkimo ir analizavimo organizacijoje veikiančių matavimo rodiklių pagrįstumą ir efektyvumą. Atliekame pokalbį su pagrindiniais darbuotojais ir tikriname koreliaciją tarp rodiklių ir darbo efektyvumo matavimo vietose. Rengiame KPI vidaus audito ataskaitą ir pateikiame ją vadovui kartu su pataisymų, atšaukimų, papildymų ar pakeitimų idėjomis.

Nepriklausomai nuo situacijos, kurioje turime nustatyti/keisti KPI, turime atkreipti dėmesį į tikslus, kuriuos pasieksime matuodami procesų efektyvumą. Tiek per mažas, tiek per didelis stebimų rodiklių skaičius, neigiamai veikia darbo organizavimą. Per mažas kiekis arba netinkamų rodiklių nustatymas neleidžia stebėti procesų ir gauti atsakymus į klausimus apie jų efektyvumą.

Pernelyg didelis skaičius sukelia proceso „tamsinimą“ ir įveda papildomus išteklius (daugelio sričių analizė ir daugelio matavimų išskyrimas). Toliau pateikiamose lentelėse nurodyti pagrindiniai efektyvumo rodikliai kartu su jų įtaka, matavimo metodu ir duomenų šaltiniais:

Rodiklis Matavimo būdas Matavimo vietas Duomenų šaltinis Ką paveikia
Darbuotojų produktyvumas per valandą Užbaigtų užduočių skaičius per valandą, per dieną/realiomis darbo valandomis, per savaitę/vidutinį savaitės darbo laiką (val.), per mėnesį/pagal dirbtas dienas ir/per vidutines valandas (per dieną) Darbo zona (kiekvienam atskirai) WMS arba kita sistema, kuri registruoja atliktų operacijų skaičių ir su unikaliu darbuotojo identifikatoriumi FTE naudojimo efektyvumo įvertinimą, koreliaciją su darbuotojų premijavimo sistema, maksimalių dienos/mėnesio/metų operacijų skaičių zonoje nustatymą, zonos našumo rodiklį per valandą, taktinius tikslus (procesai, projektai)
Rodiklis Matavimo būdas Matavimo vietas Duomenų šaltinis Ką pPaveikia
Zonos apkrova valandomis (užduotimis) Užduočių įgyvendinimui matuojamoje zonoje skaičius pagal valandas nuo 00:00 iki 23:59 Darbo zona (kiekvienam atskirai) WMS arba kita sistema, turinti datų registrą (kuriame yra bent valandos ir minutės), užsakymams, kurie yra įgyvendinami per sandėlį FTE naudojimo efektyvumo valdymą, zonų apkrovos rodiklį valandomis (užsakymais), maksimalių valandų nustatymą „cut-off“ tam tikrą dieną vykdomiems užsakymams, taktinius tikslus (procesai, projektai)

FTE (ang. Full-Time Equivalent) visos darbo dienos ekvivalentas. 1 vertė = 1 etatas = 8 darbo valandos. Cut-off (ang.) – Nutraukimo laikas. Nustatytas laikas, iki kurios sandėlis priima užsakymus, kurie bus tvarkomi šią dieną (su siuntimu tą pačią dieną).

Rodiklis Matavimo būdas Matavimo vietas Duomenų šaltinis Ką paveikia
Darbuotojų klaidų skaičius per dieną kokybės kontrolės metu atskleistų klaidų skaičius ir klaidų, susijusių su priimtais skundais dėl darbuotojų atliekamų užduočių, skaičius Kokybės kontrolė ir Klientų aptarnavimo skyrius arba kitas padalinys, nagrinėjantis skundo teisėtumą Kokybės kontrolės darbuotojų ataskaita, Klientų aptarnavimo skyriaus arba kito skundų nagrinėjimo skyriaus ataskaita Proceso kokybės vertinią, koreliaciją su darbuotojo premijų sistema, deklaruoto minimalaus ir maksimalaus klaidų lygio indeksą procese, taktinius tikslus (procesai, projektai)

Kokių rodiklių reikia vengti sandėlyje?

Visų pirmą susijusių su išlaidomis. Išlaidos daugiausia analizuojamos strateginiu lygiu, išskirtinai taktiniu lygiu (priklausomai nuo organizacinės struktūros). Sandėlio darbui svarbiausia žinoti:

– Kokiomis priemonėmis, kokiu laiku ir kokie žmogiškieji ištekliai reikalingi tam, kad įgyvendinti sandėliui nustatytas užduotis? – Kokį kokybės lygį mes, kaip sandėlis, galime suteikti tam tikroms užduotims ir kaip tai kontroliuojame –  Kokiu mastu naudojame turimą infrastruktūrą ir išteklius?

Antra, vengiame kurti kelis rodiklius, kurie matuoja tą patį, arba išeina vienas iš kito, pvz.,

– Darbuotojų produktyvumas per valandą – Darbuotojų produktyvumas per dieną – Darbuotojų produktyvumas per savaitę

Nors iš tiesų, valandinis produktyvumas, padaugintas iš nominalaus 40 arba realių (pagal tvarkaraštį) darbo valandų, nebus lygus savaitės rezultatams, tai dar nėra priežastis jį matuoti. Neatitikimo priežastimi gali būti:

– Tikrasis darbo laikas (mes turime atimti laiką skirtą valgymui, rūkymui, tualetui ir pan.) – Darbo valandos atskiromis dienomis (užduočių tvarkaraštis per 24 valandas) – Laisvos dienos, nedarbingumo lapeliai, greitesni išėjimai iš darbo, suderinti su vadovu ir pan.

SSI Schafer nuotr.

komentarai

comments0 komentarų
thumbnail
Tam, kad nustatyti pranešimus apie komentarus, pereikite prie savo paskyros