Jak zatrudnić pracownika z Ukrainy? Sprawdź nowe zasady

Dotychczas możliwość wykonywania pracy przez cudzoziemców zza wschodniej granicy, w tym obywateli Ukrainy (poza tym także osób pochodzących z Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii i Rosji) bez konieczności uprzedniego uzyskania zezwolenia na pracę była możliwa w oparciu o ministerialne rozporządzenia oraz ustawę z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Przepisy te stanowią, że na okres w sumie do 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy możliwe jest zatrudnienie, na podstawie oświadczenia o zamiarze powierzenia pracy cudzoziemcowi, złożonego przez polskiego pracodawcę i zarejestrowanego w Powiatowym Urzędzie Pracy właściwym ze względu na miejsce pobytu stałego lub siedzibę podmiotu powierzającego wykonywanie pracy.

Rozwiązanie to jednak ma ten oczywisty mankament, że pracownik musi każdorazowo, po upływie 6 miesięcy pracy w Polsce, wrócić na terytorium swojego kraju, na przykład Ukrainy.

Po upływie 3 miesięcy wykonywania pracy przez cudzoziemca, pracodawca może podjąć decyzję o kontynuowaniu współpracy i złożyć do wojewody wniosek o wydanie zezwolenia na pracę lub zezwolenia na pobyt i pracę. Zezwolenie takie wydawane jest przez urząd wojewódzki w trybie uproszczonym, czyli z pominięciem tzw. testu rynku pracy.

W takim przypadku cudzoziemiec może legalnie wykonywać pracę na rzecz pracodawcy w okresie oczekiwania na decyzję w sprawie zezwolenia. Można skorzystać z tego rozwiązania tylko wtedy, gdy przed złożeniem wniosku o wydanie zezwolenia praca była wykonywana na podstawie umowy o pracę.

Drugą opcją, z której może skorzystać pracodawca, jest rozpoczęcie pełnej procedury uzyskania zezwolenia na pracę i pobyt jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia, co utrudnia jednakże dość duża liczba formalności koniecznych do uzyskania legalizacji, a także długi czas oczekiwania na wydanie dokumentów.

Aktualnie rząd zdecydował się wydać specustawę stanowiącą odpowiedź na gwałtownie zmieniającą się sytuację polityczną na terenie Ukrainy. Ustawa z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa weszła w życie, co dość rzadkie, z mocą wsteczną od 24 lutego 2022 r. i reguluje wiele aspektów pomocy na rzecz osób pochodzących z Ukrainy, w tym także kwestię zatrudnienia.

Początkowo jej postanowienia miały zastosowanie wyłącznie wobec tych osób, które 24 lutego 2022 r. lub później przybyły do Polski bezpośrednio z Ukrainy, jednak wkrótce zniesiono ten warunek.

Obecnie możliwość wykonywania pracy na podstawie nowej ustawy mają także Ukraińcy, którzy przybyli do Polski jeszcze przed wybuchem wojny. Przepisy ustawy mają także zastosowanie wobec małżonków osób pochodzących z Ukrainy, którzy mają obywatelstwo innego kraju niż Ukraina. Jedną z najważniejszych i najgłośniejszych pod względem medialnym zmian jest natomiast umożliwienie Ukraińcom uzyskania numeru PESEL według nowej procedury, co ma jednak przede wszystkim skutki socjalno-prawne.

Nowa procedura zatrudnienia krok po kroku

Jak wspomniano powyżej, nowo wdrożona procedura ma w chwili obecnej zastosowanie do obywateli Ukrainy, niezależnie od daty ich wjazdu do Rzeczpospolitej oraz tego, czy miał on faktyczny związek z wojną.

Istotną przeszkodą w nabyciu uprawnień związanych z pracą w Polsce jest jednak wcześniejsze złożenie przez cudzoziemca wniosku o udzielenie ochrony międzynarodowej (z racji bycia uchodźcą). Ograniczeniem jest też sytuacja, gdy Ukrainiec przebywa na terytorium Polski na podstawie innych tytułów pobytowych np. pozwolenia na pobyt, co uniemożliwia sięgnięcie po dobrodziejstwo przepisów specustawy, gdyż jedna osoba nie może równocześnie posiadać dwóch odrębnych statusów prawnych. Można jednak uznać, że przepisy specustawy mają zastosowanie do tych osób po wygaśnięciu ich dotychczasowych uprawnień.

Myśląc o zatrudnieniu pracownika z Ukrainy należy pamiętać o spoczywających na pracodawcy następujących obowiązkach:

• powiadomienie lokalnego Urzędu Pracy o podjęciu zatrudnienia przez obcokrajowca powinno mieć miejsce w ciągu 14 dni od daty rozpoczęcia pracy, przy czym termin na przesłanie spóźnionych wniosków minął 14 lipca 2022 r.,
• zawiadomienie powinno zostać dokonane online za pośrednictwem formularza lub na wskazany przez PUP adres e-mail,
• formularz zgłoszenia zawiera obecnie dodatkowe pola, w tym dotyczące miesięcznej lub godzinowej stawki wynagrodzenia, wymiaru czasu pracy lub liczby godzin pracy w tygodniu lub w miesiącu, a także liczby wszystkich osób wykonujących pracę na podstawie umowy o pracę i na podstawie umów cywilnoprawnych według stanu na dzień 23 lutego 2022 r. oraz na dzień powiadomienia,
• wobec pracownika z Ukrainy trzeba dopełnić wszystkich innych obowiązków prawnych, które mają zastosowanie wobec obywateli polskich w przypadku zatrudnienia, w tym dotyczących zgłoszenia pracownika do ZUS, odbycia przez niego stosownych badań wstępnych lub szkoleń BHP,
• obywatelowi Ukrainy należy zapewnić pracę na warunkach tożsamych jak obywatelowi Polski, w tym w zakresie minimalnego wynagrodzenia oraz czasu pracy.

Zmiany prawne po 15 lipca 2022 r.

Czas na złożenie do PUP zaległych powiadomień minął z kolei 14 lipca 2022 r. Natomiast 15 lipca br. weszły w życie kolejne zmiany prawne dotyczące zatrudnienia osób z Ukrainy.

Przede wszystkim zmienił się zakres danych, które należy wskazać w oświadczeniu o powierzeniu pracy. Jak wskazano powyżej, dodano informacje dotyczące wynagrodzenia oraz czasu pracy. Nowelizacja specustawy o pomocy obywatelom Ukrainy nakłada w tym zakresie na pracodawców nowe obowiązki, wymagając m.in.:

• podania godzinowej lub miesięcznej stawki wynagrodzenia,
• wskazania wymiaru czasu pracy lub liczby godzin pracy jaka będzie wykonywana tygodniowo lub miesięcznie,
• określenia liczby osób, które są zatrudnione zarówno na umowę o pracę, jak i na umowę cywilnoprawną, według stanu na dzień 23 lutego 2022, a także na dzień złożenia powiadomienia,
• wykonywana przez cudzoziemca praca będzie uznawana za legalną w Polsce, jeśli będzie się odbywała na warunkach nie gorszych niż zgłoszone w powiadomieniu.

Warto mieć na uwadze, że zmienił się także wzór samego powiadomienia o zatrudnieniu obywatela Ukrainy, który w związku z rosyjską inwazją po 24 lutego przybył do Polski.

Wzrósł też koszt złożenia oświadczenia o zamiarze zatrudnienia obcokrajowca, uprzednio wynosił on 30 zł, a od 12 lipca br. kosztuje to 100 zł. Warto pamiętać, że w odróżnieniu od procedury powierzenia zatrudnienia pracy, powiadomienie o zamiarze zatrudnienia Ukraińca jest bezpłatne.

Prowadzenie działalności gospodarczej przez Ukraińców

Zgodnie z założeniami specustawy, obywatele Ukrainy otrzymali także możliwość zakładania działalności gospodarczej pod warunkiem uzyskania numeru PESEL oraz dokonania wpisu do CEIDG. To duża zmiana, gdyż dotychczas takie uprawnienia mieli tylko obywatele (stali rezydenci) krajów Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego (UE oraz Norwegia, Islandia, Lichtenstein), USA i Szwajcarii.

W kontekście zatrudnienia otwiera to potencjalnie furtkę do współpracy polskich firm z osobami z Ukrainy także na zasadach B2B, przy czym w wypadku kierowców zawodowych trzeba mieć na względzie, że wiele krajów Europy Zachodniej nie respektuje tego rodzaju zatrudnienia wymagając od przewoźnika zatrudnienia kierowcy na podstawie umowy o pracę lub uzyskania przez kierowcę statusu licencjonowanego przewoźnika.

Dokumenty niezbędne do wykonywania zawodu kierowcy

Poza dokumentami umożliwiającymi stały pobyt i podjęcie pracy, w celu zatrudnienia kierowcy zawodowego konieczne jest spełnienie także dodatkowych wymagań.

Świadectwo kwalifikacji zawodowej

Jest to dokument wydawany po odbyciu przez kierowcę szkolenia okresowego lub kursu kwalifikacji wstępnej. Potwierdza on uzyskanie uprawnień koniecznych do wykonywania przewozu drogowego rzeczy lub osób. Szkolenie przeznaczone jest dla kierowców, którzy posiadają prawo jazdy kategorii C,CE lub D, DE.

Celem ukończenia szkolenia zawodowego jest przygotowanie kierowców do bezpiecznego przewozu rzeczy lub osób, zgodnie z zasadami i przepisami obowiązującego prawa. Poza obowiązkiem posiadania prawa jazdy odpowiedniej kategorii, uzyskanie świadectwa kwalifikacji zawodowej jest podstawowym wymaganiem, którego spełnienie jest konieczne do rozpoczęcia pracy na stanowisku kierowcy zawodowego.

Szkolenia okresowe powinny być wykonywane co 5 lat, a przystąpić do nich może osoba, która na terytorium Polski przebywa co najmniej 185 dni w roku, ze względu na więzi osobiste lub zawodowe. Do kursu kwalifikacji wstępnej może przystąpić także cudzoziemiec, który ma zamiar pobytu potwierdzony właściwymi dokumentami pobytowymi.

Kurs kwalifikacji wstępnej kończy się egzaminem teoretycznym w formie testowej. Natomiast w przypadku ukończenia szkolenia okresowego Kierownik Ośrodka Szkolenia wydaje kolejne świadectwo kwalifikacji zawodowej.

Potwierdzeniem uzyskania uprawnień do wykonywania pracy jako kierowca zawodowy jest wpis w prawie jazdy do tabeli numer 12 kodu 95 oraz terminu ważności świadectwa kwalifikacji zawodowej. Kod 95 jest obowiązującym w UE poświadczeniem odpowiednich kwalifikacji kierowcy. Natomiast świadectwo kwalifikacji zawodowej jest podstawą do wydania świadectwa kierowcy.

Ostatnio głośno stało się o tym, że wielu kierowców z Ukrainy ma problem z uzyskaniem świadectwa kwalifikacji zawodowej, bowiem niektórzy urzędnicy wymagają uprzedniej wymiany prawa jazdy z ukraińskiego na polskie, a do tego z kolei konieczne byłoby uzyskanie potwierdzenia prawdziwości dokumentów przez stronę ukraińską, co z oczywistych względów w warunkach prowadzonej na terenie tego kraju wojny jest w zasadzie niemożliwe. Należy mieć nadzieję, że wraz z kolejnymi zmianami prawnymi na tym polu ustawodawca rozwiąże ten problem.

Świadectwo kierowcy

Kierowca pochodzący spoza Polski musi posiadać świadectwo kierowcy wydane jego pracodawcy na podstawie licencji wspólnotowej. Świadectwo kierowcy jest dokumentem, który poświadcza legalne zatrudnienie obcokrajowca zgodnie z obowiązującymi przepisami w celu realizowania przewozu drogowego na terenie krajów należących do Unii Europejskiej. Należy pamiętać, że przy zmianie pracodawcy musi także nastąpić wymiana świadectwa kierowcy.

Świadectwo kierowcy wydawane jest na podstawie zgłoszenia pracodawcy, którego należy dokonać w Biurze ds. Transportu Międzynarodowego. Świadectwo wydawane jest przez Głównego Inspektora Transportu Drogowego na okres do pięciu lat. Główny Inspektor Transportu Drogowego prowadzi także rejestr wydanych świadectw kierowcy. Opłata za wydanie świadectwa liczona jest w zależności od wnioskowanego czasu jego obowiązywania, tj. od 10 do 40 zł za odpowiednio – od 12 miesięcy do 5 lat. Wnioski o wydanie świadectwa kierowcy są rozpatrywane według kolejności ich złożenia, a terminy realizacji na chwilę obecną wynoszą do 10 dni roboczych, od chwili złożenia kompletnego wniosku.

Szczegółowe informacje dotyczące procedury uzyskania świadectwa kierowcy oraz niezbędne formularze dostępne są na stronie internetowej Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego. Mając na względzie zmiany wprowadzone przez Pakiet Mobilności trzeba pamiętać o tym, że wymóg dotyczący świadectw kierowców dotyczy także kierowców pojazdów o DMC do 3,5 tony.

Polskie prawo jazdy

Dotychczas posiadanie polskiego prawa jazdy było obowiązkowe, jeżeli obywatel Ukrainy rozpoczął w Polsce pobyt czasowy i przebywa na jej terytorium ponad 6 miesięcy. Obecnie jednak wprowadzono możliwość posługiwania się ukraińskimi uprawnieniami do 31 grudnia 2022 r., co przewiduje art. 14 ustawy z dnia 23 marca 2022 r. o szczególnych regulacjach w zakresie transportu i gospodarki morskiej w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium Ukrainy. Nadto przepis ten przewiduje, że nawet jeśli ukraińskie prawo jazdy straciło w tym okresie ważność, to można się nim posługiwać na terytorium Polski aż do 31 grudnia bieżącego roku.

Zaświadczenie A1

Posiadanie A1 jest niezbędne w przypadku wykonywania przez kierowcę-obcokrajowca transportu przez terytorium innych krajów UE. Dokument ten potwierdza, że pracodawca płaci za cudzoziemca składki ubezpieczeniowe do ZUS. A1 poświadcza także, że w okresie pracy za granicą właściwe jest ustawodawstwo polskie, a więc składki powinny być opłacane w Polsce, co jest szczególnie istotne w perspektywie przepisów Pakietu Mobilności.

Z wnioskiem o wydanie zaświadczenia A1 może wystąpić do ZUS pracodawca, osoba wykonująca pracę na własny rachunek lub pracownik. W celu uzyskania takiego zaświadczenia należy wypełnić druk A1, w którym należy wskazać szczegółowe dane dotyczące miejsca zamieszkania pracownika i jego rodziny. Cudzoziemiec, dla którego występuje się o wydanie zaświadczenia A1, powinien mieć w Polsce tzw. “centrum swoich interesów życiowych”.

Kolejne zmiany w zakresie zatrudnienia osób z Ukrainy

Na ten rok zaplanowano kolejne nowelizacje przepisów dotyczące procedury zatrudnienia cudzoziemców. Prawdopodobnie wydana będzie także nowa ustawa o cudzoziemcach w ramach której przewidziano zniesienie obowiązku przeprowadzania tzw. testu rynku pracy oraz wprowadzenie regulacji dotyczących zasad elektronicznej obsługi procesów związanych z zatrudnianiem cudzoziemców. Planuje się także wprowadzenie regulacji dotyczącej zasad elektronicznej obsługi procesów związanych z zatrudnianiem obcokrajowców, co pozwoliłoby na efektywniejsze i szybsze załatwianie toczących się postępowań administracyjnych.

Trudno przewidzieć, jakie dalsze zmiany planują w tym zakresie rządzący. Sytuacja jest dynamiczna i nie ma pewności, czy działania wojenne na terenie Ukrainy zostaną zakończone do końca tego roku. Będzie to wymagało zapewne wdrożenia kolejnych pakietów ustaw, które dostosują polskie prawo do wymagań, jakie stawia nam aktualna geopolityka.