– Okienka są naszą podstawą planowania i tego, jak się komunikujemy. Informacja o nich jest wysyłana do przewoźników, którzy z kolei przekazują ją kierowcom. Dzięki temu wiedzą, na którą godzinę auto powinno się znaleźć u nas pod magazynem – tłumaczy Sebastian Kaczmarski, menadżer Centrum Dystrybucji IKEA w Jarostach. W wywiadzie dla Trans.INFO opowiada, co się dzieje, gdy kierowca nie zdąży na czas, jak wygląda planowanie pracy w magazynie oraz jak zmieniła się logistyka po przejściu na kartonowe paper boxy.
Dorota Ziemkowska, Trans.INFO: Kierowcy, którzy nie dojeżdżają do Państwa na czas, spóźniają się na swoje okienka czasowe. Podobno mogą wówczas czekać na rozładunek nawet 24 godziny. To prawda?
Sebastian Kaczmarski, menadżer Centrum Dystrybucji IKEA w Jarostach: Tak, przy czym pamiętajmy, że to nie oznacza, że każemy kierowcy czekać dla zasady. Jeśli jest możliwość, bierzemy to auto do rozładunku możliwie jak najszybciej – 24h to maksymalny czas, najczęściej auto rozładowywane jest w ciągu kilku godzin.
Szukamy też ułatwień. Dość dużo aut obsługujemy już dziś w tak zwanym pullu naczepowym. To znaczy, że kierowca przyjeżdża, zostawia naczepę, a my mamy firmę, która ją podstawia potem pod rampę. To rozwiązanie korzystne dla obu stron. Pomaga magazynowi, bo daje pewną elastyczność w działaniu, a kierowcy umożliwia dalszą pracę. Dzięki temu może przejechać więcej kilometrów, co się przekłada na jego pensję.
Dotyczy to pewnej grupy kierowców, resztę obowiązuje wspomniana zasada do 24 godzin. Jednak skąd pewność, że w tym czasie na pewno się Państwo zmieścicie?
Takie są nasze standardy, które wynikają z wewnętrznych i globalnych procedur. W tym czasie magazyn musi się do tego stopnia przeorganizować, aby przyjąć spóźnione samochody. Niezależnie od tego, czy to będzie jeden pojazd, czy 10.
W jaki sposób się przeorganizować?
Planując kolejny dzień pracy mamy z tyłu głowy, że te dodatkowe auta trzeba będzie rozładować. Musimy wówczas przeplanować produkcję na ten dzień, zorganizować dodatkowe zasoby. Na szczęście firma FM Logistic, która od 2001 r. jest zewnętrznym operatorem naszego magazynu, zatrudnia w nim dla nas blisko 500 osób, które zajmują się obsługą obiektu. A to nie wszystko. Firma ta ma jeszcze inne magazyny, z których w razie potrzeby może sprowadzić do nas dodatkowych pracowników. To ważna korzyść ze współpracy z dużym operatorem.
Tak to wygląda w dużym uproszczeniu. Wiele jeszcze zależy od tego, co znajduje się na takim spóźnionym samochodzie. Może się okazać, że to towar tranzytowy, który powinniśmy jak najszybciej wysłać do sklepu, bo go brakuje. W związku z tym, jeśli takie auto nie dojeżdża, i nie wiemy, czy dojedzie tego dnia, musimy zaplanować wysyłkę innego towaru, przygotować kolejne samochody. Jeśli zaś towar tranzytowy w końcu do nas dotrze, to musimy sprawdzić, czy mamy możliwość, aby go w ciągu doby rozładować. Tak, aby zdążył dojechać do sklepu zgodnie z awizacją.
To znaczy, że planowanie pracy odbywa się w cyklu 24-godzinnym?
I tak i nie. Oczywiście, mamy plany miesięczne oraz tygodniowe. Opierają się na prognozach, które pokazują nam, co powinno do magazynu wjechać w tym czasie, a co z niego wyjechać. W oparciu o to tworzone są grafiki rozładunków i załadunków oraz sloty. Dział transportu IKEA otrzymuje takie zestawienie i wie, ile aut dziennie magazyn w Jarostach może rozładować, w zależności od typu pojazdu i od towaru, jaki się na nim znajduje. Na bazie tego rezerwuje samochody u przewoźników.
Potem jednak te plany są rewidowane każdego dnia, czy to przez magazyn, czy przez dział transportu. Powody mogą być różne – kierowcy nie przyjeżdżają, bo na drodze był wypadek lub korek.
Jaka jest Państwa elastyczność na poziomie dziennym?
To wszystko zależy od pory roku i sezonu.
Podajmy przykład.
Przy pełnym obłożeniu, w okresie wzmożonej sprzedaży, elastyczność jest niewielka. Zakładamy wówczas 5-procentową możliwość, że coś się wydarzy w łańcuchu dostaw. W okresach, gdy ta sprzedaż jest mniejsza, poza sezonem, możemy mówić o większej elastyczności – w granicach 10-15 procent.
Kiedy w Państwa branży jest sezon?
Na pewno nie na początku roku. Wtedy następuje wyhamowanie, aktywność w magazynie jest nieco mniejsza. To w okresie letnim wolumen zaczyna rosnąć, a my przygotowujemy się na nowy asortyment produktów, pod dostawy nowych towarów i wysyłkę do sklepów.
Większy boom zaczął się chwilę temu, w sierpniu, bo przecież wtedy w Polsce pojawia się nowy katalog IKEA.
Tak, wyraźnie widzimy wówczas wzrost aktywności. Choć to dopiero początek. Najwięcej pracy jest w okresie jesiennym, który kończy się przed samymi świętami.
Wróćmy do przewoźników. Zewnętrzni, z którymi współpracuje IKEA, muszą przestrzegać określonych zasad. Wspomniane okienka czasowe, o których mówiliśmy wcześniej, to chyba Państwa główna zasada współpracy z nimi?
Tak. Wygląda to w ten sposób, że magazyn patrząc na wspomniane wcześniej prognozy otwiera pewną liczbę okien, po to, żeby móc przyjąć prognozowaną ilość towaru. Na bazie tych otwartych okien, tego co mamy w magazynie i co produkują i wysyłają do nas dostawcy, dział transportu dopasowuje sloty załadunkowe dostawców do tego, co się dzieje u nas na rozładunku. Uwzględnia przy tym chociażby lead time [czas potrzebny na wysłanie towaru od dostawcy na ostateczny adres nabywcy – przyp. red.], który ma potwierdzony z przewoźnikami.
Sloty są wyznaczane na pełne godziny. Na każdą godzinę jest dana ilość slotów, która zmienia się w zależności m.in. od tego, jaki towar do nas jedzie. Bo, jak wspomniałem, mamy część przepływu tranzytowego, który polega na tym, że rozładowujemy towar od dostawców, a on w ciągu 24 godzin wyjeżdża do sklepów, nie wchodząc nawet na regały wysokiego składowania.
Jak widać, okienka są naszą podstawą planowania i tego, jak się komunikujemy. Informacja o nich jest wysyłana do przewoźników, którzy z kolei przekazują ją kierowcom. Dzięki temu wiedzą, na którą godzinę auto powinno się znaleźć u nas pod magazynem.
Jakie są jeszcze inne zasady, które IKEA stosuje w relacjach z przewoźnikiem?
Dla nas najważniejsze jest to, by auto przyjechało do nas na czas i byśmy otrzymali awizację z odpowiednim wyprzedzeniem. Jeśli ona nie dociera do nas punktualnie, z kilkugodzinnym wyprzedzeniem, jest to pierwszy sygnał alarmowy, że coś niedobrego może się dziać z danym samochodem, że może nie dojechać. Poza tym zależy nam na tym, żeby przewoźnicy zabezpieczali odpowiedni czas na załadunek i rozładunek.
Co to znaczy „odpowiedni czas”?
Trzy godziny. Z uwagi na to, że mocno pracujemy nad tym, żeby auta były wypełnione. Zarówno przyjeżdżając od dostawców, jak i wyjeżdżając od nas z magazynu. Zależy nam na tym, żeby redukować liczbę potrzebnych samochodów, co mocno się wiąże z naszą polityką środowiskową.
Mamy więc trzy godziny i towar, który można porównać do dużych puzzli. Nie używamy jednego wymiaru palety, z uwagi na artykuły, które sprzedajemy. Gabaryty są bardzo różne, w związku z czym później te palety trzeba odpowiednio ułożyć na samochodzie, po to, żeby nie było przeciążenia osi, towar dobrze się wpasował, a przy tym nie uległ uszkodzeniom. Stąd taka liczba godzin.
Nie tak dawno IKEA przeszła na kartonowe paper boxy i wymaga tego od partnerów logistycznych. W jaki sposób wpłynęło to na sposób układania „puzzli”, o których Pan wspomina?
Zdecydowanie ułatwiło. Paper boxy mają już ustandaryzowane wymiary. Zawsze 80 cm szerokości, różne długości, w zależności od produktów, które wysyłamy. Dzięki temu można je wygodniej i szybciej piętrować podczas załadunku. Na razie to rozwiązanie wdrożyliśmy w dystrybucji bezpośredniej do klientów. Rozważamy jednak zastosowanie go również w dystrybucji do sklepów, choć tam akurat nie będzie mieć to tak dużego wpływu na pracę, bo paper boxy są używane tylko przy paletach mixowych, których jest zaledwie około 10 proc. w dystrybucji do sklepów. W dystrybucji do klienta zaś – niemal 100 proc. Wyjątkami są bardzo duże artykuły lub AGD, które też wozimy.
Paper boxy to jedna rzecz, którą IKEA chętnie się chwali. Drugą jest znajdujący się w magazynie w Jarostach system automatycznego składowania SILO, o którym już wspominaliśmy. Jakie korzyści przynosi?
Takich korzyści jest kilka. Po pierwsze, system pozwala nam składować dużo większą liczbę palet. Magazyn jest dużo wyższy niż standardowy, ma 34 metry wysokości, jeśli więc porównamy to ze standardowymi 12 metrami, od razu widać różnicę.
Po drugie, jest bardzo wydajny i wręcz niezawodny. Bo owszem, jakaś usterka zdarzyła się parę miesięcy temu, ale z drugiej strony pamiętajmy, że jest to automat, który pracuje bez przerwy (24 godziny na dobę, praktycznie 7 dni w tygodniu) i w związku z tym ma ogromne obłożenie. Zarówno na przyjęciu, jak i na wydaniu palet, bo te procesy dzieją się symultanicznie, w związku z czym łatwiej jest nam planować produkcję i wysyłkę towarów do sklepów.
I, jak rozumiem, na bieżąco dostosowywać pracę do zapotrzebowania na towar. Nawet jeśli ono gwałtownie wzrośnie?
Tak. Oczywiście jest górna granica wydajności automatu, czyli wolumen, który może przyjąć, ale nigdy do niej nie dotarliśmy.
O jakim wolumenie mowa?
W tym momencie wyjścia z automatycznego magazynu stanowią około 60 proc. całego obrotu w Jarostach. Natomiast pamiętajmy, że to ujęcie procentowe jest ściśle związane z tym, jak całe centrum dystrybucji jest wypełnione. Jeśli zarówno magazyn konwencjonalny (czyli standardowe regały), jak i automat są wykorzystane w dużym stopniu, ten procent maleje. Jeśli jednak centrum jest wypełnione w mniejszym stopniu, to procentowy udział automatu rośnie, z racji tego, że jest to niezawodny i bardziej wydajny system, więc chętniej z niego korzystamy. To tam bije serce operacji logistycznych.
Fot. Trans.INFO