9 złotych zasad tworzenia kluczowych wskaźników wydajności łańcucha dostaw

Złota zasada nr 1: kluczowe wskaźniki wydajności wymagają sensownej strategii

Napisałem już wiele o znaczeniu strategii łańcucha dostaw zgodnej z ogólnym planem biznesowym oraz o tym, dlaczego źle dopasowane strategie to błąd. Niejasna lub niedopasowana strategia łańcucha dostaw znacznie utrudnia opracowanie kluczowych wskaźników wydajności.

Strategia łańcucha dostaw powinna stanowić podstawę do sformułowania kluczowych wskaźników wydajności, jednak aby było to możliwe, strategia musi być jasna, zrozumiała i dopasowana do biznesplanu.”

Po zapewnieniu tych warunków powinieneś być w stanie (ogólnie) zidentyfikować obszary pomiaru, które pomogą poprowadzić twoją organizację w kierunku realizacji wyznaczonych celów.

Złota zasada nr 2: nie wtrącaj się ani nie manipuluj

Jeśli chcesz uzyskać realne kluczowe wskaźniki wydajności łańcucha dostaw, musisz pogodzić się z faktycznymi liczbami. Istnieje wiele zespołów zarządzających tworzących lub wykorzystujących luki, aby uzyskać lepsze wyniki kluczowych wskaźników wydajności. Jest to głupota, nie sprzyja to ani menedżerom, ani firmie.

Doskonałym przykładem tego rodzaju manipulacji (a jest to znacząca manipulacja), to sytuacja, w której pojawiają się problemy z wydajnością powodującą opóźnienie wysyłek.”

Zamiast koncentrować się na rozwiązywaniu bieżących problemów, zespół zarządzający zaczyna kontaktować się z klientami i pytać, czy zaakceptują późniejszą datę lub godzinę dostawy. Jeśli klienci wyrażą zgodę, zespół zarządzający wysyła przesyłki i rejestruje je jako dostarczone na czas.

Oczywiście, w takiej sytuacji należy skontaktować się z klientem, ale gdy to nadawca, a nie klient inicjuje zmianę harmonogramu dostaw, nie ma mowy, aby zarejestrować to jako „dostawę na czas”. Za późno, to za późno, nawet jeśli odbywa się to za zgodą klienta.

Złota zasada nr 3: obserwuj z zewnątrz, zaglądając do środka

Możesz opracować listę wskaźników usług i nazwać je kluczowymi wskaźnikami wydajności, ale nie oznacza to, że faktycznie nimi są. Aby kluczowe wskaźniki wydajności usług były użyteczne, powinny odzwierciedlać to, w jaki sposób klienci postrzegają wydajność.

Na przykład, jeśli oferujesz trzygodzinne okno czasowe dostawy, możesz uznać, że zapewniasz doskonałą obsługę, nawet jeśli większość twoich dostaw dotrze na 15 minut przed upływem tego terminu.

Zadaj sobie jednak następujące pytanie: Czy uważasz, że twoi klienci lubią patrzeć na zegar dłużej niż dwie i pół godziny, zastanawiając się, czy ich dostawa się pojawi?”

Bardziej znaczącym wskaźnikiem wydajności byłoby zmierzenie liczby dostaw w pierwszej godzinie okna czasowego.

Złota zasada nr 4: wybierz jakość zamiast ilości

Czasami, nawet jeśli wybierzesz i użyjesz właściwych wskaźników, nadal nie możesz zidentyfikować i rozwiązać priorytetowych problemów z wydajnością. Bardzo często wynika to z posiadania zbyt wielu kluczowych wskaźników – tak wielu, że szczegóły przysłaniają istotę rzeczy.

Dobrym pomysłem przy ustalaniu kluczowych wskaźników wydajności łańcucha dostaw jest zastosowanie zasady trzech wskaźników. Oznacza to wybranie tylko trzech pomiarów/wskaźników w ramach każdej funkcji lub elementu łańcucha dostaw.”

Inną alternatywą jest ograniczenie całego pakietu kluczowych wskaźników wydajności do około dziesięciu pozycji, co pozwoli uchronić twoją firmę przed paraliżem analitycznym. Po oswojeniu się wszystkich pracowników firmy z całym pakietem, zawsze możesz dodać ich więcej, jeśli ma to sens.

Złota zasada nr 5: używaj właściwego języka

Inną kwestią jest to, że nawet jeśli będziesz mieć jeden, i mam nadzieję prosty zestaw kluczowych wskaźników wydajności na wysokim poziomie, będziesz musiał podzielić je na mniejsze elementy, aby były one zrozumiałe również na niższych poziomach w twojej organizacji.

Kaskadowanie kluczowych wskaźników wydajności jest niezbędne, ponieważ te o wysokim poziomie skomplikowania będą miały znaczenie tylko dla interesariuszy z najwyższego poziomu firmy. Nie będą one zbyt przydatne w zarządzaniu wydajnością dla menedżerów średniego szczebla, przełożonych i zespołów funkcjonalnych, tym bardziej, jeśli nie będą dla nich zrozumiałe.

Dlatego należy opracować kluczowe wskaźniki wydajności o odpowiednim stopniu szczegółowości dla każdej grupy zaangażowanej w organizację łańcucha dostaw. Ponadto powinieneś przedstawić je we właściwym języku dla każdej tych grup, używając najbardziej odpowiedniego narzędzia.

Złota zasada nr 6: wybierz właściwą metodę prezentacji

Poza punktami wymienionymi w zasadzie nr 5 ważne jest, aby zrozumieć, że dla wszystkich osób w organizacji znaczenie ma nie tylko wygląd i czytelność kluczowych wskaźników wydajności, ale także sposób prezentacji liczb.

Na przykład długie wydrukowane lub przesłane e-mailem raporty dotyczące kluczowych wskaźników wydajności są wystarczająco trudne nawet dla kadry kierowniczej, a tym bardziej dla zespołów operacyjnych, które spędzają większość czasu na dostarczaniu wyników.”

Spróbuj znaleźć metody prezentacji, które ułatwią wizualizację i przyswojenie kluczowych wskaźników. Możesz spróbować użyć cyfrowych ekranów dostosowanych do każdego rodzaju odbiorców, montowanych na ścianie wyświetlaczy LED lub bardziej interaktywnej metody, takiej jak krótkie instruktaże, które pozwalają członkom zespołu zadawać pytania i przedstawiać sugestie dotyczące poprawy wyników.

Złota zasada nr 7: najbardziej znaczące wskaźniki wydajności rzadko dostępne są od ręki

Proszę mnie źle nie zrozumieć; dostępne od ręki kluczowe wskaźniki wydajności mogą służyć pożytecznym celom, na przykład w przypadku zewnętrznych testów porównawczych. Mogą też dawać dokładny obraz tego, jak twój łańcuch dostaw prezentuje się w porównaniu z konkurencją lub podczas konsultacji ze specjalistami z twojej branży. Mogą być również doskonałym źródłem wskazówek, które pomogą w rozpoczęciu pomiaru wskaźników wydajności właściwych dla twojej firmy.

Jednak jeśli chodzi o sformułowanie kluczowych wskaźników wydajności, których użyjesz do pomiaru swojej działalności, może nie być rozsądne pójście po najmniejszej linii oporu i wybranie z zakresu standardowych pomiarów stosowanych w branży. Ostatecznie jest mało prawdopodobne, aby elementy łańcucha dostaw w twojej firmie działały w taki sam sposób, jak w innym przedsiębiorstwie.

Oczywiście niektóre „standardowe” kluczowe wskaźniki wydajności mogą idealnie pasować, ale inne będą wymagać drobnych poprawek, aby w pełni reprezentowały wydajność twojej organizacji. Możliwe też, że potrzebne będzie zastosowanie unikalnych wskaźników wydajności, aby wdrożyć czynności, które pomogą ci osiągnąć cele twojej firmy.

Złota zasada nr 8: wskaźniki wydajności mają właściciela

W zasadzie nr 5 wspomniałem o potrzebie dostosowania kluczowych wskaźników wydajności do konkretnych grup zainteresowanych stron. Jednak żadna grupa prawdopodobnie nie skorzysta z dostępu do pomiarów wydajności bez właściciela.

Grupowa własność nie jest praktyczną opcją, ponieważ jeśli masz więcej niż jedną osobę odpowiedzialną za kluczowe wskaźniki wydajności, w rzeczywistości nikt nie jest odpowiedzialny.”

Jeśli twoje kluczowe wskaźniki wydajności mają być znaczące, a tym samym skuteczne, musisz przypisać odpowiedzialność na każdym poziomie jednej osobie, która jest najlepiej przygotowana do ich interpretacji, podejmuje decyzje na podstawie tego, co już istnieje lub podejmuje wszelkie działania niezbędne do poprawy.

Są jednak przypadki, w których sensowne jest aby kluczowe wskaźniki wydajności miały dwóch właścicieli, ponieważ osoba wyznaczona do ich monitorowania może nie być osobą odpowiedzialną za zbieranie danych. Chociaż automatyczne przechwytywanie danych kluczowych wskaźników wydajności jest coraz bardziej powszechne, nadal może wymagać interwencji człowieka. Również tutaj kluczowe jest ustalenie, kto będzie właścicielem zadania.

Złota zasada nr 9: kluczowe wskaźniki wydajności nie muszą być znaczące na zawsze

W zarządzaniu łańcuchem dostaw zmiana jest jedyną stałą. Z czasem strategie biznesowe i łańcucha dostaw ulegną zmianie. Gdy tak się stanie, niektóre kluczowe wskaźniki wydajności mogą wymagać zmiany.

Nawet pozornie subtelne zmiany w twoim łańcuchu dostaw i procesach logistycznych mogą mieć wpływ na trafność i dokładność pomiarów, powodując konieczność przeprowadzania przeglądów co jakiś czas. Po to, by upewnić się, że wszystkie kluczowe wskaźniki wydajności są nadal przydatne. Metryka, która w rok temu mogła być idealnie dopasowana do wyznaczonego celu, obecnie mogła obniżyć swoją wartość do tego stopnia, że jest już zupełnie nieaktualna.

W najlepszym wypadku powinieneś powracać do swoich pomiarów co najmniej raz w roku lub, jeśli zmiany w twojej operacji bywają częste, być może nawet co sześć miesięcy. Oprócz tych regularnych przeglądów, powinieneś również rzucić okiem na swoje wskaźniki bezpośrednio po każdym znaczącym projekcie lub wydarzeniu.

Podsumowanie

To jest to – dziewięć ważnych rzeczy, o których należy pamiętać, i które naprawdę spowodują różnicę między pozornymi a prawdziwymi wskaźnikami wydajności łańcucha dostaw. Podsumowując je krótko:

– Nie baw się w dopasowywanie liczb

– Użyj wskaźników usług odzwierciedlających sposób, w jaki klienci postrzegają twoją skuteczność

– Nie próbuj robić zbyt wiele przy zbyt wielu wskaźnikach, zbyt wcześnie

– Upewnij się, że twoje wskaźniki wspierają twoją strategię i cele łańcucha dostaw

– Upewnij się, że wdrażasz wskaźniki, które są łatwe do zrozumienia na wszystkich poziomach w organizacji

– Zadbaj o prezentację kluczowych wskaźników wydajności w sposób, który angażuje wszystkich

– Zanim użyjesz gotowych wskaźników sprawdź, czy się nadają 

– Przypisz osoby jako właścicieli kluczowych wskaźników wydajności

– Regularnie sprawdzaj dane, aby upewnić się, czy nadal są odpowiednim odzwierciedleniem wydajności

Jeśli miałeś jakieś niezwykłe doświadczenia w opracowywaniu kluczowych wskaźników wydajności dla własnej organizacji łańcucha dostaw lub masz jakieś wskazówki, którymi chciałbyś się podzielić, nie wahaj się. Zapraszamy do pozostawienia komentarza poniżej. Twoja opinia jest zawsze mile widziana.

Fot. Pixabay/mohamed_hassan