Ustalanie KPI w praktyce – na przykładzie procesu załadunku w magazynie

Przyglądamy się wybranemu procesowi

W poniższym procesie, który na potrzeby tego artykułu będzie analizowany jak proces główny przedsiębiorstwa, ustalimy KPI’s bez badania współzależności z innymi procesami które zazwyczaj występują obok procesu głównego. Proces został uproszczony w taki sposób, że nie zostały odwzorowane anomalie procesowe takie jak: uszkodzenie paczki w czasie ładowania, awaria drukarki, awaria CCTV, awaria lub brak wózka do załadunku itp., które należy odwzorować w osobnych podprocesach.

Przedstawienie procesu w formie graficznej, pomaga zorientować się w którym miejscu występują operacje wymagające pracy ludzi, gdzie wykorzystujemy materiały eksploatacyjne oraz sprzęt niezbędny do realizacji postawionych zadań.

Możemy również ustalić zadania lub elementy procesu poprzedzające i następujące po zadaniu które analizujemy oraz ich wpływ na jego realizację. Spójrzmy co możemy zmierzyć:

Które ze zidentyfikowanych wskaźników są kluczowe?

W pierwszej kolejności ustalamy wskaźniki, na które wpływ ma nie tylko magazyn, ale również działy wspomagające i/lub inni uczestnicy łańcucha dostaw. Wskaźniki takie oczywiście mierzymy, ale nie odnoszą się one bezpośrednio do operacyjnej organizacji procesu. W naszym przykładzie są to:

Z2 – wydruk dokumentów który zależy przede wszystkim od infrastruktury IT tj. jakości i szybkości drukowania zakupionych modeli, jeżeli wydruk odbywa się na zlecenie ze skanera niezwykle istotna jest jakość połączenia urządzeń, następnie możliwości programu WMS lub innego odpowiedzialnego za wydruk. Wskaźnik powinien być monitorowany i w razie konieczności optymalizowany, jednak nie jest wskaźnikiem kluczowym. Powinien być częścią ustalonego KPI.
Z3 – monitorowanie układania, pomimo że jest istotna częścią procesu i może wpłynąć na jego realizację, powinien być KPI dla służby utrzymania ruchu, jakości, reklamacji lub IT, w zależności od tego, w czyjej jurysdykcji leży utrzymywanie oprogramowania służącego w głównej mierze do oceny jakości procesu (post factum) i rozpatrywania reklamacji
Z5 – plombowanie auta, w przypadku opisywanego procesu jest czynnością drugorzędną z punktu widzenia optymalizacji czasowej procesu, jest bardzo istotne dla jego jakości (bezpieczeństwo transportu) ale poprawności plombowania dokonuje w tym przypadku pracownik ochrony. Dla projektów w których osoba ładująca pojazd dokonuje szczegółowego przeglądu np. stanu plandeki, wyposażenia pojazdu, warunków technicznych i sanitarnych, linek celnych etc. Miara ta, mogłaby być kluczowa.
Z6 – odjazd auta, organizacyjnie przedsiębiorstwo oczywiście odpowiada za sprawny i bezkonfliktowy ruch pojazdów wewnątrz obiektu, jednak czas od zaplombowania auta do jego wyjazdu powinien być monitorowany przez osoby odpowiedzialne za planowanie transportu lub obsługę programów typu YMS. Kierowca na dokumentach CMR ma godzinę plombowania auta od której liczony jest koniec załadunku, pozostając w kontakcie ze spedytorem dla którego pracuje lub klientem końcowym, planuje trasę i ustawowe odpoczynki.

Pozostały nam dwa wskaźniki, na które mamy operacyjnie największy wpływ i które możemy określić jako kluczowe na poziomie procesu:

Z1 – układanie paczek, jako jeden z elementów składowych dla ustalenia KPI w tym miejscu, używamy zadania Z2 (wydruk dokumentów) co oznacza, że czas wydruku dokumentów nie może zmniejszać wydajności układania paczek. Jak KPI w tym miejscu ustalamy ilość skutecznie odłożonych paczek na paletę, w ciągu godziny. Pod uwagę musimy wziąć:

– dostępność palet
– dostępność miejsca na paczki przed formowaniem palety
– dostępność wózka/ów
– specyfikę paczek (gabaryty, wagę, wrażliwość etc.)
– dostępność folii stretch, etykiet, papieru etc.
– przerwy w pracy (śniadaniowe, inne)
– ilości paczek wchodzących do strefy w procesu poprzedzającego (tutaj kompletacja lub konsolidacja)
– czas foliowania palety
– dostępność miejsca na palety z paczkami po formowaniem palety

Z2 – załadunek palety, to ostatni element procesu, gdzie magazyn ma fizyczny kontakt z towarem. W tym miejscu może być ustawiony ostatni punkt kontroli jakości, w którym magazyn sprawdza prawidłowe sformowanie, zabezpieczenie i oklejenie jednostek paletowych. Do KPI mierzonego w tym miejscu, jako element procesu możemy włączyć zadanie Z5 (plombowanie). W tym miejscu, przy ustalaniu KPI zwracamy uwagę na:

– dostępność miejsca na palety przed załadunkiem
– dostępność wózka/ów
– specyfikę palet (EURO, jednorazowe, wiązki etc.)
– przerwy w pracy (śniadaniowe, inne)
– ilości palet wchodzących ze strefy formowania palet
– dostępność aut na palety z uwzględnieniem kierunkowania

Do czego możemy wykorzystać nasze KPI’s?

Jeżeli potrafimy ustalić KPI’s dla naszego procesu, jesteśmy w stanie efektywnie i w sposób zrównoważony zarządzać procesem. W szczególności, jesteśmy w stanie określić:

– Maksymalną wydajność procesu (na godzinę, dobowo, rocznie etc.)
– Planowane wykorzystanie maszyn i urządzeń oraz zużycie materiałów eksploatacyjnych
– Zapotrzebowanie na FTE w konkretnym czasie lub projekcie
– Symulowane zapotrzebowanie na powyższe elementy dla konkretnych projektów które przedsiębiorstwo chciałoby zrealizować w przyszłości
– Jakość pracy osób odpowiedzialnych za proces, śledząc odchylanie pomiędzy wskaźnikami KPI’s a realnie wykonanymi pracami (tutaj należy wziąć również pod uwagę inne czynniki wpływające na proces/podproces tj. proces poprzedzający, dostępność maszyn (KPI dla UR), dostępność ludzi (KPI dla HR)).

Fot: industry_Pixabay_geralt