Na początek przyjrzyjmy się w kontekście delegacji nowemu zapisowi, wprowadzonemu do Ustawy o Czasie Pracy Kierowców (dalej UoCPK):
„Art. 21b., ust. 1
Kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77.5 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.”
Powyższy przepis jednoznacznie określa, że u kierowców międzynarodowych nie można stosować przepisów odnoszących się do zwrotu kosztów podróży służbowych, a jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na niniejszy zwrot (nieoparty na ustawie Kodeks Pracy), to będzie musiał go uznać za składnik wynagrodzenia, który podlega obowiązkowi opodatkowania i oskładkowania. Zastanówmy się jednak kogo dotyczy cytowany przepis. Mieści się on w rozdziale 2 ustawy, który określa czas pracy kierowców zatrudnionych na podstawie stosunku pracy. Nie można go więc odnosić do kierowców wykonujących przewozy drogowe na rzecz przedsiębiorcy na mocy umowy cywilnoprawnej lub umowy o świadczenie usług w przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej (dalej jdg). Nie można również odnosić art. 21b. do przedsiębiorców osobiście wykonujących przewozy drogowe.
Czy to oznacza, że można rozliczać kierowców niebędących w stosunku pracy na dotychczasowych zasadach? Nie do końca… W ustawie o Podatku Dochodowym od Osób Fizycznych (dalej ustawa PIT). W art. 22. Ust. 1. Możemy przeczytać:
„Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23”
W świetle powyższego powinniśmy po pierwsze określić czy koszty związane z wypłacaniem diet czy ryczałtów noclegowych mają związek z prowadzoną działalnością i bezpośrednią lub pośrednią możliwością osiągnięcia przychodu. Następnym krokiem powinno być przeanalizowanie zapisów art. 23 ustawy PIT, który określa czego nie należy uznawać za koszty uzyskania przychodu. W ust. 1 pkt. 52 tego artykułu czytamy:
„Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra”
Przepis ten mówi nam, że do pewnego poziomu można zaliczać do kosztów uzyskania przychodu diety przedsiębiorców i osób współpracujących. Patrząc na powyższe można dojść do wniosku, że możliwe jest rozliczanie diet dla kierowców niebędących pracownikami, a z punktu widzenia koszów prowadzenia działalności w firmach transportowych idealnym rozwiązaniem byłoby zastąpienie osób na umowie o pracę, osobami na jdg, z którymi zawarte będą umowy o świadczenie usług. Czy aby na pewno?… Często pomija się w tym zakresie fakt, iż w UoCPK nie tylko został dodany art. 21b. w kontekście podróży służbowych. Znowelizowany został również art. 2 ust. 7, który zawiera definicje podróży służbowej kierowcy:
„podróż służbowa – każde zadanie służbowe wykonywane w ramach krajowych przewozów drogowych polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:
a) przewozu drogowego poza miejscowość, o której mowa w pkt 4 lit. a,
lub
b) wyjazdu poza miejscowość, o której mowa w pkt 4 lit. a, w celu wykonania przewozu drogowego.”
Przepis ten od 2 lutego 2022 r. ogranicza stosowanie przepisów dotyczących podróży służbowych wyłącznie do krajowych przewozów drogowych. Pozostaje on w zgodzie z omawianym art. 21b UoCPK jednak bardzo istotną kwestią jest to, iż zapis ten mieści się w rozdziale 1, który zawiera przepisy ogólne. Powstaje zatem pytanie kogo dotyczy? Art. 1 UoCPK nie pozostawia w tym zakresie żadnych wątpliwości:
„Ustawa określa:
1) czas pracy kierowców wykonujących przewóz drogowy, zatrudnionych na podstawie stosunku pracy;
1a) czas pracy przedsiębiorców osobiście wykonujących:
a) przewozy drogowe, do których ma zastosowanie rozporządzenie (WE) nr 561/2006 (…)”, albo Umowa (…) (AETR),
b) przewozy regularne, których trasa nie przekracza 50 km,
1b) czas pracy osób niezatrudnionych przez przedsiębiorcę, lecz osobiście wykonujących na jego rzecz:
a) przewozy drogowe, do których ma zastosowanie rozporządzenie (WE) nr 561/2006 albo Umowa AETR,
b) przewozy regularne, których trasa nie przekracza 50 km”
Nowa definicja podróży służbowej, która ogranicza ją do krajowych przewozów drogowych dotyczy więc wszystkich kierowców wymienionych w art. 1 UoCPK, niezależnie od tego czy mówimy o pracownikach, zleceniobiorcach, przedsiębiorcach czy osobach współpracujących. Warto też zauważyć, że nowe przepisy nie znoszą przepisów ani definicji dotyczącej podróży służbowej lecz ograniczają ją do przewozów krajowych, co pozwala w dalszym ciągu stosować przepisy ustawy PIT, tyle że w znacznie mniejszym zakresie.
Oczywiście problematyka podróży służbowych, odbywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej znajduje odzwierciedlenie w orzecznictwie wielu sądów administracyjnych, które świadczą o możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów diet z podróży zagranicznych, niemniej cały czas mowa jest w nich o „podróżach służbowych”. Czy zatem można rozliczać diety zagraniczne na dotychczasowych zasadach?
W świetle wyżej wymienionych przepisów wynika, że nie jest to możliwe. Jak w związku z tym ograniczyć potężny wzrost kosztów utrzymania firmy transportowej, który obserwujemy w sposób ciągły od dłuższego czasu? Zachęcamy Państwa do skorzystania z usług naszej kancelarii, która pomoże Państwu dobrać optymalne rozwiązania pozwalające przetrwać ten jakże trudny dla firm transportowych okres.
Konrad Urban
Prezes Zarządu Kancelarii
Transportowej TRANSCARE