Jak zapewne wszyscy pamiętają, 25 maja weszło w życie rozporządzenie o Ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przesyłu takich danych oraz uchylenie dyrektywy 95/46/WE, czyli RODO. W związku z tym, że większość firm transportowych ma systemy lub aplikacje umożliwiające lokalizowanie swoich pojazdów, zaczęły się pojawiać pytania, czy wykorzystanie takich możliwości jest przetwarzaniem danych osobowych.
Na początek warto przypomnieć samą definicję danych osobowych. Zgodnie z RODO, są informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Z kolei możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to ktoś, kogo można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy (…).
Jak widać już z samej definicji zawartej w RODO, jasno wynika, że dane o lokalizacji są danymi osobowymi. Oczywiście może pojawić się pytanie – jak mogą być traktowane jako dane osobowe, skoro lokalizujemy pojazd? Odpowiedź jest prosta – z konkretnym pojazdem możemy połączyć konkretnego pracownika.
Skoro dane o lokalizacji będą danymi osobowymi, zatem używanie systemów/aplikacji umożliwiających lokalizowanie pojazdów, a tym samym pracowników, będzie przetwarzaniem danych osobowych. Jak zatem przetwarzać te dane zgodnie z prawem?
Kiedy potrzebna jest zgoda pracownika?
Podstawowym pytaniem, jakie się pojawia na gruncie RODO przy przetwarzaniu tego typu danych osobowych, jest to, czy potrzebna nam jest zgoda pracownika na ich przetwarzanie, czy wystarczy tylko i wyłącznie poinformować go o tym. Jak to zwykle bywa odpowiedź nie jest jednoznaczna – w niektórych przypadkach zgoda będzie wymagana, a w niektórych nie.
Zacznijmy od sytuacji, gdy nie ma konieczności pozyskiwania takiej zgody. Jeżeli system lokalizuje pracownika tylko i wyłącznie w czasie pełnienia przez niego obowiązków służbowych, czyli w trakcie prowadzenia pojazdu, wystarczy go o tym poinformować.
Problem pojawia się, kiedy nasz system/aplikacja działają non stop, a w większości przypadków tak właśnie jest, że istnieje możliwość lokalizowania pojazdu, a tym samym pracownika również w czasie przerw od pracy. W takim przypadku przetwarzanie danych o lokalizacji może naruszać jego prywatność.
Czy to oznacza, że nie można wykorzystywać takich systemów? Odpowiedź brzmi – można je wykorzystywać, ale w takim przypadku nie wystarczy już tylko poinformowanie pracownika o tym, że jego dane lokalizacyjne będą przetwarzane. Potrzebna nam będzie wyraźna zgoda na to, że jako administrator (pracodawca) możemy przetwarzać jego dane.
Podsumowując, najlepszym rozwiązaniem w przypadku posiadania systemu lokalizacji pojazdów będzie uzyskanie zgody od pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych. Pamiętajmy, że zgoda musi być wyraźna i jednoznaczna, oraz że przedstawiając pracownikowi do podpisu dokument, w którym wyrazi zgodę na przetwarzanie danych osobowych, należy określić m.in. w jakim celu będą przetwarzane.
Fot. YouTube/TransEdu