Monitoring przewozów wdrożony przez Interpipe zmniejszył opóźnienia dostaw z 30 do 4 proc.

Olha Venzlovska: Cyfryzacja procesów w okresie przed koronawirusem była trendem, zaś dziś jest nieodłącznym wymogiem dla biznesu, który stara się pozostać konkurencyjnym. Monitoring przewozów w trybie online jest jedną z usług, której potrzebuje coraz więcej firm. Dlaczego zdecydowaliście się na wdrożenie monitoringu w Interpipe?

Svitlana Surova, dyrektorka logistyki w Interpipe: Istnieje kilka powodów, dla których okazało się to niezbędne. Po pierwsze, firma jako całość potrzebowała takiego rozwiązania. Dostarczamy swoje produkty bezpośrednio do magazynów klientów. W związku z tym ważne jest, aby kontrolować terminowość dostawy, by wywiązać się z naszych zobowiązań. Ponadto w firmie przeprowadzamy cyfryzację coraz większej liczby procesów – zarówno produkcyjnych, jak i usługowych. Stają się całkowicie przejrzyste, wiarygodne i zarządzane. Łańcuch dostaw nie jest tu wyjątkiem.

Po drugie – nasi kluczowi klienci potrzebowali takiego rozwiązania. Większość naszych europejskich odbiorców ma system rezerwacji okienek do rozładunku według daty i godziny. Dostarczając ładunek, trzeba pokonać tysiące kilometrów – samochód może nie dotrzymać harmonogramu dostawy, spóźnić się na rozładunek lub dotrzeć przed czasem. Dlatego musimy informować klienta o zmianie harmonogramu nie później niż na 48 godzin przed rozpoczęciem rezerwacji, by klient miał możliwość zarezerwować najbliższy wolny slot. W przeciwnym razie samochód będzie musiał czekać na nowe „okienko” do rozładunku przez bliżej nieokreślony czas.

Kolejny powód to fakt, że monitoring jest dziś niezbędnym narzędziem dla naszego działu logistyki. Konieczne jest codzienne monitorowanie dostawy każdego samochodu. Ten element pracy pochłaniał dosyć dużo czasu. Czasami mieliśmy do czynienia również z problemem dezinformacji zarówno po stronie kierowcy, jak i przewoźników.

Jakimi kryteriami kierowaliście się przy wyborze wykonawcy?

Przede wszystkim zależy nam na doświadczeniu firm. Na przykład, inni wykonawcy zaproponowali, abyśmy albo połączyli wszystkich przewoźników do jednego systemu nawigacji, albo wydawali trackery podczas załadunku, albo podłączyli wszystkich kierowców za pośrednictwem aplikacji mobilnej. Żadna z tych opcji nie była dla nas odpowiednia, ponieważ każda miała swoje minusy.

Na przykład jak wyjaśnić przewoźnikowi, że musi zerwać umowę ze swoim dostawcą i podłączyć się do dostawcy zalecanego przez nas? Jak miałoby się odbywać zwracanie trackerów? Kto będzie ponosił odpowiedzialność rzeczową? Kto będzie ewidencjonował trackery w aktywach firmy? Jak zapewnić wszystkim kierowcom telefony ze stabilnym łączem internetowym zarówno na Ukrainie, jak i w Europie? Platforma Trans.eu w tych kwestiach była jednoznacznym liderem, ponieważ zaproponowała integrację maksymalnej liczby dostawców w jednym systemie. Przy czym przewoźnicy nie musieliby renegocjować umów i zmieniać dostawców. Co więcej, Trans.eu do tego czasu zostało już zintegrowane z około 100 dostawcami i samochody, które były podłączone do któregokolwiek z tych dostawców, można było monitorować od pierwszego dnia.

Jak proces monitorowania dostaw wyglądał wcześniej?

Przed wdrożeniem projektu proces był całkowicie manualny. Każdy logistyk we własnym zakresie monitorował swoje samochody przez telefon. Wszystkie dane były wprowadzane do jednej tabeli, która była przesyłana klientom.

W czasach największych obciążeń pojawiała się konieczność zatrudnienia dodatkowego pracownika (dyspozytora), który był bezpośrednio zaangażowany w gromadzenie informacji od kierowców i przewoźników o lokalizacji samochodów i przewidywanej dacie przybycia do miejsca rozładunku, ponieważ logistycy nie nadążali z poszukiwaniem samochodów i monitorowaniem do chwili rozładunku.

Jak proces wygląda dzisiaj?

W tej chwili monitoring pojazdów jest zautomatyzowany i znacznie ułatwiony. Opracowaliśmy jednolity raport, zawierający wszystkie dostawy w czasie rzeczywistym, i aby poinformować klienta o lokalizacji konkretnego pojazdu, wystarczy zaktualizować raport.

Na uwagę zasługuje również inna funkcjonalność, którą została dopracowana przez naszych ekspertów – mapa online ze wszystkimi samochodami będącymi w trasie. Na niej samochody są pogrupowane według koloru (jak sygnalizacja świetlna) – w trasie zgodnie z terminem dostawy, opóźnione lub wyprzedzające termin dostawy. Najeżdżając myszką na konkretną ikonkę, możnaz zobaczyć dane o numerze samochodu, przewoźniku/spedytorze, kierowcy, numerze zamówienia, tym, co przewozi dany pojazd. Jest to bardzo wygodne i wystarczające z punktu widzenia danych zarówno dla logistyka, jak i klienta.

Warto również podkreślić, że dzięki projektowi logistyk włącza się do procesu tylko wtedy, gdy przy obliczaniu planowanej daty przybycia do klienta system wskazuje, że samochód dotrze przed czasem lub się spóźni.

W tej chwili razem z Trans.eu pracujemy nad realizacją kolejnego zadania w projekcie monitoringu – strefy klienta. Jest to niezbędne, aby klient miał możliwość monitorowania własnego zamówienia od momentu produkcji do momentu dostarczenia do drzwi własnego magazynu.

Jakie wyniki wdrożenia usługi są przez Was uznawane za kluczowe?

Najbardziej sen z powiek spędzały nam opóźnienia, szczególnie gdy klienci mieli rygorystyczne ograniczenia dotyczące dat i godzin rozładunku. Dzięki temu projektowi to wyzwanie znalazło się w kategorii ryzyka, którym można zarządzać. Dla przykładu, przed wdrożeniem projektu odsetek zakłóceń dostaw wynosił 30,4 proc. wszystkich przewozów. Obecnie wskaźnik ten zbliża się do poziomu 3-4 proc. Udało nam się zminimalizować zakłócenia dostaw dzięki dwóm rozwiązaniom.

Po pierwsze – przewoźnicy lub spedytorzy wiedzą, że w dowolnym momencie logistyk może prześledzić, gdzie znajduje się samochód, a zatem bardziej odpowiedzialnie podchodzą do tematu przestrzegania okienek czasowych (rezerwacji terminu wysyłki).

Po drugie – logistyk natychmiast widzi, kiedy możliwe jest zakłócenie dostawy (samochód znacznie wyprzedza harmonogram lub odwrotnie – spóźnia się) i informuje klienta w odpowiednim czasie – nie później jednak niż w ciągu 48 godzin.

Dzięki projektowi skrócono także czas połączeń z kierowcami i przewoźnikami/spedytorami, dzięki czemu logistycy mają więcej czasu na poszukiwanie nowych partnerów, wdrażanie nowych projektów i inne strategiczne dla firmy sprawy.

Fot. Interpipe