Oprogramowanie dla firm – w chmurze czy na własnym serwerze?

Oprogramowanie dla firm tworzone jest według różnych standardów. Jednych lepszych, drugich gorszy. Ten kto szuka oprogramowania dla swojej firmy, będzie musiał zmierzyć się już na samym początku z niezwykle ciężką decyzją. Czy skorzystać z oprogramowania w chmurze, umieścić je na własnym serwerze, czy może nieco archaicznie zainstalować na komputerze? Jeśli jednak poznasz zalety i wady wszystkich rozwiązań, wybór będzie znacznie łatwiejszy.

Wykorzystywanie w przedsiębiorstwach nowoczesnych rozwiązań takich jak oprogramowanie wspomagające pracę stało się powszechne. Firmy decydują się korzystać z programów, których zadaniem jest ułatwienie i przyspieszenie wykonywanych czynności.

Oprogramowanie dla firm często tworzone jest w formie aplikacji, która działa na serwerze. Przedsiębiorcy muszą zatem zdecydować się czy taką aplikację lepiej jest umieścić na własnym serwerze, czy może powierzyć to zadanie firmie sprzedającej oprogramowanie (aplikacja znajduje się wtedy w tak zwanej chmurze, na serwerze zewnętrznym).

By lepiej zrozumieć na czym to polega, wyjaśnijmy czym jest serwer. Nazywany również hostingiem stanowi miejsce (przestrzeń) w Internecie, w którym umieszcza się pliki pozwalające na działanie stron internetowych, programów i aplikacji.

Wykupując licencję na oprogramowanie dla firm, można napotkać się na trzy rozwiązania, w jaki sposób program ma rozpocząć swoje działanie:

• Instalacja na komputerze własnym (jako program),
• instalacja na serwerze własnym (jako aplikacja),
• zainstalowana, gotowa aplikacja na serwerze zewnętrznym (w tak zwanej chmurze).

Oprogramowanie dla firm instalowane na komputerze użytkownika

Instalowanie programu na komputerze nie jest standardem nowoczesnych rozwiązań, a mimo to w dalszym ciągu stosowane jest przez niektóre firmy. Czym się charakteryzuje?

• Wymaga odpowiednio dobrego, drogiego sprzętu,
• brak efektywnej pomocy technicznej, gdyż firma sprzedające oprogramowanie “nie widzi programu”, przez co nie jest w stanie zidentyfikować ewentualnych problemów,
• utrudnione do przeprowadzenia, często dodatkowo płatne aktualizacje oprogramowania,
• własna odpowiedzialność za przerwy w działaniu sprzętu.

Przedsiębiorcy rozważający zakup programu instalowanego na własnym komputerze powinni odpowiedzieć sobie na pytania:

• Czy w razie potrzeby potrafię zidentyfikować problem i go naprawić?
• Czy potrafię zainstalować i skonfigurować program?
• Czy nie jest mi potrzebna pomoc techniczna?
• Czy mój komputer zawsze działa bez zarzutu?
• Czy dane na moim komputerze są bezpieczne?
• Czy potrafię wykonywać kopię bezpieczeństwa zgromadzonych w programie danych?
• Czy mam dostęp do aktualizacji programu i potrafię je zainstalować?

Z uwagi na liczne wady utrudniające pracę, od powyższego rozwiązania skutecznie odchodzi się już od kilku lat, przenosząc ofertę oprogramowania do aplikacji umieszczanych na serwerach.

Oprogramowanie dla firm na własnym serwerze

Kolejną opcją uruchomienia programu w swojej firmie jest wykorzystanie serwera własnego do uruchomienia aplikacji działającej w sieci internetowej. To rozwiązanie ma swoje zalety, jak i wady.

Korzystając z tego rozwiązania, otrzymujemy pliki, które należy samodzielnie zainstalować na własnym serwerze (hostingu). Tu pojawia się pierwszy problem – czy rzeczywiście potrafimy to zrobić?

Hosting (serwer) należy również opłacać co rok. Najbardziej ekonomiczne rozwiązania kosztują kilkadziesiąt złotych, ale one nie są w stanie podołać wymaganiom nowoczesnych aplikacji, w szczególności, kiedy te mają być odpowiedzialne za program dla większych firm, w których pracuje kilka osób wykonujących setki działań dziennie. W takim wypadku należy korzystać z serwerów dedykowanych, których koszt to najczęściej kilkaset złotych miesięcznie.

Wybierając własny serwer musimy również zastanowić się, czy w firmie pracuje osoba, która potrafi wgrać pliki na serwer i uruchomić aplikację. Bardzo przydatna okaże się również umiejętność obsługi bazy danych MySQL, np. gdy chcemy odzyskać hasło czy sprawdzić dane zgromadzone w aplikacji. Taka osoba powinna również kompleksowo obsługiwać aplikację pod kątem technicznym, na wypadek problemów, awarii.

Zaletą instalacji aplikacji na własnym serwerze jest najszersza kontrola zgromadzonych danych, o ile tylko wiemy jak to robić.

Wadą takiego rozwiązania jest całkowita odpowiedzialność za dane, jak i działanie aplikacji. Np. wybierając nieodpowiedni serwer, możemy spodziewać się częstych przerw w działaniu programu. Brak właściwych zabezpieczeń może nawet skutkować kradzieżą wszystkich danych.

Oprogramowanie dla firm w chmurze

Ujmując rzecz najprościej, przetwarzanie w chmurze (cloud computing) umożliwia użytkownikom korzystanie z dostępu do danych, aplikacji i usług za pośrednictwem Internetu. Chmura eliminuje konieczność zakupu drogiego sprzętu, takiego jak dyski twarde i serwery, oraz zapewnia użytkownikom możliwość pracy z dowolnego miejsca. Ponad 90% firm korzysta już z technologii chmurowych.

Trzecim sposobem na uruchomienie programu dla swojej firmy jest zakup oprogramowania, które działa jako aplikacja na serwerze zewnętrznym (popularnie zwanym chmurą). Sam proces wdrożenia takiego programu ogranicza się do rejestracji konta na stronie internetowej, po czym można rozpocząć działania. Przykładem jest bankowość internetowa, poczta elektroniczna, program księgowy WFirma.

Takie rozwiązanie ma wiele niezaprzeczalnych zalet. Firmy oferujące aplikacje działające w chmurze wykorzystują najnowocześniejsze hostingi (serwery), które działają szybko i stabilnie. Z uwagi na to, iż obsługują wielu klientów, mogą pozwolić sobie na zakup serwera kosztującego ponad 1000 zł miesięcznie, co dla pojedynczej firmy często jest zbyt dużym obciążeniem.

To pozwala również przenieść odpowiedzialność za działanie aplikacji na firmę zewnętrzną. To oferent oprogramowania odpowiada za to, by aplikacja działała stabilnie, bez żadnych przerw.

Drugim atutem oprogramowania w chmurze jest łatwy podgląd wszelkich, ewentualnych problemów. Dzięki temu łatwo uzyskać można błyskawiczną pomoc techniczną rozwiązującą problem.

Proces aktualizacji aplikacji przebiega w tle, dzięki czemu nie musimy martwić się o wgrywanie nowej wersji. Dzięki temu zawsze mamy dostęp do najnowszej wersji aplikacji.

Najczęściej jedynym kosztem dla aplikacji działających na serwerach zewnętrznych jest koszt licencji lub miesięcznego abonamentu za dostęp.

Zaletą aplikacji działających na serwerze zewnętrznym jest to, że bez żadnej wiedzy informatycznej można zacząć korzystać z gotowego rozwiązania.