Codzienność spedytora to wiele narzędzi i mała wydajność. Oto, jak pracować inaczej

Marże spadają. Dziś spedytor, żeby utrzymać sumaryczną marżę, musi wykonać dużo więcej zleceń. Przykładowo więc, jeśli kiedyś, żeby wyjść na swoje musiał zamknąć 100 zleceń, to dziś już 120 – mówi Jacek Słomski, R&D manager w VAN group. – Co to oznacza? Że procesy związane z naszą pracą trzeba usprawniać, przyspieszać. A to wszystko opiera się na lepszym planowaniu i automatyzacji. Segregatory, papiery, ręczne notatki – po co to wszystko? Dziś można kredyt wziąć w banku przez internet, a wiele aspektów naszej pracy czeka na podobne udogodnienia . Niestety, jako branża jesteśmy wciąż trochę z tyłu – przyznaje.

A praktyka dowodzi, że zmiany są niezbędne. Bo liczba 40 maili koniecznych do zamknięcia jednego zlecenia nie bierze się z niczego.

Gdyby nasza praca sprowadzała się tylko do znalezienia auta i kierowcy do przewiezienia ładunku, to zatrudniałabym 25 proc. mniej osób – przekonuje Agata Steczek, kierownik działu spedycji w firmie Crusar. – Jednak praca spedytora to dużo więcej. To my negocjujemy z klientem warunki zlecenia, służymy wsparciem, optymalizujemy koszty transportu odpowiednio planując lub łącząc ładunki. Za pomocą maili, telefonów, komunikatorów, GPSów. Monitorujemy też transport na każdym etapie – od załadunku do dostawy. Jesteśmy w stałym kontakcie zarówno z logistykiem jak i przewoźnikiem, bądź kierowca, i znów – często komunikując się przy użyciu wielu narzędzi – dodaje.

Wzrost rocznych przychodów nawet o 2,5 proc.

Jednak rewolucja cyfrowa w transporcie wciąż idzie dość ospale. Jak wynika z raportu DHL, właścicieli firm przed digitalizacją łańcucha dostaw powstrzymuje przede wszystkim lęk przed tym, że nowoczesne technologie wcale nie są tak niezawodne, jakby się to wydawało. Takie obawy ma bowiem aż 68 proc. respondentów! Poza tym wskazuje się również na opór przed zmianami w organizacji (65 proc.) oraz na niewystarczające lub długotrwałe zwroty z inwestycji (64 proc.).

Tymczasem eksperci przekonują, że cyfryzacja i automatyzacja pracy przynoszą wymierne korzyści. Spółka doradcza McKinsey oszacowała, że konsekwentna digitalizacja łańcuchów dostaw może zaowocować wzrostem rocznych przychodów nawet o 2,5 proc.

Od big data po dzielenie się danymi

Jak osiągnąć tego rodzaju korzyści? Sposobów jest kilka. „Zdaniem respondentów analiza big data jest najważniejszym rozwiązaniem informacyjnym – 73 proc. z nich powiedziało, że ich firma inwestowała w tę technologię. Na kolejnych miejscach znalazły się rozwiązania oparte na chmurze (63 proc.), internecie rzeczy (55 proc.), blockchainie (51 proc.), uczeniu maszynowym (46 proc.) i gospodarce współdzielenia (34 proc.). Jeżeli chodzi o sprzęt fizyczny, to 63 proc. respondentów zadeklarowało, że największe znaczenie ma robotyka, wyprzedzając samochody bezzałogowe (40 proc.), druk 3D (33 proc.) oraz rzeczywistość rozszerzoną (28 proc.) i drony (27 proc.)” – czytamy w analizie wspomnianego raportu DHL.

To w ujęciu szerszym, dotyczącym obsługi całego łańcucha dostaw. Na styku spedytor-przewoźnik lub spedytor-załadowca najczęściej mówi się o konieczności stosowania rozwiązań, które umożliwiłyby szybki kontakt, najchętniej za pomocą jednego narzędzia oraz możliwie szeroką integrację wymienianych danych.

Cyfryzacja w praktyce – jak firmy usprawniają procesy

W VAN group na przykład już kilkanaście lat temu powstał system EDI (ang. Electronic Data Interchange – elektroniczna wymiana danych). Wówczas na potrzeby jednego klienta. Jak wspomina Jacek Słomski, było to „bardzo drogie rozwiązanie”, jednak wtedy wielkość wolumenu oraz długość kontraktu sprawiały, że inwestycja się kalkulowała.

Dziś takie rozwiązania są sporo tańsze i szybsze do wdrożenia, więc używamy ich na większą skalę. Aczkolwiek, niestety, na razie nie jesteśmy w stanie korzystać z tego w stu procentach. I pewnie każda duża firma spedycyjna powie to samo. Integracja danych naszych i przewoźników lub klientów nie jest największym problemem, lecz mentalność. Nie każdy klient i przewoźnik jest gotowy z tych rozwiązań korzystać – wyjaśnia Słomski.

Nawet komputerowa symulacja pracy człowieka

O tym, że “praca z wykorzystaniem wyłącznie poczty elektronicznej i telefonu staje się nieefektywna i narażona na liczne błędy komunikacyjne”, kiedy wszystkie zaangażowane w nią strony (a więc klient, spedytor oraz przewoźnik) muszą nieustannie wymieniać się informacjami, wie również ROHLIG SUUS Logistics.

Łukasz Włodarczak, international FTL product director przyznaje, że “najbardziej narażeni na mnogość narzędzi są spedytorzy”.

Oprócz niejednokrotnie kilku systemów własnych spedycji, operują także na platformach dedykowanych kontrahentów i giełdach zewnętrznych – przyznaje. – Nie ma jednak jednolitego systemu, który byłby alternatywą i wspomógłby spedytorów. Dlatego istotną kwestią jest świadomość pracodawcy i ciągła inwestycja w integracje systemowe, które łączą i bezpośrednio transferują między sobą dane poszczególnych stron łańcucha transportowego.

Jak się dowiedzieliśmy, Rohlig Suus Logistics korzysta z systemu TMS, który łączy wszystkie funkcje rejestracji zleceń, planowania floty, raportowania i księgowania należności. Integruje się również z systemami kontrahentów.

Bardzo istotnym elementem w kontekście rozproszenia danych jest także zaangażowanie w rozwój RPA, czyli Robotic Process Automation, nad czym w Rohlig Suus pracujemy już od dłuższego czasu. Zgodnie z RPA wyodrębniamy procesy najbardziej czasochłonne, następnie za pomocą algorytmów i programowania komputerowego uzyskujemy komputerową symulację pracy człowieka – dodaje Łukasz Włodarczak.

Przy pięciu osobach – tracili 2,5 godziny dziennie

Z konieczności digitalizacji pracy spedytora zdaje sobie również sprawę firma GTI Logistik, która specjalizuje się w transportach między Niemcami, Szwajcarią, Austrią, Włochami, Francją i Skandynawią.

Mocno się zdigitalizowaliśmy wokół własnego taboru. Zoptymalizowaliśmy prace do tego stopnia, że praktyczne całą drogę od przydzielenia zlecenia, do potwierdzenia dostawy, wykonujemy elektronicznie – zapewnia Maciej Góralski, prezes zarządu GTI Logistik.

– Zainwestowaliśmy dość sporo w program Soloplan, który mocno odciążył pracowników, którzy wcześniej byli zajęci ręcznym wprowadzaniem danych dotyczących zleceń, pochodzących z różnych nośników. W tej chwili te dane zaciągają się automatycznie, spedytorzy mogą więc zająć się poszukiwaniem przewoźników, dyspozycją, planowaniem samochodów – tłumaczy.

Oczywiście, już wcześniej działaliśmy na zasadzie szablonów, bo wiele naszych zleceń jest powtarzalnych, ale mimo to samo wprowadzanie danych np. wagi, tonażu czy trasy, zajmowało każdemu pracownikowi około pół godziny – wspomina. – Przy pięciu osobach to była strata 2,5 godziny dziennie!

Dalsza oszczędność czasu

To jednak dopiero początek. Firma chce teraz zoptymalizować współpracę z podwykonawcami. I jest to duże wyzwanie.

Jeszcze przydział transportu, przetworzenie danych przez TMS, wysłanie zlecenia, to wszystko jest w pewnym sensie zdigitalizowane. Zlecenie samo się generuje z systemu przydziału ładunków, a następnie automatycznie jest wysyłane mailem do podwykonawcy. Jednak już dopięcie szczegółów zlecenia czy wysłanie ofert do kilku podwykonawców, to wszystko robi się manualnie, na dodatek za pomocą wielu różnych komunikatorów – przyznaje Maciej Góralski i dodaje, że firma w ostatnim czasie zaczęła się interesować rozwiązaniem TfF, czyli narzędziem automatyzującym całe zarządzanie transportem – od pozyskania frachtu po znalezienie przewoźnika.

– To rozwiązanie, które idzie w dobrą stronę. Bo owszem, mnogość narzędzi do komunikacji z klientem i podwykonawcami należy do specyfiki naszego zawodu. Gdyby jednak udało się tak zwany „korowód” zapytań o wszystkie szczegóły zlecenia trochę zmniejszyć, dzięki korzystaniu z jednego narzędzia, które by umożliwiało nadzorowanie całej współpracy z przewoźnikami w jednym miejscu, działałoby to tylko na korzyść – komentuje prezes.

Chodzi o możliwość ograniczenia liczby narzędzi komunikacji, za pomocą których utrzymywany jest kontakt z przewoźnikiem również w trakcie i po wykonaniu zlecenia.

Dziś nagminne jest, że musimy dzwonić do przedsiębiorcy, by dowiedzieć się, gdzie jest jego kierowca. Ten rozłącza się z nami, dzwoni do swojego pracownika. Wraca z odpowiedzią. A czasami takich telefonów trzeba wykonać kilka, bo np. kierowca nie ma zasięgu. Pisze się SMS-y… Strata czasu na próżną pracę, która mogłaby się odbywać automatycznie – dodaje Góralski. – Najlepiej by było, gdybyśmy za pomocą jednego narzędzia mieli wgląd w trasy wszystkich samochodów. A nawet, by ten dostęp mieli załadowcy i klienci końcowi.

Wówczas spedytorzy mogliby zaoszczędzić, jak szacuje Góralski, kolejne pół godziny dziennie.

Zaoszczędzone pieniądze na nowych ekspertów

– O 15, a nawet 20 proc. może się skrócić czas pracy spedytora, związany z szukaniem ładunku i nadzorowaniem realizacji zlecenia – wynika z kolei z wyliczeń Pawła Wasiewicza, kierownika działu floty w Omida Logistics.

Na tyle oszacowaliśmy oszczędność z zastosowania TfF – zdradza. – Do tego prowadzi automatyzacja procesów. W dobie przemysłu, transportu i logistyki 4.0., takie oszczędności czasu przekładają się na konkretne korzyści finansowe. Już nawet 10 czy 15 proc. oszczędności czasu w skali miesiąca czy roku, biorąc pod uwagę oddział 6-osobowy, oznacza, że firma oszczędza pieniądze na zatrudnienie jednego, dodatkowego eksperta, który może zająć się na przykład pozyskiwaniem nowych klientów – argumentuje Paweł Wasiewicz.

– Najważniejsza wydaje nam się automatyzacja wypełniania formularza zlecenia, przeliczanie trasy, oraz analiza wszystkich zdarzeń wraz z komunikatami o zmianach. Dzięki temu dane, które zostaną raz wprowadzone na danej relacji, będą wciąż dostępne w systemie, będzie je można tylko lekko modyfikować. Oszczędzamy więc czas związany z ręcznym wprowadzaniem danych oraz monitorowaniem ładunku w łańcuchu dostaw – tłumaczy.

Druga rzecz to optymalizacja pracy poprzez inteligentne planowanie tras. Zależało nam na tym, by móc automatycznie otrzymywać powiadomienia o kolejnych ładunkach dla przewoźników, w określonym promieniu, by nie musieli np. jechać po niego aż 100 km od miejsca, w którym się znajdują – dodaje.

Firmie zależy również na tym, by zintegrować z własnym systemem TMS wszystkie telematyki, z których korzystają jej przewoźnicy.

Chcemy, by kilkadziesiąt różnych systemów telematycznych „rozmawiało ze sobą” w czasie rzeczywistym, czyli wymieniało dane, dzięki czemu nie będziemy musieli tracić czasu na to, żeby rozliczać kilometry z przewoźnikiem, logując się z każdym razem do innych systemów telematycznych. Nakładka mapy wyliczy optymalną trasę, biorąc pod uwagę DMC pojazdu, przewoźnik uzyska dostęp do naszej platformy z dostępem do wszystkich zleceń i szczegółów tras – tłumaczy.

– Dzięki nowym technologiom logistyka zmierza w kierunku pełnej automatyzacji i digitalizacji procesów, aby usprawnić działania dla branży TSL, kluczowe będzie korzystanie z jednego systemu, który będzie umożliwiał komunikowanie się z różnymi platformami (telematyka, TMS). Jeżeli firmy z sektora TSL nie przejdą na ten model w ciągu kilku lat, dogonienie konkurentów może być niemożliwe – kwituje.

Fot. Pixabay/rawpixel/public domain