Firma przeprowadzkowa i jej zlecenia – przeprowadzki międzymiastowe i międzynarodowe domów, mieszkań i firm
Przeprowadzki organizowane są z różnych powodów. Dla klientów indywidualnych bardzo częstą motywacją jest potrzeba zmiany miejsca zamieszkania. Może być to związane z podjęciem nowej pracy, dążeniem do poprawy jakości życia czy sytuacją rodzinną. W niektórych wypadkach decydują względy finansowe. Zdarza się że przeprowadzka to konieczność wymuszona przez czynniki zewnętrzne (np. w wyniku wywłaszczenia).
Równie zróżnicowane motywacje mają klienci biznesowi. Przeprowadzki firm i biur mogą być organizowane ze względu na rozwój przedsiębiorstwa, zwłaszcza w przypadku fuzji czy przejęcia innego podmiotu. Mogą być również efektem chęci zmiany siedziby firmy na bardziej funkcjonalny czy prestiżowy obiekt lub zmianę lokalu, np. w celu obniżenia kosztów czy chęci znalezienia się w lepszej lokalizacji.
Przeprowadzki mieszkań i przeprowadzki domów dotyczą przede wszystkim transportu mebli, sprzętu AGD/RTV i wyposażenia wnętrz. To między innymi książki, odzież i różnego rodzaju rzeczy codziennego użytku, często o osobistym charakterze, bezcenne dla właścicieli. W przypadku firm i zakładów pracy duże znaczenie ma przewóz dokumentów oraz sprzętu elektronicznego, maszyn i urządzeń produkcyjnych, także tych o sporych gabarytach.
Zdarzają się też ładunki i zadania specjalne, jak w przypadku transportu antyków i dzieł sztuki – stare obrazy oraz meble mogą wymagać szczególnych warunków przewozu, np. budowy skrzyń do transportu czy kontrolowanej temperatury i wilgotności. Do tego dochodzą ładunki kruche i delikatne oraz ładunki ciężkie (np. sejfy czy fortepiany i inne duże instrumenty), które mogą stanowić szczególny problem w miejscach trudno dostępnych. Przewoźnik może też być poproszony o transport zwierząt czy przechowanie domowych roślin.
– Każda przeprowadzka jest inna i w tej branży trzeba być gotowym na różne wyzwania, ale niezależnie od powodu, ludzie pragną, by ich mienie zostało przewiezione bezpiecznie, szybko i profesjonalnie. I na tym właśnie powinien skupiać się solidny przewoźnik. Mówi się, że w czasie przeprowadzki zawsze coś musi się uszkodzić. Ale tu chodzi o to, żeby zrobić tak, by nic się nie uszkodziło – podkreśla Patryk Pieniak, logistyk z kieleckiej firmy przeprowadzkowej Jupiter.
Warto dodać, że dla wielu klientów istotnym czynnikiem przy wyborze przewoźnika jest cena. Zarazem, ze względu na dużą konkurencję, firmy przeprowadzkowe starają się walczyć o zlecenia, oferując bardziej kompleksowe usługi, fachowe wsparcie oraz wdrażając rozwiązania umożliwiające ograniczenie kosztów.
Standardem jest na przykład pomoc w organizacji przeprowadzki w zakresie dostarczania opakowań i materiałów do pakowania, a także montaż i demontaż wyposażenia. Coraz częściej jednak można też spotkać się z szerszym zakresem usług obejmującym na przykład utylizację zbędnego sprzętu, utylizację dokumentów, czasowe magazynowanie mienia, sprzątanie, podłączanie sprzętu elektronicznego i RTV/AGD, a nawet konsultacje w zakresie aranżacji wnętrz czy pomoc w znalezieniu nowego miejsca zamieszkania.
Organizacja przeprowadzek wymaga dobrego zaplecza i odpowiedniej logistyki
Aby dobrze wykonywać swoje usługi, firmy przeprowadzkowe muszą najpierw właściwie przygotować swoje zaplecze do wykonywanych zadań. Podstawą jest tu odpowiednio rozbudowana flota transportowa. Jej bazę stanowią busy do 3,5 t oraz lekkie samochody ciężarowe, ale do niektórych zleceń potrzebny jest bardziej specjalistyczny sprzęt, np. winda załadowcza czy przyczepa niskopodwoziowa.
Niezbędne jest też odpowiednie wyposażenie oraz materiały do zabezpieczenia mienia, np. pasy transportowe, kątowniki i narożniki piankowe, folia stretch, a także materiały do pakowania (folia bąbelkowa, folie antystatyczne, kartony, taśma pakowa, worki próżniowe), które firma przeprowadzkowa dostarcza klientowi. Przydatne są również wciągarki, wózki transportowe, windy zewnętrzne, narzędzie do budowy skrzyń transportowych i ramp, narzędzia do montażu i demontażu. Warto też zadbać o odpowiednią powierzchnię magazynową, gdy klient potrzebuje skorzystać z usługi czasowego przechowania mienia.
Równie duże znaczenie co sprzęt ma personel obsługujący zlecenie. Zazwyczaj do przeprowadzki zaangażowanych jest przynajmniej kilka osób. Kluczową rolę odgrywa logistyk, pełniący rolę opiekuna klienta i pozostający z nim w stałym kontakcie oraz koordynujący działaniami firmy.
Może on zajmować się ustalaniem terminów, planowaniem tras, wyborem aut i sprzętu oraz członków zespołu bezpośrednio realizujących przeprowadzkę, czyli kierowców i tragarzy. Jednocześnie w czasie przeprowadzki to doświadczeni pracownicy – tragarze, stolarze czy monterzy – są ważniejsi niż logistyk. Co istotne, muszą to być osoby kompetentne, godne zaufania oraz profesjonalnie przygotowane. Warto zwrócić uwagę na to, że zatrudnienie odpowiedniego personelu ze względu na sytuację w branży TSL stanowi pewne wyzwanie dla firm transportowych.
Oprócz kadry i sprzętu firma przeprowadzkowa powinna też zadbać o odpowiednie przygotowanie formalne swojej działalności, np. w kwestii uzyskania licencji transportowej, opłacenia ubezpieczenia, pozwoleń i wszelkich innych dokumentów, które mogą być wymagane przy okazji realizacji zleceń. Dobrze też mieć wypracowane procedury i metody działania w razie wystąpienia sytuacji kryzysowych – awarii aut, kradzieży czy choroby kogoś z zespołu.
Przeprowadzki międzymiastowe – w kraju nie zawsze jest łatwiej
Może się wydawać, że przeprowadzki zagraniczne są większym wyzwaniem niż przeprowadzki krajowe. Z punktu widzenia klienta często tak właśnie jest. Dla firmy przewozowej nie ma tu jednak większej różnicy. W obu wypadkach przenosiny należy odpowiednio zaplanować, wyznaczyć personel, zabezpieczyć ładunek, bezpiecznie dowieźć go na miejsce i wyładować.
Prawdą jest jednak, że pod pewnymi względami przeprowadzki międzymiastowe na terenie Polski sprawiają firmom przeprowadzkowym mniej kłopotu i są one prostsze w realizacji. To zaś za sprawą krótszych dystansów na jakich realizowane są przenosiny.
Dla klienta oznacza to możliwość realizacji i finalizacji przeprowadzki nawet w tym samym dniu – zależnie od ilości przewożonego dobytku i odległości. Mniejsze odległości dla przewoźnika to z kolei możliwość bardziej efektywnego wykorzystania personelu i floty transportowej oraz obsługi większej liczby zleceń, zwłaszcza w przypadku przeprowadzek w obrębie dużych miast takich jak Warszawa, Wrocław, Łódź, Poznań czy na terenie Trójmiasta lub aglomeracji śląskiej. To także mniej problemów logistycznych oraz niższe koszty, np. ze względu na brak konieczności organizacji noclegów i zakwaterowania dla pracowników na wyjeździe czy możliwość szybszego reagowania w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowych.
Ważna jest również lepsza znajomość tras, topografii oraz realiów otaczającego świata. Brak barier językowych i kulturowych sprawia, że łatwiej porozumieć się z osobami postronnymi, poprosić o pomoc czy coś załatwić, np. w przypadku kontaktu z administracją lokalu. Jednocześnie pewne aspekty przeprowadzki w Polsce mogą być trudniejsze niż w przypadku przeprowadzek zagranicznych. Przykładem może być kwestia uzyskiwania pozwoleń na parkowanie na czas załadunku lub wyładunku. Podczas gdy w krajach zachodnich nie ma z tym problemu, w Polsce ze względu na przykład na czas oczekiwania na decyzję i pomoc odpowiednich władz może z tym być kłopot.
Przeprowadzki międzynarodowe – na trasach dalekobieżnych dobre planowanie jest kluczowe
W przypadku przeprowadzek za granicę większe znaczenie ma dobra organizacja całej operacji logistycznej. Każde niedopatrzenie może skutkować opóźnieniami i dodatkowymi problemami. Dlatego tak ważne jest chociażby to, by kierowca miał dobrze przygotowaną dokumentację, zwłaszcza gdy przeprowadzka dotyczy destynacji poza Unią Europejską (np. Szwajcarii, Norwegii czy Wielkiej Brytanii) i wiąże się z koniecznością odbycia odprawy celnej. Równie istotne jest zebranie odpowiednio dużej ilości informacji od klienta.
Większą niedogodność niż w przypadku przeprowadzek krajowych stanowią utrudnienia na trasie, takie jak roboty drogowe czy korki, zwłaszcza gdy przewoźnik ma na realizację zlecenie wąski przedział czasowy. Na długich trasach bardziej znacząca jest także kwestia bezpieczeństwa transportu. Należy się bowiem liczyć z koniecznością organizacji noclegów, a co za tym idzie postojów na parkingach.
Właśnie dlatego firma przeprowadzkowa Jupiter umożliwia transport mienia w meblowozach i autach typu kontener, dobrze zabezpieczających dobytek przed kradzieżą, a także zapewnia klientom dostęp do nowoczesnej telematyki, np. systemów GPS pozwalających na śledzenie ładunku i auta transportowego w czasie rzeczywistym.
Organizator przeprowadzek musi także uwzględniać topograficzno-kulturowe różnice między miejscami przeprowadzek. Warszawa to zupełnie inne miasto niż Paryż. I nie chodzi tu tylko o układ ulic, ale i warunki lokalowe oraz inne czynniki, np. czasowe ograniczenia w ruchu pojazdów. W krajach Beneluksu na przykład zdecydowanie częściej należy korzystać z windy zewnętrznej przy załadunku i rozładunku mienia ze względu na ciasne mieszkania i klatki schodowe, które utrudniają zniesienie lub wniesienie mienia.
Realizując przeprowadzki zagraniczne, przewoźnik powinien brać pod uwagę możliwość współpracy z zagranicznymi firmami. Wykorzystanie podwykonawców – na przykład wynajem tragarzy do pomocy przy wyładunku – to sposób na ograniczenie kosztów oraz bardziej efektywną realizację zleceń. Znalezienie odpowiedniego partnera w tym kontekście ułatwiają branżowe platformy usługowe.
Wycena, czyli ile kosztuje przeprowadzka?
Ze względu na unikalny charakter każdej przeprowadzki, ceny usług są trudne do oszacowania. Przyjmuje się, że średni koszt przeprowadzki to kilka tysięcy złotych, ale organizacja dużej przeprowadzki może oznaczać wydatek nawet kilkunastu tysięcy złotych.
Wiele zależy od ilości dobytku, odległości i charakteru przenosin. Przeprowadzka za granicę w przypadku klienta indywidualnego to inne koszty niż przeprowadzka krajowa archiwum. Do realizacji obu zleceń wykorzystany będzie różny sprzęt i różna ilość personelu, a same przenosiny będą trwały różną ilość czasu i mogą się w ich trakcie pojawić odmienne problemy.
Z tych względów przewoźnicy zazwyczaj i tak muszą decydować się na indywidualną wycenę zleceń. Dla klienta najważniejsze jest, by o wszelkich kosztach wiedział przed realizacją przeprowadzki – tak do tych kwestii podchodzi się w firmie przeprowadzkowej Jupiter. Może się jednak zdarzyć, że klient zapomni wspomnieć o wyjątkowo ciężkim przedmiocie do transportu albo o konieczności załadunku mienia z dodatkowego pomieszczenia, np. piwnicy czy poddasza, narażając się na dodatkowe koszty.
Dlatego tak ważny jest pierwszy kontakt z firmą przeprowadzkową i odpowiednie wypełnienie formularza wyceny przeprowadzki. To właśnie ten dokument służy oszacowaniu kosztów przeprowadzki i jest podstawą do późniejszego zawarcia umowy między przewoźnikiem a klientem. Aby uniknąć niespodziewanych wydatków i mieć pewność, że wszystkie potrzeby zostaną uwzględnione w cenie, zleceniodawca powinien na tym etapie podać jak najwięcej szczegółów. Dobre planowanie także w kontekście wyceny jest bowiem podstawą dobrze zorganizowanej przeprowadzki.
