Sprawdzają sytuację polityczną i proponują alternatywne trasy. Bojącym się o dostawy z Chin proponują magazyny przy fabrykach [WYWIAD]

Dorota Ziemkowska, Trans.INFO: Jesteście w stanie w krótkim czasie zaproponować klientom alternatywne szlaki, jeśli się okaże, że prognozy, które tworzycie pokażą, że dotychczasowe trasy mogą się np. zakorkować. Jedna rzecz mnie jednak zastanawia – czy w obecnych czasach jesteśmy w stanie tworzyć miarodajne i szybkie prognozy, skoro sama Pani przyznała w mediach, że żyjemy w czasach VUCA, a VUCA to m.in. niepewność i zmienność.

Aleksandra Gumel, kierownik projektowania łańcuchów dostaw w Rohlig Suus Logistics: Tworząc dziś prognozy, mamy do czynienia z sytuacjami podobnymi do tych, które miały miejsce w przeszłości, przed pandemią. Już wówczas w różnych krajach monitorowaliśmy, czy pojawiają się problemy mogące doprowadzić do zakorkowania się szlaków. Mowa na przykład o śnieżycach lub strajkach, które potrafią opóźnić dotarcie przesyłki na czas

Proponowane przez nas rozwiązanie, czyli Control Tower, opiera się na przepływie informacji dotyczących sytuacji, które dzieją się na danym szlaku. Cała nasza firma i zarządzane przez nas obszary udostępniają pracownikom Control Tower informacje, które ci analizują, a następnie przekazują klientom w ramach całościowej opieki nad łańcuchem dostaw.

Tylko że aby stworzyć prognozę dotyczącą obsługi łańcuchów dostaw w skali globalnej, trzeba wiedzieć, co dzieje się właściwie na całym świecie, chociażby w portach w Chinach. Jak zbieracie te informacje?

Rohlig Suus Logistics ma partnerów i brokerów na całym świecie – w każdym porcie, w którym prowadzimy serwisy dla naszych klientów. Jesteśmy z tymi osobami w stałym kontakcie i to one informują nas o wszelkich sytuacjach, które mogą mieć wpływ na terminowe dostarczenie przesyłki. Od błahych i przewidywalnych informacji, jak święto w jakimś kraju, poprzez śnieżyce, jak te zeszłoroczne w Niemczech, aż po pierwsze doniesienia o tym, że np. w porcie w Szanghaju zidentyfikowano ognisko koronawirusa.

Wszystkie informacje trafiają do komórki, która obsługuje dany szlak. Pracownik Control Tower jest więc takim traffic managerem, który zbiera informacje i dostosowuje je do danego klienta. Jeśli więc klient wykorzystuje dane szlaki lub w danym momencie znajduje się na nich jego przesyłka, to niezwłocznie dostaje informację, która może mieć wpływ na dostawę. W ten sposób działaliśmy już w poprzednich latach, natomiast nie miało to aż takiego wpływu na działalność transportową jak dziś.

W ilu miejscach na świecie znajdują się wasi brokerzy?

Są w każdym kraju, w którym jest Rohlig Suus lub nasz strategiczny partner. Bez tego nie moglibyśmy świadczyć dla klientów usług, które mamy w portfolio.

Ile czasu zajmuje stworzenie prognozy dla klienta?

To wszystko dzieje się w czasie rzeczywistym. Każdy pracownik Control Tower ma pod sobą określoną grupę klientów, wykonujących określone zadania wynikające z podpisanych z umów. Nasi eksperci bardzo dobrze znają firmy, którymi się opiekują, widzą, jakie kraje są dla nich ważne, mają wgląd do systemów i innych narzędzi, w których każdy transport jest statusowany od podjęcia przesyłki do finalnego odbiorcy.

Na podstawie tego następuje weryfikacja, mająca na celu ustalenie, w którym momencie obsługi łańcucha dostaw może się pojawić słabe ogniwo. Co ważne, wszystkie te informacje udostępniamy naszym klientom, aby mogli wziąć je pod uwagę w dalszej komunikacji ze swoimi finalnymi odbiorcami.

Kolejnym krokiem po stworzeniu prognozy jest skonstruowanie alternatywnego szlaku dostaw. Jak wygląda proces jego tworzenia?

Control Tower nie podejmuje żadnych decyzji bez konsultacji z klientem, ponieważ to klient ustala priorytety, czyli definiuje, co dla niego jest najważniejsze w danej chwili. Decyzja o zmianach nigdy nie jest jednostronna, ale opiera się na współpracy.

Jeśli wiemy, że przesyłka nie może wypłynąć z portu, a jest niezbędna dla odbiorcy, to jesteśmy w stanie na przykład przygotować alternatywny transport lotniczy. Jeśli nie jest aż tak pilna, to możemy zaplanować przesłanie jej koleją albo transportem intermodalnym. Wszystko zależy od stopnia jej priorytetu i tego, gdzie się znajduje.

Ponadto, nie ukrywajmy, jeśli pojawia się ognisko koronawirusa, to wszystko jest uzależnione od obostrzeń w danym kraju. Czasami okazuje się, że żaden operator nie jest w stanie zorganizować przez nie transportu. Wówczas przekazujemy informację o tym klientowi, żeby wiedział, jak wygląda aktualna sytuacja.

Rozumiem jednak, że zwykle klient dostaje scenariusz potencjalnego rozwiązania, być może czasami klika?

Dokładnie.

Ile czasu mija od przedstawienia alternatywnego rozwiązania do jego wdrożenia?

To musi dziać się natychmiast. Należy podejmować szybkie decyzje, bo za chwilę możemy nie być w stanie nic zrobić. W momencie, kiedy pojawia się informacja o jakimś zagrożeniu, pierwszą czynnością Control Tower jest poinformowanie klienta, co się dzieje oraz że szukamy alternatywy. Natychmiast. W logistyce nie ma miejsca na szybkie tworzenie długoterminowych planów, więc znając specyfikę klienta, pewne rozwiązania mamy już zawczasu przygotowane.

Control Tower to opcja czy standard?

To serwis, który udostępniliśmy klientom, z którymi współpracujemy w zakresie obsługi całego łańcucha dostaw. A to dlatego, że mamy wtedy nad nim pełną kontrolę – cały jest w naszych rękach.

Nie ograniczamy się jednak tylko do takich klientów. Świadczymy usługę też innym, przy czym wówczas wygląda ona nieco inaczej, bo musimy współpracować z różnymi operatorami. Na pewno nie jesteśmy więc w stanie tak dobrze ocenić sytuacji, bo informacje musimy zbierać od pośredników.

Dlatego zawsze staramy się pokazać klientom, choćby na przykładzie na case studies, jaką wartość dodaną niesie fakt, że cały łańcuch dostaw jest w rękach jednego operatora – jaka jest wówczas wiarygodność wszystkich informacji i jej przepływ.

W przypadku Control Tower klienci mają kontakt z jedną osobą, która jest ich opiekunem. Otrzymują raporty, mają wgląd w pełen track and trace, więc wiedzą zawsze, na jakim etapie realizacji jest ich przesyłka. Ponadto nie muszą martwić się o to, by przekazywać nam informacje dotyczące np. jej przygotowania do odprawy. Sami zbieramy te dane, a po stronie klienta jest tylko ich weryfikacja.

Jednak jakieś informacje klient jest chyba zobligowany wam przekazywać?

Wszystko zależy od modelu współpracy, jeśli np. działamy w ramach Vendor Managed Inventory (zarządzanie zapasem magazynowym dostawcy – przyp. red.), to kontaktujemy się nawet z dostawcami komponentów klienta. Chociażby ws. tego, że zapas w magazynie się kończy i wymagana jest dostawa kolejnej partii towaru. Klient nawet tego nie musi nam przekazywać.

A co z informacją o podwykonawcach? Podobno jednym z kluczowych problemów operatorów logistycznych jest podzlecanie pewnych ładunków przez klienta gdzieś na zewnątrz, co czasami trudno monitorować, nawet samym klientom.

Myślę, że dziś klienci są świadomi tego, co dzieje się z ich towarem na każdym etapie. Rzeczywistość, w której żyjemy od blisko 2 lat, zmusiła ich do tego. Dziś, jeśli już współpracujemy z innymi podwykonawcami w zakresie łańcucha dostaw, otrzymujemy od klienta zbiór informacji, który pozwala na poprawną komunikację z każdym z nich.

Czy w ostatnich czasach, z uwagi na sytuację pandemiczną i geopolityczną, pojawiły się jakieś zupełnie nowe zagrożenia dla łańcuchów dostaw, które byliście w stanie prognozować korzystając z Control Tower?

Myślę, że nowych zagrożeń nie odkryliśmy, to te same pojawiają się po prostu pod różną postacią. Dla nas najważniejsze jest, aby towar klienta mógł dotrzeć na czas.

Czyli rozumiem, że toczący się od kilku tygodni kryzys na granicy polsko-białoruskiej nie jest czymś, co mogło was zaskoczyć?

Zawsze monitorujemy, co się dzieje na granicach i poza nimi. Kilka lat temu we Francji organizowane były masowe strajki. Niby nie jest to sytuacja, mająca bezpośredni wpływ na łańcuch dostaw, więc wydawałoby się, że problem nas nie dotyczy. Jednak kierowca musi się jakoś dostać do odbiorcy, czasami właśnie przez Francję. Takie jest założenie Control Tower – docierają do niej informacje ze świata, które analizuje i przedstawia klientowi, by ten wiedział, że coś może się wydarzyć.

Przejdźmy do rozwiązania, o którym już Pani wspomniała, czyli VMI. Sami przekonujecie, że ma ono rozwiązywać dwa podstawowe problemy – zatorów, np. w portach oraz braku dostępności komponentów. Rozumiem więc, że jest to rozwiązanie przeznaczone przede wszystkim dla firm produkcyjnych.

Dokładnie. Wszyscy już chyba zdali sobie sprawę z tego, że w kilka miesięcy produkcja z Chin nie zostanie przeniesiona do Europy. Być może to się nigdy nie wydarzy. Natomiast sytuacja wywołana przez koronawirusa sprawiła, że właściciele większości fabryk działających w Europie zaczęli bardzo intensywnie zastanawiać się nad tym, jak zminimalizować zagrożenie związane ze sprowadzaniem komponentów z odległych krajów.

Odpowiedzią ma być właśnie VMI, bo dzięki niemu klient jest w stanie zbudować bezpieczny zapas komponentów na terenie Unii Europejskiej, a przy tym nie musi być właścicielem tego towaru. Podpisujemy umowy trójstronne z dostawcami komponentów i naszymi klientami, żeby zabezpieczać interesy całej trójki.

Obecnie to rozwiązanie jest bardzo bezpieczne, opiera się bowiem na tym, że jesteśmy w stanie odpowiednio szybko reagować i ściągać części z odległych miejsc, takich jak Chiny lub Malezja, mając przy tym pełen przepływ informacji o łańcuchu dostaw, dzięki wspomnianej już Control Tower. Poza tym trzymamy pewien zapas towarów w Europie.

Z punktu widzenia płynności finansowej naszych klientów atrakcyjne jest też to, że nie muszą od razu kupować całego towaru, który został sprowadzony. Mogą pobierać pewną jego ilość ze składów celnych wtedy, gdy jest to niezbędne, by produkcja nie stanęła.

Wspomniała Pani kiedyś w mediach, że generalnie polega to na tym, iż zapas towarów znajduje się w optymalnej odległości od fabryki. Tylko co w praktyce oznacza ta “optymalna odległość”?

Staramy się umieszczać takie towary jak najbliżej fabryki klienta, co jest uzależnione od ustaleń z nim. W praktyce oznacza to zwykle, że w ciągu nawet 8 godzin komponent może trafić na produkcję.

Inwestycje w takie magazyny leżą po waszej stronie?

Tak.

Ile musieliście postawić specjalnie pod tę usługę?

Nie musimy ich specjalnie tworzyć, bo usługę realizujemy na przykład w naszych istniejących już magazynach obsługujących wiele firm. Nie zawsze mowa o konieczności składowania 15-20 tys. palet. Czasami klienci potrzebują przechować zaledwie 3 tys. palet – dla takiej liczby nowa inwestycja nie jest konieczna. Z myślą o wykorzystaniu istniejących magazynów projektujemy dostawy między nimi a fabrykami klientów tak, by produkcja była w stanie płynnie funkcjonować.

Mimo to z usługą wiąże się też czasami konieczność budowania nowych magazynów lub tworzenia składów celnych, takich jak ten pod Wrocławiem. Ile macie tego typu rozwiązań, stworzonych specjalnie pod usługę VMI?

Pod klienta zrealizowaliśmy kilka inwestycji, natomiast w związku z tym, że mamy własne agencje celne, to i magazyny celne bądź składy celne działają w każdej naszej lokalizacji. A w związku z tym, że mamy jeden z najwyższych certyfikatów AEO (przyznawany firmie działającej w Unii Europejskiej, która obsługuje czynności celne – przyp. red.), jesteśmy w stanie błyskawicznie zareagować na potrzebę klienta i w czasie nie dłuższym niż trzy miesiące otworzyć nowy magazyn w każdej z lokalizacji, które posiadamy bądź poszerzyć ten już istniejący.

Robimy to wtedy w rejonach, w których widzimy duże zainteresowanie taką usługą. Tak było na przykład w przypadku wspomnianego Wrocławia. Nam się ta inwestycja opłacała z punktu widzenia biznesowego, a klienci byli zadowoleni, że nie muszą już ograniczać się wolumenowo do małej przestrzeni składu celnego, który został otwarty pierwotnie.

Poza składem celnym pod Wrocławiem będą kolejne takie inwestycje? Kiedy można się ich spodziewać?

Jesteśmy w trakcie rozmów z kilkoma kluczowymi dla nas klientami i liczę na to, że szybko zajmiemy się tym tematem.

Może Pani już teraz podać lokalizacje?

W tej chwili niestety nie mogę jeszcze podzielić się takimi informacjami.

Ostatnia rzecz. Jakiego rodzaju klienci korzystają najczęściej z VMI i waszych składów celnych?

Aktualnie nie da się ich konkretnie scharakteryzować. Sytuacja na rynku jest tak nietypowa, że tą usługą zainteresowali się klienci z różnych branż. Ci, którzy wcześniej nigdy z niej nie korzystali, teraz zaczynają, bo nie mają innego wyjścia. Firmy z właściwie każdej branży chcą przetrzymać chociaż kilka palet w składzie celnym i zbudować bezpieczny zapas, dzięki czemu nie będą mieć problemów z funkcjonowaniem łańcuchów dostaw, nawet w czasach kryzysu.