W szczycie świątecznym bez współpracy z e-sklepem tylko stracisz. Na nic szukanie dodatkowych kurierów, aut i magazynów

“Jak co roku, w połowie listopada, DPD Polska przestawia się na przedświąteczne procedury. Na czas szczytu paczkowego firma zwiększa zatrudnienie, m.in. w magazynach, contact center oraz na stanowiskach kurierów” – tak jedna z większych firm kurierskich pisała o przygotowaniach do szczytu w zeszłym roku. Rzeczywiście, połowa listopada to moment, gdy procedury i plany obsługi zwiększonego wolumenu są gotowe. Ich tworzenie zaczyna się jednak dużo wcześniej – zwykle już na początku roku. Mało kto zostawia to na późniejsze miesiące.

– W okresie szczytu świątecznego przewoźnik musi znaleźć o ok 30-40 proc. więcej kurierów, dodatkowe pojazdy, często dodatkową powierzchnię magazynową. Tego nie da się zrobić z dnia na dzień. Dlatego maj, czerwiec, to właściwie najpóźniejszy termin, żeby rozpocząć przygotowania – twierdzi Marek Różycki, prowadzący specjalistyczna firmę konsultingową, Last Mile Experts, zajmująca się sektorem KEP i E-commerce Last Mile.

Gorące nie tylko poniedziałki

Okres szczytu świątecznego nie jest jednorodny. Są dni, które wyraźnie podbijają ilość wolumenu. W zeszłym roku Poczta Polska informowała, że takimi okazały się ostatnie poniedziałek i wtorek tuż przed Wigilią. To wówczas jej klienci nadali ponad milion paczek.

Średnio o 35 proc. wzrosła w okresie świątecznym liczba nadanych przesyłek względem miesięcy neutralnych, np. sierpnia. W najintensywniejszym tygodniu poprzedzającym Boże Narodzenie paczek było aż o 81 proc. więcej niż średnio w pozostałych tygodniach 2017 roku – podała spółka w komunikacie.

O rekordach Poczta Polska pisała również po drugim poniedziałku grudnia. Wówczas obsłużyła 600 tys. przesyłek, czyli aż o 40 proc. więcej niż w listopadowe poniedziałki.

Polacy lubią kupować w sieci na ostatnią chwilę. Dwa lata temu firma DPD Polska donosiła z kolei, że „w ciągu dwóch tygodni poprzedzających Wigilię średnie dzienne wolumeny przesyłek są większe nawet o 50 proc. niż w pozostałej części roku”. Podczas ostatniej rozmowy z Trans.INFO prezes firmy, Rafał Nawłoka stwierdził, że tak naprawdę w szczycie najbardziej liczy się jeden dzień, który każdego roku wyraźnie wybija się na tle innych, jeśli chodzi o wielkość wolumenu. Jednak oszacowanie, kiedy wypadnie, wcale nie jest takie proste.

Potwierdzają to eksperci, specjalizujący się w tematyce branży kurierskiej.

– Zwykle w okresie szczytu świątecznego najwięcej wolumenu pojawia się w Black Friday albo w ostatnich dniach tygodnia tuż przed Wigilią. Bywa jednak, że duży gracz, taki jak Amazon czy Allegro, wprowadzi jakąś promocję i to może zdestabilizować cały rynek – zauważa Marek Różycki.

Stawiają na sztuczną inteligencję

Dlatego do przygotowania strategii obsługi świątecznego szczytu paczkowego tak ważne jest uzyskanie informacji na temat planów sprzedażowych u partnerów e-commerce.

– Rozsądny przewoźnik i firma kurierska ustali w rozmowach z klientami maksymalne wolumeny, które może przewieźć. Najważniejsze, to dowiedzieć się, jakie partner planuje promocje, co będą obejmować i kiedy się pojawią. I co najważniejsze, jakie są ich szacowane skutki. Bo jeśli za nimi przyjdzie wzrost wolumenu o 1 proc., to nie wpłynie istotnie na pracę. Jednak jeśli o 10, a nawet 30 proc., to jest to kluczowa informacja – dodaje Różycki.

Dlatego jeśli partner e-commerce planuje promocję np. w okresie szczytu świątecznego, firma kurierska musi o tym wiedzieć jak najwcześniej, najlepiej już latem.

– Ważne są również informacje, jak dużo będzie przesyłek ponadgabarytowych. Albo czy e-sklep planuje jakąkolwiek zmianę, np. dotyczącą naliczania klientom opłat za określone przesyłki. Wszystko, co może sprawić, że jakiś rodzaj paczki stanie się bardziej popularny – tłumaczy ekspert.

Takie promocje to nic nowego. W zeszłym roku, 18 listopada Allegro, z okazji swoich 18. urodzin, uruchomiło promocję, dzięki której można było skorzystać z bezpłatnej wysyłki zakupów do Paczkomatów. Oferta była ważna przez tydzień. Dwa dni wcześniej eBay uruchomił akcję „First Minute Shopping”, dzięki której klienci kupujący w sieci od 16 listopada dostawali 15-proc. rabat na zakupy.

Tego, czy i jakie będą efekty takich działań, nie zostawia się przypadkowi.

– Giganci z e-commerce mają bardzo zaawansowane systemy, oparte m.in. na sztucznej inteligencji, które potrafią, w oparciu o wiele danych historycznych, którymi firma dysponuje, dość dokładnie przewidzieć, co, kiedy i w jakiej ilości kupią klienci – zapewnia Marek Różycki.

Kurierzy takich danych mają nieporównywalnie mniej. Stąd tak ważne, by odpowiednio wcześniej ustalić ramy współpracy z e-sklepami. To bywa trudne. Jak zauważa ekspert, najwięksi sprzedawcy często nie obiecują żadnych wolumenów, ale wymagają, by w okresie szczytu świątecznego zapewnić im pełną obsługę. W przeciwnym razie może dojść do sytuacji, że pozornie udany biznes będzie destabilizował firmę – paczek będzie coraz więcej, jednak zysk spadnie, chociażby ze względu na konieczność zatrudniania pracowników sezonowych oraz szukania podwykonawców.

Jak nie ludzie, to kto?

A o ludzi do pracy w transporcie coraz trudniej.

– Od 2002 r. liczba środków transportu w polskich firmach rośnie średnio o 4 proc. rok do roku. Z drugiej strony średnio o 8 proc. rok do roku maleje liczba kierowców. Rynek pracowniczy jest dziś ponadto bardzo konkurencyjny. W sytuacji niewystarczającej liczby kierowców poszukuje się rozwiązań usprawniających pracę dostępnych zasobów – przekonuje Arkadiusz Andruch, dyrektor produktu krajowego i międzynarodowego FTL w Rohlig Suus Logistics.

Dlatego też eksperci przekonują, że firmy kurierskie muszą liczyć się ze zmianą sposobu funkcjonowania.

– Przewoźnicy powinni postawić na automaty paczkowe oraz punkty odbioru zamówień. To przyszłość obsługi wolumenów w okresie szczytów, zwłaszcza świątecznych, tym bardziej że w dobie braku pracowników szukanie alternatyw dla dostaw kurierem pod drzwi jest niezbędne – tłumaczy Marek Różycki z Last Mile Experts. – Ciekawym rozwiązaniem jest np. Amazon Flex, któremu firma patronuje w Stanach Zjednoczonych lub w Anglii, w którym dostawą paczek zajmują się kierowcy niezawodowi. Działa to na zasadzie podobnej do Ubera.

Zdaniem Różyckiego, zmiana w kierunku „out of home” jest kluczowa również z tego powodu, że może zwiększyć liczbę przesyłek dostarczanych za pierwszym razem. A im skuteczniejsza taka dostawa, tym mniej zwrotów i wyzwań związanych z ich obsługą – między innymi mniej osób w to zaangażowanych.

To również szansa w obliczu zaostrzania przepisów dotyczących wjazdu pojazdów spalinowych do centrów miast. Ekspert przekonuje, że podobne zmiany w prawie mogą w przyszłości doprowadzić nawet do konieczności stawiania punktów konsolidacyjnych paczek, wspólnych dla kilku firm kurierskich.

Gorące końcówki miesiąca

Okres przed świętami to jednak nie jedyny moment, gdy firmy zmagają się ze szczytami. W zależności od rodzaju towaru czy branży, szczyty pojawiają się i w innych miesiącach. Na przykład podwykonawcy IKEI muszą się liczyć z nimi w sierpniu, gdy wraz z nowym katalogiem pojawia się wymiana kolekcji. W LPP jest on związany z sezonową wymianą towaru.

Jest to zjawisko normalne, bo wynikające z popytu konsumentów. Eksperci związani z branżą wskazują jednak na jeszcze jeden rodzaj szczytów. Określany jest przez nich mianem „sztucznych” i to nie bez powodu. Mowa o szczytach notowanych na koniec miesiąca.

– Zwiększona liczba przewozów w końcówce miesiąca to zwykle sztucznie generowane szczyty, które rzadko kiedy bywają konsekwencją rzeczywistego popytu konsumenckiego. Aż 40 proc. dyrektorów logistyki, którzy wzięli udział w naszym badaniu, wskazało, że powodem kumulacji zamówień są systemy motywacyjne dla działów handlowych. Wzmożone zakupy przed zakończeniem miesiąca mają na celu realizację założonych budżetów sprzedażowych. Skutkiem tej praktyki jest wzrost zapotrzebowania na palety nawet o 300 proc. w ciągu ostatnich 4-5 dni każdego miesiąca – tłumaczy Arkadiusz Andruch z Rohlig Suus Logistics, firmy, która odpowiada za inicjatywę “Szczyty Kosztują” (powstała dwa lata temu w celu zmierzenia się ze „sztucznymi szczytami”).

– Dynamiczny wzrost koniunktury w Polsce objawia się często w spontanicznym, niezaplanowanym z wyprzedzeniem sposobie organizacji transportu towarów. Wiąże się to z wieloma wyzwaniami dla operatorów logistycznych i przewoźników, którym zależy na sprawnym obsłużeniu każdego wolumenu – dodaje.

Efekt? – Operator logistyczny narażony jest na dodatkowe koszty, stając przed koniecznością znalezienia dodatkowych zasobów do obsłużenia zamówień wyższych nawet o 20-30 proc. Gdy dotyczy to 10 – 20 klientów, którzy przewożą miesięcznie 30-50 tys. palet, natychmiast rozpoczyna się wyścig o dostępne środki transportu oraz kierowców, a stawki za przewozy i powierzchnie magazynowe szybują w górę – tłumaczy Arkadiusz Andruch.

– Najwyższe koszty związane są jednak z logistyką kontraktową, czyli nie z samym transportem, ale przygotowaniem towaru do wysyłki. Obsługa szczytów wiąże się z koniecznością pracy po godzinach. To z kolei oznacza błędy, opóźnienia i zwroty. Tak tworzy się zamknięte koło. Poza utrudnieniami dla działów obsługi klienta, efektem szczytów przewozowych jest często utrata sprzedaży – przyznało to 57 proc. ankietowanych przez nas firm – dodaje.

Ponad 200 proc. więcej

Niechlubnymi beneficjentami takiej sytuacji są ostatecznie wszyscy, zaangażowani w łańcuch dostaw.

Producenci i sieci handlowe ponoszą wyższe koszty logistyczne i administracyjne oraz tracą sprzedaż, operatorzy zmagają się z zaburzeniami płynności pracy, utrzymaniem jakości usług i wzrostem kosztów utrzymywania systemów transportowych, przewoźnicy i kierowcy odczuwają niestabilność zatrudnienia i pracują w warunkach stresu, a przysłowiowy Kowalski zmaga się z punktowym natężeniem ruchu na drogach i związanymi z tym zatorami, wypadkami, większym hałasem i wzrostem emisji spalin do środowiska – czytamy na Szczytykosztują.pl.

Z danych, które udało się zebrać w 2016 r., wynika, że „w firmach wysokowolumenowych średni wolumen w „szczytowe” dni miesiąca wynosił 202 proc. w stosunku do „standardowego”. To oznacza, że w końcówce miesiąca firmy potrzebują 2 razy więcej powierzchni ładunkowej, aby przewieźć swoje towary”. Zdarza się, że połowa miesięcznego zamówienia musi być realizowana w ciągu zaledwie kilku ostatnich dni.

Pytaj o wolumen. Nie tylko roczny

Pytanie o remedium na taką sytuację jest naturalne. Wiele zależy jednak od ustalenia, co jest rzeczywistą przyczyną.

– Szczyty, jakie pojawiają się pod koniec miesiąca, powstają wówczas, gdy zamykane są okresy rozliczeniowe. Z tym nie zawsze da się coś zrobić. Szczególnie budżetówka ma przecież wówczas nadmiar gotówki, który musi wydać, w krótkim czasie – przestrzega Marek Różycki.

Wśród innych przyczyn, koordynatorzy inicjatywy wskazywali jednak również m.in.:
– systemy motywacyjne dla odbiorców towarów, napędzające wzmożone zakupy przed zakończeniem miesiąca,
– nakładanie się rozliczeń miesięcznych i kwartalnych,
– niezmienność uzgodnionych budżetów sprzedażowych w odniesieniu do realiów rynkowych,
– opóźnianie płatności ze strony odbiorców.

Przekonywali również, że rozwiązaniem mogą być np.: wprowadzenie transparentnych stawek logistycznych, dzielonych na „szczytowe” i „nieszczytowe”, przestawienie się handlowców na tygodniowe cele sprzedażowe, udzielanie rabatów za równomierne zakupy, zdywersyfikowanie terminów promocji i okresów rozliczeniowych oraz skrócenie łańcucha dostaw.

Dziś, dwa lata po powstaniu inicjatywy “Szczyty Kosztują”, Arkadiusz Andruch przekonuje, że przewoźnicy wypracowali pewien sposób na unormowanie sytuacji.

– Przy zobowiązaniach kontraktowych nie ma możliwości rezygnacji z takiego przewozu. Operatorzy zabezpieczają się więc przed szczytami już na poziomie umowy – proszą o określenie przewidywanego wolumenu nie tylko w ujęciu rocznym, ale chcą też wiedzieć, jak się on rozkłada na przestrzeni miesięcy, a nawet tygodni. Szczyt przewozowy często pojawia się pod koniec miesiąca albo kwartału – tłumaczy.

– Oczywiście, uzyskanie tego rodzaju danych nie jest sprawą łatwą, lecz w obecnej sytuacji uzyskanie ich jest dla operatorów niezwykle istotne. Dzięki takim akcjom jak prowadzona przez Rohling Suus Logistics kampania „Szczyty Kosztują”, świadomość wśród przedsiębiorców stopniowo się zwiększa. Zmienia się też sposób określania planów sprzedażowych. Brak wiedzy o wolumenach niesie ze sobą zbyt duże ryzyko finansowe – kwituje ekspert.

Fot. Pixabay/QuinceMedia/ public domain