W ubiegłym tygodniu pisałem o brakach w magazynie ujawniających się w czasie inwentaryzacji i o tym, jak można im zapobiec. Dziś wyjaśnię natomiast, jak i dla kogo przeprowadzić skuteczne szkolenia mające na celu zmniejszenie liczby uszkodzeń, oraz kto powinien je przeprowadzić.
Dla każdej ze stref należy rozważyć różne scenariusze. Przed szkoleniem powinien zostać przeprowadzony audyt procesów (nawet gdy nie ma dla nich dokumentacji), audytorów powinno być co najmniej dwóch, bezpośredni przełożony i kierownik/lider z innej strefy bądź wyznaczona zaufana osoba z firmy.
Pierwszym krokiem jest zmapowanie procesów i procedur, przedstawienie ich w formie graficznej, stworzenie dokumentacji fotograficznej (odpowiedzialność szefa strefy/działu/wydziału w zależności od struktury organizacyjnej)
Na bazie pierwszego kroku i doświadczenia szefa (lub innego kompetentnego pracownika) powinna powstać instrukcja/przewodnik po strefie. Powinien być wyznacznikiem standardów.
Szkolenie może przeprowadzać dział/wydział/komórka kontroli jakości lub wyznaczone osoby, wyróżnione stanowiskiem, stawką lub premią. Od pracy tych osób zależy jak będzie wyglądać kluczowe kilka pierwszych dni w pracy nowego pracownika.
Szkolenia muszą być cykliczne.
Jak powinno wyglądać to szkolenie dla pracowników nowo zatrudnionych, a jak dla pracowników ze stażem ?
Pracowników nie należy klasyfikować na tych „ze stażem” i „nowych”. Jedynym słusznym kryterium oceny jest jakość i wydajność pracy. Zazwyczaj pracownicy pracujący dłużej, popełniają mniej błędów i pracują wydajniej z tego też powodu trafiają do grupy liderów. Naturalnym jest, że ze względu na ich know-how są wyjątkowo cenni dla pracodawcy. Kwestią otwartą natomiast pozostaje np. podział pracy (czy sprawiedliwy?) ciężkość/trudność delegowanych na pracowników zadań (czy po równo?) i wiele innych czynników które należy brać pod uwagę.
Cały system doszkalania, pozytywnych i negatywnych feedbacków, podziału według stażu itp. można wpleść w system premiowania i/lub dodatków funkcyjnych i stanowiskowych.
Czy i jakie konsekwencje finansowe powinni ponosić pracownicy dokonujący częstych uszkodzeń?
„Recydywiści” powinni ponosić konsekwencję finansowe, do pozbawienia całości premii włącznie. Proponowałbym wprowadzić „progi” uszkodzeń modyfikujące in minus wypracowaną premię. Przy wyjątkowo częstych uszkodzeniach, gdzie zachodzi podejrzenie celowości monitorowałbym szczegółowo pracę danej osoby.
Towar, którego opakowanie zostało uszkodzone jest sprzedawany firmom zewnętrznym i pracownikom po obniżonej cenie, co może powodować celowe powodować celowe uszkodzenia. Jak rozwiązać ten problem?
W pierwszej kolejności, rozważyłbym zakaz zakupu uszkodzonych towarów przez pracowników. W niektórych restauracjach, pod koniec zmiany manager zbiera całe przygotowane i niesprzedane jedzenie, wrzuca do worka i zalewa wodą (procedura). Wcześniej mieli problemy z „przypadkowym” robieniem kanapek i frytek na zapas pod koniec zmiany, ponieważ pracownicy mogli je zjeść lub zabrać do domu.
Druga opcja to sprzedaż własnym kanałem B2C przez platformy zakupowe lub własną stronę (firmę/markę).
Niezależnie od powyższych, dział reklamacji mógłby spróbować wymienić lub dokupić uszkodzone opakowania na nowe u producenta
W jaki sposób wychwycić błędy osób pakujących towar przed opuszczeniem (wysyłką towaru) magazynu?
W zależności od tego, czy pakujący towar sprawdzają każde zamówienie indeks po indeksie w celu wyłapania błędów jakościowych i ilościowych czy tylko układają i zabezpieczają towar. W zależności od odpowiedzi na pierwsze pytanie, jeżeli nie (rys.1):
1. Należy rozpatrzyć, zmierzyć i policzyć koszt wprowadzenia takiej kontroli, całkowitej lub wyrywkowej przez dział KJ.
Wariant z kontrolą po kompletacji zamówienia w strefie, przed pakowaniem (rys.2)
Wariant z kontrolą przy pakowaniu (rys.3)
– Przy automatycznym zamykaniu kartonów w procesie, należy rozważyć kontrolę wagową w strefie antresoli (potrzebne bardzo dokładne dane)
– Przy składaniu palet CCTV
– Systemowo, kontrola – numery LP ilości paczek waga adresy dostawy
Jakie stosować procedury kontrolne umożliwiające ocenę pracy osób wykonujących handling (rzetelność)?
1. Kontrola wagowa tam gdzie to możliwe (weryfikacja zamówień kompletowanych)
2. Monitoring CCTV
3. Zakaz wnoszenia na teren magazynu jakichkolwiek reklamówek, plecaków, torebek, butelek etc.
4. Szafki depozytowe i śniadaniowe
5. Inwentaryzacja ciągła
W jaki sposób zainteresować pracowników dobrem wspólnym firmy i przekonać ich do większej dbałości o powierzone mienie?
Jest wiele form zachęcania pracowników do aktywniejszego uczestnictwa w życiu firmy oraz proaktywnego nastawienia. Najlepiej sprawdzają się metody zawierające elementy grywalizacji np.:
– konkursy pomiędzy strefami w rankingu porządków
– możliwość uzyskania dodatkowej premii lub punktów w programach afiliacyjnych za postawy godne naśladowania, dla osób będących wzorem dla pozostałych pracowników
– prowadzenia dziennika dotyczącego dbałości o powierzone mienie na wewnętrznej stronie firmowej, wywiady z liderami.
Jak wysyłać, żeby nie uszkodzić?
Pakowanie towarów, nie może prowadzić do ich uszkodzenia lub zniszczenia. Niedopuszczalne jest stosowanie taśmy firmowej bezpośrednio na opakowaniu produktu (uszkodzenia opakowań), składowanie towarów o większej masie na towarach kruchych np. elementów metalowych na elementach szklanych lub plastikowych. Powyższe zastrzeżenia obowiązują zarówno wewnątrz pojedynczych paczek jak i podczas składowania paczek z różnych zamówień na paletach.
Każde opakowanie musi być zabezpieczone w taki sposób, aby uniemożliwić przypadkowe lub celowe wysunięcie całości lub części towaru z paczki. Dla różnych artykułów stosowane są różne sposoby zabezpieczeń (zamykanie , zaklejanie, owijanie, bindowanie etc.). Dodatkowo, należy zwrócić uwagę czy np. przewody w krążkach zwijanych ręcznie (ciętych na maszynach) mają na obu końcówkach przewodu oznaczenie hologramowe (przeciw kradzieży).
Zasady wysyłania zamówień paczkami:
Decyzję o wysłaniu zamówienia paczkami lub paletami podejmuje pracownik przedsiębiorstwa kończący konsolidowanie danego zamówienia.
Ekonomicznie uzasadnione jest wysyłanie zamówień paczkami do maksymalnie ~ 7-8 opakowań na zamówienie. Nie warto pozostawiać tej decyzji działom planowania, chyba że towar jest w 100 proc. zmierzony a wysyłki powtarzalne.
Fot. Bartosz Wawryszuk