WMS-y w dobie boomu na e-commerce. Co się zmienia i jak wybrać najlepszy?

Celem wdrażania WMS jest nie tylko maksymalne wykorzystywanie dostępnej powierzchni składowej i obsługa dystrybucji towarów, ale też zarządzanie zapasami, optymalizacja dostaw oraz zarządzanie będącymi do dyspozycji środkami transportu poziomego i pionowego. Swoistą wartością dodaną ma być też minimalizowanie magazynowej biurokracji, czyli ograniczenie liczby krążących dokumentów.

Eksperci z HIT – Kody Kreskowe przypominają, że tradycyjny system zarządzania magazynem jest, w uproszczeniu, wspomaganym przez technologię kodów kreskowych rozwiązaniem informatycznym, wspierającym trzy podstawowe obszary aktywności logistyki wewnętrznej:

• przyjęcie towaru do magazynu,
• składowanie towaru w magazynie,
• wydanie towaru poza magazyn.

WMS, już w klasycznej formie, powinien sprawić, że wzrasta efektywność operatorów magazynu, głównie przez lepsze zorganizowanie ich pracy. Komunikacja między systemem, a operatorem odbywa się przez kolektory danych, które z jednej strony informują operatora o zadaniu, z drugiej zaś służą do wprowadzania potwierdzeń wykonania danego zadania.

Nie zawsze “od ręki”

Nie ma prostej odpowiedzi na pytanie, jak szybko można wdrożyć dany system. To zależy bowiem m.in. od rozwiązania, które wybierzemy. Są na rynku WMS-y, które można zaimplementować praktycznie “od ręki” (przy czym “od ręki” oznacza zazwyczaj kilka tygodni), ale są i takie, które wymagają znacznie dłuższego czasu. Praktyka pokazuje jednak, że wiele firm decyzję o wdrożeniu WMS podejmuje zdecydowanie zbyt późno, właściwie dopiero wówczas, kiedy sytuacja jest już skomplikowana, a magazyn – po prostu niewydolny. Owa presja zmusza wówczas do skorzystania z rozwiązań typowych, tzw. “pudełkowych”.

Marek Kuropieska, prezes zarządu firmy Aspekt podkreśla, że we wdrażaniu WMS nie wykluczają się zarówno modułowość, jak i kastomizacja (dostosowanie rozwiązań modułowych do charakterystycznych i nierzadko unikatowych czynności zachodzących w procesach konkretnego użytkownika).

Przykładem jest Rewista WMS.

Bazuje na modułach np. przyjęcie, wydanie, inwentaryzacja, praca, kurier, pakowanie, które w oparciu o przeprowadzoną analizę potrzeb klienta są dostosowywane do zachodzących w organizacji procesów. Można wręcz powiedzieć, że kręgosłup Rewisty zbudowany jest z modułów, które bez większych kastomizacji potrafią zapewnić sprawną obsługę podstawowych procesów magazynowych. Jednak ze względu na brak rozszerzonych funkcjonalności mogą okazać się niewystarczające. W takich przypadkach oferujemy kastomizację – tłumaczy Kuropieska.

Sztuka doboru

Dostawcy przywołują statystyki mówiące, że WMS potrafi:

• zwiększyć wydajność realizacji procesów logistycznych nawet o 40 proc., co wynika z tego, że zadania są przydzielane w sposób zautomatyzowany, najlepiej dostosowany do aktualnych zasobów,
• skrócić czas dostępu do towaru nawet o 60 proc., dzięki szybkiemu dostępowi do aktualnych informacji gdzie znajdują się towary i jakie jest wykorzystanie przestrzeni składowej,
• zwiększyć efektywność składowania nawet o 30 proc., bowiem dobór lokalizacji dla towarów jest zoptymalizowany według kryteriów i potrzeb.

Diabeł, jak to zwykle bywa, tkwi jednak w szczegółach, nierzadko pojawia się bowiem pytanie: które obszary logistyki wewnętrznej mogą być przez WMS wsparte najskuteczniej i jak dobrać system do potrzeb konkretnej firmy?

W WDX podkreślają, jak istotne dla użytkownika jest to, by system informatyczny w magazynie optymalnie rejestrował ruch towarów i jednostek logistycznych w czasie rzeczywistym. Komunikacja WMS z pracownikami powinna być realizowana z wykorzystaniem terminala – bez użycia dokumentacji papierowej. Terminal weryfikuje i rejestruje kluczowe etapy realizacji zadań, a zarządzanie czasem i produktywnością personelu jest możliwe na podstawie twardych danych.

Automatyzacja i optymalizacja poszczególnych operacji (np. przydział lokalizacji, przypisanie działań do pracowników, optymalizacja ścieżki kompletacji) oraz bieżąca wiedza o zaawansowaniu przebiegu procesów logistycznych pozwalają podejmować racjonalne decyzje. Dodatkowo, rutynowe raporty mogą być generowane na podstawie z góry zadanych żądań – przypominają w WDX.

Podejmując decyzję o wyborze trzeba zawsze mieć świadomość, że oferowane systemy są gotowe do rozwiązania typowych przypadków. Najczęściej wdraża się zatem kompleksowe rozwiązania pomagające np. wspierać dynamiczne zarządzanie towarem powierzonym przez klientów. Zadaniem jest rejestracja prac (zarówno operacji z towarem, jak i dodatkowych czynności) w czasie rzeczywistym za pomocą czytników kodów, dostępne są też dedykowane moduły rozliczania poszczególnych operacji, a także inwentaryzacji.

Warto też wiedzieć, że WMS posiadają gamę narzędzi do efektywnej wymiany danych (np. import kartotek towarowych, kontrahentów oraz dyspozycji przyjęć i wydań, eksport realizacji i stanów magazynowych), a w przypadku rozwiązań dla operatorów logistycznych ważny jest obszar magazynowy klienta oraz współdzielenie lokalizacji w systemie WMS (program powinien pozwalać na przyporządkowanie przestrzeni pod konkretnego klienta, na rzecz którego prowadzone są operacje magazynowe).

Dzięki temu towary należące do danego klienta znajdują się w jednym obszarze (z możliwością jego poszerzania lub zmniejszania), co przekłada się m.in. na szybszą i sprawniejszą kompletację. WMS odpowiada za przydzielanie dostępów użytkownikom do obsługi swoich klientów np. umożliwia stworzenie profilu do danej hali magazynowej, w której następuje zarządzanie konkretną listą klientów. Z poziomu terminala danych operator, dzięki profilowaniu podczas wykonywania operacji, widzi tylko procesy logistyczne przypisane do obsługi danego klienta. Ważna jest możliwość integracji WMS-u ze stosowanymi już systemami tj.: ERP, TMS lub inne, przeznaczone dla firm kurierskich.

Co do jednego nie ma raczej wątpliwości, na co zwraca uwagę w prasie branżowej Grzegorz Prorok, sales & marketing director w Consafe Logistics. Chodzi o to, by sam produkt był ustandaryzowany, bo tylko taki daje gwarancję ponadczasowości.

Trzeba pamiętać, że produkt mocno kastomizowany będzie rozwijał się tylko za nasze pieniądze, natomiast w wypadku systemów ustandaryzowanych to producent wydając aktualizacje dostarcza nam nowe moduły. Wymusza to po pierwsze na producencie inicjatywę, a po drugie daje nam dostęp do rozwiązań, których nie bylibyśmy nigdy w stanie sfinansować samodzielnie – podkreśla Grzegorz Prorok.

Automaty? – to nie problem

WMS-y od lat napędzają tradycyjne centra dystrybucji, wspierając działanie pracujących tam operatorów i wykorzystywanego w nich sprzętu. Tymczasem rola logistyki, głównie za sprawą handlu e-commerce zmienia się. Pojawia się coraz więcej automatyki, a to zmienia także WMS-y, zarówno pod względem technologicznym, jak i liczby i rodzajów wspieranych procesów.

Przybywa modułów funkcjonalnych. Przed laty, w klasycznym podejściu, aplikacja miała przede wszystkim wspomagać typowe procesy, np. magazynową ewidencję. Obecnie WMS-y wspierają też procesy załadunkowe, wydanie towaru, kompletację, skanowanie, etykietowanie, inwentaryzację… Istotne jest też monitorowanie działań, które podejmują w magazynie pracownicy, kontrola jakości, a także nadzorowanie zadań realizowanych przez sprzęt.

Dochodzi do tego konieczność “współpracy” WMS-ów z używanymi w firmach innymi systemami informatycznymi, np. związanymi z funkcjonowaniem automatyki. Coraz częściej WMS staje się też częścią systemu ERP. W takiej sytuacji koniecznie trzeba zadbać, by pomiędzy tymi systemami funkcjonowała sprawna wymiana danych, oparta na jednolitych standardach przekazywania informacji.

Specjaliści z HIT Kody Kreskowe zwracają uwagę na to, jak na budowę WMS nowej generacji wpływa połączenie czynnika ludzkiego i maszynowego. Otóż systemy zmieniają się po to, by obsługiwać zarówno magazyny działające zgodnie z zasadą goods to man (towary do człowieka), jaki i man to goods (człowiek do towarów). WMS musi obecnie wspierać przepływ towaru pomiędzy urządzeniami automatycznymi, biorąc pod uwagę ich przepustowość, chwilowe obciążenia i możliwości obsługi wybranych grup towarowych.

Jeszcze niedawno zarządzanie obszarem automatyki odbywało się poprzez system WCS (warehouse control system), dostarczany przez producentów rozwiązań automatycznych. Teraz dostawcy WMS wzbogacają rozwiązania, a optymalizacja jest wspomagana poprzez interakcję na linii system WMS – urządzenia automatyki. System WMS wzbogacony o funkcje zarządzania automatyką nosi nazwę WES (warehouse execution system) i jest następnym etapem rozwoju produktów do zarządzania magazynem.

E-handel siłą napędową WMS

Nie ma wątpliwości, że rozwój e-commerce stał się “dźwignią” rozwoju automatyki logistycznej.

Automatyzacja i robotyzacja magazynów wyznaczą kierunek rozwoju na następne lata. To trend wynikający z rozkwitu branży e-commerce. Przykładem jest Amazon, który gliwickie, wielopoziomowe centrum logistyczne w pełni wyposażył w roboty do obsługi bieżących procesów magazynowych. Przecież obsługa wielu tysięcy paczek w ciągu dnia, w oparciu tylko i wyłącznie o pracę zasobów ludzkich, jest praktycznie niemożliwa do zrealizowania – tłumaczył Kuropieska w wywiadzie prasowym.

Liczby działają na wyobraźnię. W ubiegłym roku niemal 30 mln Polaków zrobiło zakupy w sieci, a okres pandemii sprawił, że ta forma konsumpcji stała się jeszcze bardziej popularna (co szósty Polak robił zakupy spożywcze wyłącznie w sklepach internetowych). Główne zmiany, które muszą być obsłużone przez WMS nowej generacji to zwiększenie liczby klientów, zmniejszenie linii w zamówieniu oraz radykalne skrócenie czasu pozostającego w dyspozycji sklepu od momentu wejścia zamówienia do momentu jego wysyłki.

WMS-ami powinni zatem zainteresować się jeszcze bardziej operatorzy (usługodawcy), obsługujący w swoich magazynach i terminalach codziennie dużą liczbę zróżnicowanych przesyłek, pochodzących od wielu nadawców i kierowanych do wielu odbiorców.

Dostawcy zwracają uwagę również np. na znaczenie WMS w obsłudze coraz powszechniejszych procesów cross-dockingowych. To rezultat upowszechniania swoistego just-in-time również w gospodarce magazynowej.

Cross-docking to, mówiąc najogólniej, przeładunek kompletacyjny, polegający na przeładowaniu lub przepakowaniu towaru i wysyłce do odbiorcy, bez dodatkowego składowania. Towar dostarczany jest do magazynu, ale tam nie zatrzymuje się na dłużej, bo praktycznie od razu jest przeładowywany i wysyłany dalej (towar przebywa w magazynie tylko w trakcie przeładowywania).

System szczególnie lubią detaliści (mała liczba towarów, niewielkie ryzyko chaosu podczas ich grupowania). Poza wsparciem procesów cross- dockingowych nowe WMS-y muszą sobie poradzić również z obsługą e-sklepów, działających w istocie jako detaliści (obsługa dużej ilości, niewielkich zamówień), a konkretnie wspierając aplikacje, którymi posługują się sklepy internetowe. Sprawdzanie dostępności towarów, przyjmowanie zleceń, kompletowanie zamówień to jedno, inną sprawą jest wsparcie dla wszystkiego co wiąże się ze zwrotami towarów (są sektory e-commerce, np. odzieżowy, w których ilość zwrotów jest wyjątkowo duża, sięga 40-50 proc.).

Nadążać za zmianami

WMS-y nie są produktami skończonymi. Ich unowocześnianie to rezultat upowszechniania technologii i nowych oczekiwań zgłaszanych przez samych odbiorców. Przykładem jest najnowsza wersja PSIwms wykorzystująca algorytmy sztucznej inteligencji i mechanizmy uczenia maszynowego. Jerzy Danisz, competence center manager WMS w PSI Polska wśród kluczowych, nowych funkcji i usprawnień wymienia Activity tracking (mechanizm zapisujący zdarzenia biznesowe – wybrane czynności w magazynie są rejestrowane w celu ich wykorzystania do raportowania i analiz przez użytkownika i zewnętrzne narzędzia typu Business Intelligence).

Umożliwia to śledzenie operacji magazynowych w różnych kontekstach (np. zasobu, użytkownika lub procesu) oraz mierzenie wydajności pracowników i magazynu. Użytkownik może skopiować dane z modułu Activity Tracking do arkusza kalkulacyjnego.

Ciekawym rozwiązaniem jest też optymalizacja list kompletacyjnych z zastosowaniem algorytmu sztucznej inteligencji i funkcją pozwalającą wyznaczać optymalną ścieżkę kompletacji dla danej pick-listy (rozwiązanie wdrożono już w Centrum Dystrybucyjnym LPP, już w pierwszym okresie pomogło skrócić ścieżki kompletacyjne o prawie jedną trzecią).

Usprawniono też wersję na urządzenia mobilne (szybkie dokumentowanie lub autoryzowanie operacji poprzez wykonywanie zdjęć, dołączanie podpisu itp.).

Z kolei EasyWMS (Mecalux) ma specjalny moduł do obsługi magazynów e-commerce, który pozwala na bezbłędną i sprawną realizację zamówień oraz obsługę zwrotów, “typowych” dla e-commerce.

Firmy coraz częściej decydują się na systemy automatyczne aby szybciej i sprawniej realizować czynności związane z przyjęciem towarów, uzupełnianiem lokalizacji, pickingiem, kompletacją i wysyłką zamówień. Automatyka pozwala na transport palet lub pojemników do odpowiedniej strefy w magazynie np. za pomocą systemu przenośników lub układnic – tłumaczy wydawnictwu “Forum” Łukasz Kołodziejski, doradca techniczno-handlowy ds. WMS i automatyki magazynowej w Mecalux, dodając że EasyWMS pozwala na zarządzanie zarówno magazynem tradycyjnym (bez elementów automatyki), jak również w pełni automatycznym (przenośniki, układnice itp.).

Często klienci korzystają z rozwiązania hybrydowego (EasyWMS zarządza zarówno magazynami manualnymi, jak i automatycznymi).

Swoistym znakiem czasu jest też usługa SaaS (Software as a Service). To m.in. kwestia wygody (klienci zamiast umieszczać i zarządzać oprogramowaniem na serwerach lokalnych wybierają serwery umieszczone w chmurze) i ceny. Firmy zwykle decydują się na implementacje systemu WMS w wersji SaaS, jeśli chcą ograniczyć koszty związane z zakupem serwerów, infrastrukturą sieciową, utrzymaniem systemu.

Miesięczny koszt licencji przy modelu SaaS jest wielokrotnie niższy niż w wersji instalowanej na serwerach lokalnych. Jest plus, jest i minus – w przypadku wersji on-premise, czyli instalowanej na serwerach lokalnych, przedsiębiorstwo staje się posiadaczem licencji bezterminowych, a w przypadku wersji SaaS konieczne jest uiszczanie comiesięcznej opłaty. Warto to mieć na uwadze, z tej racji bowiem, z czasem różnica w kosztach pomiędzy wersjami SaaS a on-premise jest niwelowana.

Dostawcy systemów dementują przy tym pojawiające się czasem informacje o różnicach we wdrażaniu oprogramowania w opcji SaaS oraz instalowanych na serwerach lokalnych. W obu przypadkach instalowane jest bowiem dokładnie to samo oprogramowanie.

Należy jednak pamiętać, że przy pewnej specyfice magazynowej zdecydowanie lepiej sprawdzają się rozwiązania oparte na serwerach i infrastrukturze lokalnej, która działa bardzo stabilnie i zapewnia szybsze czasy reakcji. To ważne szczególnie w przypadkach magazynów automatycznych, gdzie system WMS steruje wieloma elementami, a czas odpowiedzi jest bardzo ważny dla poprawnego działania – przypomina Kołodziejski.

Fot. Pixabay/tianya1223/public domain