Masz newsa? Powiedz nam o tym!

Oto hipotetyczny przypadek sytuacji, która przez organizację może być uznana za kryzysową. Hipotetyczny, ale jak najbardziej prawdopodobny. Przykładowa firma logistyczna posiada lokalizację, mieszczącą się w dzielnicy portowej, w bezpośrednim sąsiedztwie rzeki. Jest to podyktowane prowadzoną działalnością. Na skutek silnych opadów miejscu zagraża jednak powódź. Co ma robić? Przeanalizujmy tę sytuację krok po kroku.

Firma i otoczenie

Oddział firmy świadczy usługi składowania i dystrybucji produktów, które nie wymagają kontrolowanej temperatury i wilgotności. Ponadto, w oddziale usytuowany jest magazyn przeładunkowy, który umożliwia:

– przeładunki towarów, które mają zostać dostarczone na obszarze obsługiwanym przez tą lokalizację, – przetransportowanie towarów odebranych w danym regionie, a przeznaczonych do dostawy w innych regionach kraju i poza nim.

Na terenie lokalizacji, poza dwoma magazynami, znajduje się również budynek biurowy, w którym pracują osoby odpowiedzialne za obsługę tego oddziału.

Zgodnie z samorządowym planem zarządzania kryzysowego, dotyczącym terenu, na którym stoi zakład, w razie powodzi w pierwszej kolejności zalane zostałyby tereny zielone poza miastem. Jednak w dzielnicy portowej również wyznaczono miejsca, gdzie może zostać skierowana fala powodziowa, gdyby nadmiar wody nie został zniwelowany poza miastem.

Pojawia się zagrożenie

W rozważanej przez nas sytuacji, w okresie wiosennym dochodzi do długotrwałych, silnych opadów. Przez władze wprowadzony zostaje stan zagrożenia powodziowego.

Oddział firmy logistycznej, posiadającej wdrożony system zarządzania ciągłością działania, aktywnie analizuje wszystkie informacje podane przez organy władzy.

Kontaktuje się też z urzędnikami, którzy odpowiadają za zarządzanie kryzysowe. Otrzymuje informacje o tym, że na ten moment planowane jest zalanie terenów zielonych poza miastem, zgodnie ze wspomnianym, lokalnym planem zarządzania kryzysowego. Jednakże trudno jest zawyrokować czy te działania będą wystarczające i zniwelują wysoki poziom wody.

Sytuacja się pogarsza

Niestety, prognozy pogody nie są sprzyjające, nadal zapowiadane są silne opady deszczu. Osoba odpowiedzialna za oddział firmy logistycznej kontaktuje się z centralą, aby przekazać wszystkie informacje, jakie udało się jej uzyskać.

Podczas wspólnej telekonferencji zostaje uzgodniony skład zespołów odpowiedzialnych za zarządzanie zaistniałą sytuacją kryzysową, zarówno na poziomie oddziału jak i centrali firmy. Zespołom tym zostają przydzielone obowiązki, ustalony zostaje również harmonogram podejmowanych działań i kolejnych telekonferencji.

I tak oto zespół lokalny jest odpowiedzialny między innymi za: – bieżący kontakt z odpowiednimi samorządowymi strukturami zarządzania kryzysowego, – opracowanie planu dla klientów logistycznych, transportów odbywających się na terenie obsługiwanym przez oddział oraz dla administracji, – przekazywanie bieżących informacji do Biura Sztabu Kryzysowego.

Z kolei Zespoły Centralne odpowiedzialne są między innymi za: – opracowanie planu przejęcia obsługi przesyłek realizowanych przez zagrożony oddział, – opracowanie planu działań IT, które będą wymagane w sytuacji ewentualnej blokady oddziału, – wsparcie przy organizacji obsługi klientów logistycznych, – opracowanie komunikacji kryzysowej zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej.

Przed uruchomieniem planu kryzysowego

Oczywiście, uzgodnione obowiązki są opisane w planie zarządzania ciągłością działania, jak również w poszczególnych procedurach kryzysowych, jednakże należy je dostosować do aktualnej sytuacji.

Podobnie jest z komunikatami kryzysowymi. Na ten moment nie jest jeszcze ogłaszana aktywacja planu kryzysowego, ale organizacja aktywnie przygotowuje się do takiej decyzji. Zgodnie z dokumentacją zarządzania ciągłością działania, określona osoba, będąca członkiem zarządu spółki, może taki plan aktywować.

Na razie przez cały czas, zgodnie z ustalonym wcześniej harmonogramem, odbywają się telekonferencje, na których dyskutowane są poszczególne elementy planu awaryjnego: – ustalenie przejęcia obsługi przesyłek przez sąsiadujące oddziały, zgodnie z wcześniej opracowaną mapą przekierowań oraz sposób i termin jej wgrania do systemu transportowego. – zaplanowanie, na jakich zasadach przewoźnicy, obsługujący potencjalnie zablokowany obszar, będą współpracowali z sąsiadującymi oddziałami, – zadecydowanie, jak zostanie przekierowana administracyjna obsługa klientów (w tym również kwestia przekierowania telefonów, maili, oddelegowania pracowników, itd.),

Ważnym elementem jest też zapewnienie klientom logistycznym wystarczającego miejsca magazynowego, aby na czas blokady mogły płynnie następować zatowarowania stocku, który na czas potencjalnego kryzysu musi być zorganizowany w zastępczym magazynie.

Jest to istotna kwestia, gdyż w analizowanym przypadku jeden z klientów logistycznych ma dziennie 10 transportów z fabryki, zlokalizowanej poza obszarem objętym zagrożeniem powodziowym i nie posiada dużego magazynu towarów gotowych. Ustalenia te będą wymagały zarówno koordynacji z klientem, jak i przewoźnikami.

Kolejne kroki

– Podejmowane są działania zabezpieczające lokalizację oraz majątek firmy w oddziale. – Przygotowywane są również komunikaty kryzysowe, zarówno skierowane na zewnątrz, jak i wewnątrz organizacji.

Wśród komunikatów zewnętrznych rozważane jest umieszczenie informacji na stronie internetowej o aktualnym sposobie realizacji usług transportowych, w potencjalnie zablokowanym oddziale. Dzięki planowi zarządzania kryzysowego nie zostaną pominięte istotne elementy przygotowania się do sytuacji kryzysowej, prace przebiegają w sposób skoordynowany.

Jak to się rozwinie?

Oczywiście, każda sytuacja kryzysowa jest inna i nie wszystkie okoliczności kryzysu mogą zostać przewidziane, ale uporządkowane podejście do przygotowania się do sytuacji kryzysowej oraz wdrożenie planu awaryjnego umożliwia opracowanie i podjęcie działań w tej konkretnej, specyficznej sytuacji. Daje też margines czasowy, niezbędny na opracowanie elementów, które są odmienne od założonego scenariusza. Podejmując wyżej opisane działania zarówno przez zespoły lokalne, jak i centralne, trzeba pamiętać o wariantowości sytuacji kryzysowej, która może rozwinąć się na kilka sposobów.

W rozważanym dziś przypadku, po jakimś czasie zespół lokalny otrzymuje informację, że pomimo zalania terenów zielonych poza obszarem miasta, poziom wody nadal przekracza stan alarmowy i „wysoka woda” w dzielnicy portowej jest przewidywana w ciągu najbliższych trzech godzin. W takiej sytuacji wskazany członek zarządu aktywuje plan awaryjny, umożliwiając tym samym wdrożenie działań opracowywanych wcześniej w fazie planowania, przez poszczególne zespoły.

Aktywacja planu awaryjnego

Pracownicy oddziału są ewakuowani i poproszeni o udanie się do wskazanego miejsca: – zastępczego lokalnego biura sztabu kryzysowego, – do domu, – lub do wybranego, sąsiedniego oddziału, celem wsparcia w obsłudze klientów i przewoźników swojego oddziału.

Po kolei uruchamiane są wszystkie procedury wcześniej zaplanowane, przedyskutowane podczas telekonferencji we wcześniejszej fazie przygotowawczej. Przejęcie obsługi odbywa się bez większych zakłóceń, zaś klienci i dostawcy zaznajomieni z procedurami kryzysowymi są odpowiednio poinformowani o podjętych przez firmę działaniach (powstały stosowne komunikaty kryzysowe).

Podczas pracy w trybie awaryjnym, w dalszym ciągu odbywają się regularne telekonferencje, które umożliwiają zebranie danych na temat aktualnej sytuacji w poszczególnych obszarach, a także podjęcie działań korygujących oraz zaplanowanie procedur pozwalających na powrót do normalnej obsługi przez oddział po zakończeniu powodzi i ustąpieniu wód powodziowych.

Po kryzysie

W odpowiednim czasie, po opanowaniu sytuacji powodziowej oraz po podjęciu decyzji przez odpowiedniego członka zarządu, ogłasza się zakończenie sytuacji awaryjnej i wdrażane są procedury powrotu do normalnego trybu. To również stanowi niemałe wyzwanie logistyczne.

Bardzo istotny jest fakt, że podczas całej sytuacji awaryjnej, rejestrowane są wszystkie podejmowane czynności, odnotowywane problemy, dodatkowe koszty. Wszystko po to, aby można było wyciągnąć wnioski z zaistniałej sytuacji i wdrożyć odpowiednie działania na przyszłość. Ponadto, rejestr ten umożliwia sprawną likwidację szkody z właściwymi ubezpieczycielami.

Na koniec warto pamiętać o tym, aby podziękować wszystkim zaangażowanym osobom za okazaną wyrozumiałość, współpracę oraz zaangażowanie.

Fot. Pixabay/12019/ public domain

Komentarze

comments0 komentarzy
thumbnail
Aby ustawić powiadomienia o komentarzach - przejdź do swojego profilu