Idei principale:
- Presiunea timpului este unul dintre semnalele care ar trebui să determine verificarea suplimentară a transportatorului.
- Promisiuni precum „Trimit documentele mai târziu”, înțelegerile purtate exclusiv la telefon și încercarea de a muta discuția în afara unui canal verificat au fost indicate în cadrul webinarului drept semnale de alarmă.
- Orice schimbare privind șoferul, vehiculul, subcontractantul sau adresa de livrare trebuie reconfirmată.
- Experții recomandă liste de verificare scurte, ușor de folosit zilnic, în locul unor proceduri lungi care rămân doar pe hârtie.
- Rock Trans Spedition contactează transportatorii folosind datele de contact preluate direct din profilurile lor verificate.
- Trans.eu promovează principiul „verifică înainte de predare”: controalele efectuate pe platformă nu înlocuiesc verificările proprii realizate înainte ca marfa să fie predată.
În cadrul webinarului „Securitatea mărfurilor și fraudele în transport în sezonul de vârf din trimestrul al patrulea”, organizat de European Institute of Road Transport (EITD) în colaborare cu Trans.eu, participanții au subliniat că aglomerația din perioadele de vârf favorizează greșelile.
Agnieszka Wojnowska, de la XBS Logistics, a atras atenția asupra unei erori frecvente: acceptarea unei schimbări fără verificarea persoanei care a autorizat-o. Un alt șofer, un alt vehicul, un subcontractant diferit sau o nouă adresă de livrare ar trebui să suspende operațiunea până la realizarea unei verificări suplimentare.
De fiecare dată când apare o schimbare — fie că este vorba despre șofer, vehicul, subcontractant sau adresă de livrare — aceasta trebuie verificată. Un detaliu aparent minor poate feri compania de pierderea unei încărcături întregi, a subliniat Wojnowska.
Atunci când volumele sunt mari, o astfel de abatere poate părea doar o ajustare operațională obișnuită. Tocmai de aceea, chiar și modificările mici merită tratate cu atenție, a explicat ea.
„Trimit documentele mai târziu.” Primul semnal de alarmă
Małgorzata Łazowska, de la Senior Security Consulting Poland, a indicat cele mai clare semnale de avertizare. Primul este presiunea timpului. Experta a descris situația în care un transportator sună expeditorul și anunță că are un camion disponibil, poate ajunge în 30 de minute, iar documentele vor fi trimise ulterior.
Am camion liber, ajung în 30 de minute și trimit documentele mai târziu. Un astfel de mesaj ar trebui să ridice imediat semne de întrebare. Documentele trebuie verificate înainte de emiterea comenzii de transport, a recomandat Łazowska.
Potrivit expertei, viteza nu poate înlocui procesul de verificare.
Totul se stabilește la telefon? Un alt motiv de prudență
Un al doilea semnal de alarmă apare atunci când cineva încearcă să stabilească întregul transport exclusiv la telefon. Łazowska a dat exemplul unei persoane care sună, spune că a văzut oferta pe platformă, dispune de mai multe camioane și solicită trimiterea imediată a comenzii. Telefonul este un instrument normal în activitatea de zi cu zi din transporturi, însă informațiile esențiale și documentele trebuie confirmate și printr-un alt canal.
Apelurile telefonice fac parte din munca noastră de zi cu zi, dar întreaga colaborare nu ar trebui să se bazeze pe o singură convorbire. Documentele și partenerul comercial trebuie verificați mai întâi, a spus Łazowska.
Un al treilea semnal îl reprezintă încercarea de a muta discuția în afara platformei sau folosirea unei adrese de e-mail cu domeniu public pentru contactarea companiei.
Experta a precizat că adresele Gmail sau Yahoo nu sunt, în sine, dovada unei fraude — multe firme mici le folosesc. Totuși, un astfel de detaliu ar trebui să ducă la verificări suplimentare, nu la acceptarea automată a partenerului.
Nu introduce manual datele de contact. Folosește profilul verificat
Elena Ladariu, reprezentanta casei de expediții românești Rock Trans Spedition, a prezentat procedura aplicată de compania sa. Dacă în profilul verificat al transportatorului apare o anumită adresă de e-mail, angajații o copiază și trimit comanda de transport la acea adresă. Aceeași regulă se aplică și apelurilor telefonice: echipa de expediții folosește numărul trecut în profilul utilizatorului verificat.
„Dacă o anumită adresă de e-mail apare pe platformă, aceea este adresa pe care o folosim. Sunăm doar la numărul salvat în platformă. Nu contează cine ne contactează de la un alt număr — ne bazăm pe datele afișate în profilul verificat”, a explicat Ladariu. O persoană care sună de la un alt număr și susține că reprezintă aceeași companie nu este considerată automat un contact autorizat.
Rock Trans Spedition aplică și criterii interne suplimentare. Potrivit Elenei Ladariu, compania colaborează doar cu transportatori prezenți pe platformele utilizate și solicită un istoric de cel puțin un an pe platformă. De asemenea, verifică dacă transportatorul a finalizat cu succes curse pentru alți parteneri. Acestea sunt măsuri proprii ale companiei, nu cerințe universale pentru piață.
Ladariu a explicat că abordarea mai strictă a fost adoptată după un incident anterior: un transportator aflat pe platformă de aproximativ cinci luni a preluat un palet cu vin care nu a mai ajuns la destinație. Ulterior, compania a dispărut.
S-a schimbat adresa de livrare? Șoferul trebuie să sune mai întâi
Rock Trans Spedition are o regulă strictă și pentru situațiile în care se schimbă adresa de descărcare. Potrivit Elenei Ladariu, doar casa de expediții poate transmite șoferului o nouă instrucțiune. Compania nu acceptă ca beneficiarul să stabilească direct cu șoferul o altă destinație.
Dacă primești o altă adresă, sună-ne mai întâi. Nu merge la o nouă locație de descărcare fără confirmare, a explicat Ladariu, descriind regula aplicată de Rock Trans Spedition.
Măsura are rolul de a-i împiedica pe infractori să se dea drept client sau organizator al transportului și să redirecționeze camionul către o altă adresă.
O listă scurtă de verificare este mai utilă decât o procedură ignorată
Łazowska a spus că una dintre cele mai mari probleme este lipsa unui proces clar pentru verificarea transportatorilor. Recomandarea sa este o listă simplă, pe care expeditorii să o poată folosi în activitatea curentă, nu o procedură de mai multe pagini pe care angajații nu o consultă.
Nu aveți nevoie de zeci de pagini de proceduri. Aveți nevoie de o listă scurtă și clară, pe care fiecare expeditor să o poată folosi atunci când verifică un transportator, a spus Łazowska.
Și ceilalți participanți la webinar au susținut aceeași idee.
Agnieszka Wojnowska a recomandat ca lista să includă verificarea partenerului comercial, a șoferului și a vehiculului, precum și confirmarea oricăror modificări neobișnuite printr-un al doilea canal de comunicare.
Elena Ladariu a recomandat, la rândul său, construirea procedurilor pas cu pas.
Rezervați cinci minute pentru verificarea transportatorului și începeți să introduceți procedurile treptat. Nu încercați să implementați o sută de măsuri dintr-o dată, a recomandat reprezentanta Rock Trans Spedition.
Așadar, problema nu constă doar în lipsa unei proceduri. La fel de importantă este diferența dintre procedura scrisă și modul în care angajații o aplică efectiv.
O platformă poate verifica o companie, nu și intențiile sale viitoare
Piotr Sobala, Area Leader for Product Security la Trans.eu, a rezumat recomandările prin principiul „verifică înainte de predare”: controlează toate detaliile înainte să eliberezi marfa.
Nu trebuie să presupunem că altcineva a făcut deja întreaga verificare în locul nostru. Companiile sunt verificate înainte de a fi acceptate pe platformă, însă intențiile lor viitoare nu pot fi verificate, a spus Sobala.
O platformă poate verifica, printre altele, documentele, licențele și asigurarea. Nu poate garanta însă că accesul la profilul unei companii legitime nu va fi preluat ulterior de altcineva. Prin urmare, expeditorii nu ar trebui să considere că verificarea inițială a partenerului elimină toate riscurile ulterioare.
Verificarea documentelor rămâne necesară, însă companiile trebuie să reacționeze și atunci când un partener cunoscut își schimbă brusc comportamentul — de exemplu, solicită mutarea comunicării pe un alt canal sau se abate în alt mod de la procedura obișnuită.
În cazul mărfurilor cu valoare ridicată, regula de bază ar trebui să fie colaborarea cu parteneri cunoscuți și reverificarea oricărei schimbări importante sau neobișnuite, a spus Sobala.
Câteva minute de verificări pot preveni pierderea mărfii
Discuția a readus în prim-plan un principiu simplu: urgența nu trebuie să ducă niciodată la scăderea standardelor de securitate. În perioadele aglomerate, expeditorii pot fi tentați să accepte imediat un transportator care spune că are capacitate disponibilă. Tocmai această vulnerabilitate poate fi exploatată de fraudatori.
Prin urmare, mesajul „Am camion liber și ajung în 30 de minute” ar trebui să declanșeze aplicarea unei liste de verificare, nu emiterea imediată a comenzii de transport. Verificați documentele, datele de contact, istoricul partenerului și orice schimbare neobișnuită.
După cum au subliniat participanții la webinar, securitatea nu începe neapărat cu un sistem costisitor. Poate începe cu câteva reguli clare și ușor de aplicat, respectate consecvent în fiecare zi.
