Automatizarea proceselor în companiile de transport vă permite să creșteți eficiența muncii și să optimizați timpul petrecut pentru îndeplinirea sarcinilor transportatorilor, expeditorilor și dispecerilor. Datorită sistemului TMS (Transport Management System), destinat gestionării transportului, este posibilă planificarea, executarea și decontarea în mod eficient a comenzilor de transport.
Sistemul avansat TMS organizează și simplifică munca de zi cu zi, ceea ce se traduce în cele din urmă în economii considerabile. Ce trebuie să căutați atunci când alegeți un furnizor de sisteme TMS? Cum se adaptează soluția la nevoile companiei?
Ce este TMS?
TMS este un software dedicat industriei de transport, logistică și supply chain, care susține gestionarea transportului intern și internațional. Implementarea sistemului vă permite să automatizați sarcini repetitive legate de implementarea transporturilor, de la momentul introducerii comenzii în program, până la emiterea automată a facturilor și decontarea plăților.
Puteți găsi toate datele despre vehicul, încărcare, șofer și clienți într-un singur sistem. Datorită acestui fapt, nu trebuie să utilizați fișiere separate în Excel sau să completați manual un teanc de documente. La rândul său, funcționalitatea avansată minimizează riscul de erori comise de angajați.
Avantajele sistemului pentru transportatori
Există o gamă largă de sisteme TMS disponibile pe piață, oferind utilizatorilor soluții complete pentru gestionarea transportului de mărfuri. Programul este un mare sprijin pentru activitățile oricărei companii de transport, indiferent de dimensiunea sa. Îmbunătățește calitatea muncii și automatizează sarcinile repetitive. Cele mai importante beneficii ale software-ului sunt:
– planificarea transportului;
– crearea și gestionarea automată a comenzilor,
– analiza costurilor flotei;
– generarea automată a facturilor;
– controlul termenelor de plată;
– monitorizarea vehiculului utilizând sisteme GPS;
– monitorizarea executării comenzilor,
– detectarea riscurilor în timpul executării comenzilor, cum ar fi întârzierea la încărcare.
În plus, sistemele sunt integrate cu aplicații externe care vă permit să monitorizați stadiul îndeplinirii comenzii și munca șoferilor.
Foto: Fire TMS/Adobe Stock
Alegerea unui program TMS – 5 aspecte la care merită să fiți atenți
Pentru a alege furnizorul potrivit al sistemului TMS, merită să acordați atenție unor aspecte importante, deși nu sunt evidente la prima vedere, care afectează profitabilitatea investiției. Numai în acest fel alegerea software-ului va fi adaptată la nevoile de dezvoltare ale companiei.
Prin urmare, dacă sunteți în căutarea unei soluții care să dureze ani de zile, asigurați-vă că acordați atenție următoarelor aspecte.
1. Sistem staționar sau stocare în cloud
Există două tipuri de programe TMS disponibile pe piață: desktop și în cloud. În primul caz, programul este instalat local și este disponibil direct de pe computerul utilizatorului. Avantajele fără îndoială ale acestei soluții includ:
– control asupra actualizărilor programului,
– controlul asupra frecvenței generării copiilor de rezervă;
– selectarea cantității de date care trebuie copiate;
– design modular – posibilitatea de a alege un modul sau module specifice fără a fi nevoie să achiziționați întregul sistem.
Merită adăugat că în sistemul staționar, utilizatorul are acces la datele personale de rezervă, dar este, de asemenea, responsabil pentru securitatea acestora.
La rândul său, a doua opțiune se bazează pe accesul la sistem printr-o conexiune la Internet, iar toate datele sunt stocate în cloud. TMS-ul online a câștigat în popularitate și putem să spunem cu siguranță că devine standard în rândul furnizorilor de software.
Nu necesită instalare și oferă multe avantaje care se traduc prin eficiența muncii de zi cu zi. Cele mai importante dintre ele sunt:
– implementarea rapidă a programului,
– acces ușor pentru utilizatori indiferent de locație,
– actualizare gratuită a datelor în timp real,
– spațiu mare pentru stocarea datelor,
– disponibilitate pentru desktopuri, laptopuri și dispozitive mobile.
Software-ul cloud este o soluție care permite scalabilitatea și disponibilitatea datelor 24/7. Perfect pentru companiile de transport cu sucursale în Polonia și în străinătate și în sistemul de lucru la birou.
2. Licență sau regim de abonament
Furnizorii de software TMS oferă achiziționarea produsului printr-o licență sau în regim de abonament. Avantajul, fără îndoială, al primei soluții este o taxă unică care vă permite să estimați în avans valoarea investiției. În acest moment, este demn de remarcat faptul că acesta nu este adesea singurul cost pe care trebuie să îl suportați. Mulți furnizori percep costuri de instalare, instruire a angajaților, întreținere și o taxă suplimentară, regulată de actualizare a sistemului.
A doua soluție este mai flexibilă, deoarece vă permite să plătiți pentru o anumită perioadă (de exemplu, lună, trimestru, an) și să testați capacitățile sistemului. Dacă după ceva timp se dovedește că TMS-ul nu vă îndeplinește așteptările, puteți renunța fără să pierdeți o sumă mare.
Majoritatea furnizorilor oferă, de asemenea, o perioadă de probă gratuită pentru a testa sistemul. Când configurați un cont, merită să acordați atenție elementelor pe care le conține versiunea demo, dacă include funcționalitate completă și pe ce date se bazează. Cel mai bine este să contactați furnizorul programului pentru informații exacte.
Important: atunci când alegeți un program de TMS – indiferent dacă este o licență sau un abonament – citiți regulamentul furnizorului. Ar trebui să definească strict condițiile de plată pentru accesul la serviciu.
3. TMS online și securitatea datelor
Deși TMS online devine din ce în ce mai popular și numărul de utilizatori de aplicații continuă să crească, apare întrebarea: datele stocate în cloud sunt suficient de securizate?
Problema securității soluțiilor cloud încă ridică întrebări, deși bazele de date sunt cel mai adesea protejate extern și sunt supravegheate de administratori cu experiență. Prin urmare, mai întâi trebuie să aflați ce standarde de siguranță îndeplinesc. Asistența tehnică ar trebui să furnizeze informații despre:
– supravegherea administratorilor,
– instrumente de securitate,
– rezistență la defecțiuni;
– tipul și frecvența generării copiilor de rezervă;
– locul în care se află serverele;
– metoda de protecție a datelor în timpul stocării, transmiterii și prelucrării;
– standarde și certificate de siguranță.
Un factor important este, de asemenea, utilizarea protocolului SSL criptat de către furnizor, care asigură confidențialitatea și protecția datelor împotriva accesului neautorizat în timpul transferului de pe computerele companiei pe serverul TMS.
4. Integrare cu sisteme externe
Programul de gestionare a transportului nu exclude lucrul cu alte sisteme informatice. Un TMS de clasă bună ar trebui să permită o integrare largă, datorită căreia, într-un singur instrument, puteți automatiza activitatea întregii companii. Acest lucru se aplică în special integrării cu furnizorii de sisteme GPS, care, în afară de monitorizarea flotei pe traseu, permit trimiterea imediată a documentelor legate de transport între terminalul șoferului și sistemul TMS.
Integrarea este posibilă și pentru programele de contabilitate, deoarece vă permite să generați automat facturi și plăți după finalizarea comenzii. Opțiunea de a integra programul de TMS cu sisteme separate se va dovedi utilă în orice companie de transport, indiferent de dimensiune, deoarece automatizează performanța zilnică a sarcinilor și elimină completarea unui număr mare de documentație și fișiere, care consumă extrem de mult timp. Are un efect pozitiv asupra fluxului rapid de informații dintre transportatori, șoferi și clienți, deci merită să aflăm dacă producătorul oferă o astfel de opțiune.
5. Adaptabilitatea funcțiilor
Industria de transport și logistică se caracterizează printr-o dinamică ridicată, prin urmare programul TMS ar trebui adaptat la numeroase schimbări. Un aspect foarte important este posibilitatea extinderii sistemului cu funcționalități suplimentare legate de cerințele în schimbare ale companiei.
Majoritatea furnizorilor de TMS oferă soluții flexibile sub forma unei versiuni de bază și unei extinse, în funcție de nevoile companiei. Dacă clientul are o flotă mică și efectuează comenzi de transport la o scară mai mică, nu trebuie să utilizeze funcționalitatea extinsă și să plătească în exces. Dacă este necesar, se poate trece la un pachet superior cu o gamă largă de instrumente.
În cazul companiilor care efectuează transport de marfă pe scară largă – internă și internațională – în afară de alegerea unui pachet extins, opțiunea funcțiilor dedicate este, de cele mai multe ori, necesară. Prin urmare, este important ca furnizorul de TMS să furnizeze implementarea soluțiilor individuale cu analiza lor și să aibă o echipă de programatori profesioniști.
Important: adaptarea sistemului de TMS la cerințele companiei este de obicei o opțiune suplimentară. Prin urmare, atunci când se ia în considerare oferta furnizorului, merită să știm ce costuri generează și ce timp a fost rezervat pentru implementarea sa.
Foto:Pexels/Aleksejs Bergmanis
Merită să folosiți sistemul TMS?
Tehnologia modernă a programelor de TMS susține gestionarea transportului și este un instrument de lucru indispensabil pentru companiile mari care efectuează transporturi de marfă pe scară largă. Acesta integrează toate activitățile din cadrul companiei, de la momentul acceptării comenzii, prin comunicarea cu șoferul și monitorizarea livrării, până la facturare și raportare. Automatizează procesele și se traduce prin optimizarea timpului de lucru.
Funcționalitatea de bază oferită de furnizorii de TMS se va dovedi cu siguranță utilă și în companiile de transport și casele de expediții de dimensiuni medii, pentru care automatizarea obligațiilor legate de comenzile de transport se va îmbunătăți semnificativ și va spori confortul muncii. Pe de altă parte, în cazul companiilor mici care nu au multe vehicule și efectuează mai puține transporturi, sistemul TMS nu este un instrument de lucru obligatoriu. Cu toate acestea, merită adăugat că implementarea programului la începutul funcționării este mult mai simplă, deoarece sistemul se adaptează la dezvoltarea companiei și îi poate satisface pe deplin nevoile.
Sursa foto: Fire TMS/Adobe Stock