Zapisy dotyczące opłat postojowych – czego unikać przy podpisywaniu zlecenia transportowego. Kiedy przewoźnikowi należy się wynagrodzenie?

Wiadomo powszechnie jak wygląda rzeczywistość w zakresie zawierania umów transportowych; przy każdej umowie obie strony starają się maksymalnie zabezpieczyć swoje interesy. Jednak w praktyce możliwości negocjacyjne przewoźników są ograniczone, a pośpiech towarzyszący zlecaniu usługi transportowej uniemożliwia często spokojną analizę zapisów zlecenia oraz konsultację jej treści z profesjonalistą. Skutki bywają kosztowne. Oto, jak przewoźnik może zadbać o swoje prawa.

Kiedy  przewoźnikowi należą się opłaty postojowe?

Nieplanowane postoje w branży transportowej to codzienność. Przewoźnicy miewają często napięty grafik załadunków i rozładunków, a każde dodatkowe opóźnienie może generować znaczne koszty. Z drugiej strony są zlecający, którzy często nie mają bezpośredniego wpływu na czas, w którym towar faktycznie zostanie załadowany lub rozładowany i nie chcą ponosić z tego tytułu odpowiedzialności finansowej. Mamy zatem klasyczny konflikt interesów.

UWAGA! Zwrotu kosztów postoju można domagać się bezpośrednio od zlecającego przewóz na podstawie art. 471 Kodeksu cywilnego, nakładającego na strony odpowiedzialność za szkody poniesione w związku z nienależytym wykonaniem umowy.

Odpowiedzialność nadawcy towaru za postój określają także przepisy prawa transportowego. Dla przykładu art. 16 ust. 1 Konwencji CMR przewiduje, że przewoźnik ma prawo do zwrotu kosztów spowodowanych zażądaniem przez niego instrukcji lub ich wykonaniem, o ile koszty te nie wynikły z jego winy lub jeśli postój spowodowany jest przekazaniem przez nadawcę wadliwej dokumentacji celnej lub przewozowej (art. 11 ust. 2 Konwencji CMR).

Jeśli zatem oczekiwanie na instrukcje nadawcy, wykonanie instrukcji lub wadliwa dokumentacja spowodowała przestój pojazdu, Konwencja dopuszcza odszkodowanie dla przewoźnika. Aby jednak je uzyskać, należy poinformować nadawcę o braku możliwości rozładowania lub załadowania pojazdu w terminie wskazanym w zleceniu transportowym (art. 15 ust. 1 Konwencji CMR). Od tego czasu zaczyna dopiero biec termin pozwalający na naliczenie opłat postojowych lub rozliczenie odszkodowania.

Aby uzyskać odszkodowanie za przestój, przewoźnik musi wpierw wykazać nieprawidłowości w przygotowaniu dokumentacji lub w odbiorze/przyjęciu przesyłki oraz ich rzeczywisty wpływ na przymusowy postój.
UWAGA! Przewoźnik może żądać odszkodowania zarówno w zakresie kosztów rzeczywiście przez niego poniesionych w związku z postojem, jak i utraconych z tego tytułu korzyści.

W pierwszym przypadku przewoźnik powinien szczegółowo udowodnić wysokość poniesionych strat. Przyjmuje się, że każdy dzień to szkoda w wysokości dziennego wynagrodzenia kierowcy oraz typowych kosztów korzystania z pojazdu. Natomiast w przypadku, gdy przewoźnik domaga się zapłaty utraconych korzyści, ma on obowiązek udowodnić, że gdyby nie doszło do dodatkowego przestoju pojazdu to uzyskałby wynagrodzenie w żądanej wysokości wykonując na przykład inne zlecenie transportowe.

Chcąc uchronić się przed roszczeniami o zwrot kosztów postoju wysuwanymi przez przewoźników, zlecający często starają się z góry ustalić te kwestie w zleceniu transportowym. Poniżej przygotowaliśmy przykłady najbardziej typowych zapisów dotyczących opłat postojowych.

Pacta sunt servanda, czyli umów należy dotrzymywać

Strony umowy przewozu często zapominają o tym, że przyjmując zlecenie transportowe, którego integralną częścią są szczegółowe warunki wykonywania zlecenia, przyjmują na siebie także odpowiedzialność za wykonanie wszystkich obowiązków będące przedmiotem tejże umowy. Często dopiero w przypadku sporu pomiędzy kontrahentami okazuje się, że każda ze stron interpretowała te zasady w odmienny sposób. W takich sytuacjach przewoźnicy często tłumaczą się tym, że:

„takie zasady są we wszystkich zleceniach”,
„generalnie nikt ich i tak nigdy nie przestrzega”,

lub nawet sami przyznają, że tych zapisów nigdy nie przeczytali i nie wiedzieli na co, tak naprawdę, wyrazili zgodę podpisując umowę.

Niestety, taka argumentacja na gruncie prawnym jest zupełnie nieskuteczna. Zgodnie z zasadą pochodzącą jeszcze z prawa rzymskiego: „pacta sunt servanda”, czyli umów należy dotrzymywać, co oznacza, iż zaciągnięcie jakiegokolwiek zobowiązania skutkuje koniecznością jego wykonania. Zgodnie z przepisami zawartymi w Kodeksie cywilnym strony mogą zawrzeć umowę o dowolnej treści, o ile oczywiście nie jest ona sprzeczna z właściwością zobowiązania (w tym wypadku zawarciem umowy przewozu towaru), ustawą lub zasadami współżycia społecznego.Warto rozważyć, które z najczęściej spotykanych zapisów dotyczących opłat za nieplanowane postoje są w tej perspektywie nieskuteczne, a które choć zgodne z prawem, mogą być dla przewoźników niekorzystne.

NAJCZĘŚCIEJ POJAWIAJĄCE SIĘ ZAPISY W ZLECENIACH DOTYCZĄCE OPŁAT POSTOJOWYCH

1. „Zleceniobiorca jest zobowiązany do postoju przez 24 godziny po planowanej godzinie załadunku lub rozładunku towaru”

Taki zapis oznacza w praktyce, że wskazany czas postoju jest objęty wynagrodzeniem określonym w zleceniu. Przewoźnik nie może się więc domagać dodatkowego wynagrodzenia jeśli postój nie przekroczy on 24 godzin od momentu wskazanego w zleceniu transportowym jako czas załadunku lub rozładunku, gdyż to wynagrodzenie zostało już zawarte w umówionym frachcie.

Trudno byłoby znaleźć podstawy do stwierdzenia, że zapis taki jest wprost sprzeczny z omówionymi powyżej przepisami. Jest on jednak z całą pewnością niebezpieczny dla przewoźnika, który przyjmując dane zlecenie transportowe powinien mieć świadomość, że w przypadku przedłużenia czasu załadunku lub rozładunku może mieć problem z dotarciem na załadunek lub rozładunek wykonywany dla innego zleceniodawcy. W takiej sytuacji przewoźnik bez wyraźnej zgody zleceniodawcy nie powinien opuszczać samowolnie miejsca załadunku lub rozładunku, gdyż może się z tego tytułu narazić na koszty wywołane niewykonaniem umowy. Często zresztą zlecający dodają do zlecenia transportowego zapis nakładający dodatkowo na zleceniobiorcę karę umowną za opuszczenie miejsca załadunku lub rozładunku przed upływem tego terminu, na co również trzeba zwrócić uwagę podpisując umowę.

2. „Jeśli w związku z wykonywanym zleceniem Zleceniobiorca będzie  zobowiązany do wykonywania usługi postojowej dłużej niż przez 24 godziny, Zleceniodawca zobowiązany będzie do zapłacenia na rzecz Zleceniobiorcy wynagrodzenia w kwocie 50 euro za każdą następną, pełną dobę postoju”

Z punktu widzenia art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego zapis taki należy uznać za zastrzeżenie w kary umownej obciążającej zlecającego. Paradoksalnie taki zapis jest jednak bardziej korzystny dla spedytora niż dla przewoźnika, gdyż ogranicza on jego odpowiedzialność z tytułu postoju jedynie do z góry określonej kwoty – w tym przykładzie 50 euro.

Warto pamiętać, że jeśli w umowie nie zostało dodatkowo zastrzeżone, że zleceniobiorcy przysługuje odszkodowanie przewyższające wysokość zastrzeżonych kar umownych, to w przypadku jeśli kara umowna nie pokrywa jego faktycznych strat, nie może on mieć wobec zlecającego dodatkowego roszczenia o zapłatę wyższego wynagrodzenia za postój. W przypadku, gdy przewoźnikowi uda się jednak wynegocjować umieszczenie tego rodzaju zapisu w zleceniu transportowym, może on żądać nie tylko kary umownej ale też dalszego odszkodowania,o ile rzecz jasna wykaże, iż  jego koszty powstałe z tytułu postoju są wyższe.

Zapis ten również należy uznać za zgodny z przepisami. Wyjątkiem może być jednak sytuacja, gdy zastrzeżona przez zleceniodawcę kara umowna jest oczywiście obiektywnie niewspółmierna do wysiłku i kosztów poniesionych przez przewoźnika w związku z postojem pojazdu (np. „1 euro za każdą następną dobę postoju”). Można w tej sytuacji uzasadniać, że tego rodzaju zapis jest niezgodny z zasadami współżycia społecznymi i jako taki nie wywołuje wobec stron umowy żadnych skutków. W takim wypadku przewoźnik mógłby żądać od spedytora odszkodowania ustalonego na zasadach ogólnych, które zostały powyżej opisane.

Dyskusyjny z punktu widzenia omówionych powyżej przepisów mógłby być też zapis całkowicie wyłączający możliwość uzyskania przez przewoźnika jakiegokolwiek wynagrodzenia za wykonaną usługę postojową.

Przewoźniku, pamiętaj o swoich obowiązkach

Czytając zapisy zlecenia transportowego warto też zwrócić uwagę na to, że bardzo często zastrzeżone dla przewoźnika kara umowna należy mu się dopiero po spełnieniu przez niego dodatkowych czynności polegających na przykład na potwierdzeniu postoju przez podbicie tzw. „karty postoju” przez pracowników załadunku / rozładunku lub sporządzenie protokołu przybycia do urzędu celnego.

O ile zastrzeżenie takiego dodatkowego obowiązku nie jest wprost sprzeczne z aktualnie obowiązującymi przepisami, to powstaje pytanie co ma uczynić przewoźnik w sytuacji, gdy załadowca lub rozładowca towaru nie wyraża woli podbicia karty postoju. Przede wszystkim należy spróbować w jakikolwiek sposób uwiarygodnić wobec zlecającego fakt wykonywania postoju. Może to uczynić sam kierowca wpisując do karty postoju własne zastrzeżenia oraz opisując zaistniałą na rozładunku / załadunku sytuację. Dobrym pomysłem jest też zgłoszenie tego faktu bezpośrednio zlecającemu, co dla celów dowodowych najlepiej uczynić na piśmie, wysyłając do spedytora wiadomość SMS, przesyłając stosowną informację droga mailową lub pozostawiając wiadomość na komunikatorze giełdy transportowej.

Również jeśli dojdzie do zatrzymania pojazdu przez służby celne, przewoźnik winien od razu zawiadomić o tym fakcie zleceniodawcę i poprosić go o dalsze instrukcje. Kierowca powinien uzyskać wówczas od organu kontrolnego protokół wskazujący przyczynę zatrzymania środka transportu oraz dokument poświadczający przybycie pojazdu do urzędu celnego.

Umowne wyłączenia możliwości uzyskania wynagrodzenia za postój

„Zleceniobiorcy nie przysługuje zwrot kosztów z tytułu postoju w soboty, niedziele i święta lokalne, w trakcie postoju na granicy lub z przyczyn leżących po stronie urzędu celnego” – oczywistym celem tego zapisu jest ograniczenia możliwości uzyskania przez przewoźnika wynagrodzenia za postój w sytuacjach, gdy nie jest on spowodowany z winy zlecającego, ale wynika na przykład z przestoju w pracy przedsiębiorstwa załadowcy lub rozładowcy (zazwyczaj nie funkcjonujących w trakcie weekendów lub świąt). Podobnie jak w przykładzie powyżej, jeśli przewoźnikowi nie uda się usunąć tego zapisu ze zlecenia na drodze negocjacji ze zlecającym, to jest on dla niego wiążący.

Spotkałam się jednak z sytuacją, gdy zapis ten brzmiał nieco inaczej: „Zleceniobiorcy nie przysługuje zwrot kosztów z tytułu postoju w soboty, niedziele i święta”, a spór dotyczył postoju w trakcie rozładunku w Rosji w dniu 25 grudnia (dzień roboczy). Czy w takim wypadku przewoźnikowi również nie należy się umowne wynagrodzenie za postój jeśli planowany rozładunek miał się odbyć w dniu, które nie jest w Rosji dniem ustawowo wolnym od pracy, a jest takim dniem w Polsce? 

Moim zdaniem takie wyłączenie nie jest skuteczne wobec przewoźnika. Podobnie na sprawę zaopatrywałby się zapewne sąd rozpatrujący taką sprawę, biorąc pod uwagę zasadę zawartą w art. 65 § 2 Kodeksu cywilnego: „w umowach należy raczej badać, jaki był zgodny zamiar stron i cel umowy, aniżeli opierać się na jej dosłownym brzmieniu.” Skoro więc stronom chodziło o wyłączenie odpowiedzialności zlecającego w przypadkach których nie może on zapobiec postojowi, to w przypadku rozładunku w rosyjskiej firmie, która tego dnia powinna normalnie pracować i wykonywać załadunki / rozładunki, przewoźnikowi należy się wynagrodzenie za dodatkowy postój.

Sytuacja ta jest również doskonałym dowodem na to, że spedytorzy przygotowując warunki wykonywania zlecenia transportowego powinni zadbać o to, by faktycznie miały one na celu ochronę ich interesów. Pozbawione refleksji „przeklejanie” zapisów z różnych zleceń transportowych krążących „po giełdzie” może bowiem skutkować tym, że finalnie taka umowa będzie wewnętrznie sprzeczna i zamiast służyć obronie racji spedytora, wywoła dla niego w przypadku sporu wyłącznie negatywne skutki. Warto skorzystać w tym przypadku z wiedzy profesjonalisty, który obiektywnie oceni treść projektowanego zlecenia i usunie z niego zapisy sprzeczne z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.

Jak rozliczyć opłatę postojową? 

Istotną kwestią jest też rozliczenie opłat za postój. Przewoźnicy często zwracają się do nas z zapytaniem, czy należy tego dokonać na podstawie noty księgowej, czy na przykład faktury VAT. Odpowiedź niestety nie jest taka prosta – wszystko zależy od tego w jaki sposób została pomiędzy stronami uzgodniona kwestia opłat za postój.

Jeśli umowa zawarta pomiędzy spedytorem a przewoźnikiem przewiduje, że w razie postoju (przestoju) pojazdu przewoźnik nalicza dodatkową opłatę według określonej stawki, która zazwyczaj jest określona zryczałtowaną stawką godzinową, to opłata postojowa stanowi w tym wariancie element kalkulacyjny wynagrodzenia z tytułu świadczenia usługi transportowej. Wówczas też kwota opłaty postojowej powinna zostać wliczona do podstawy opodatkowania ustalonej dla realizowanej usługi transportowej i opodatkowana podatkiem VAT. Podobnie w przypadku, gdy opłata postojowa została ustalona w regulaminie lub cenniku przewoźnika, który został następnie zaakceptowany przez zlecającego.

Jeśli natomiast ani w zleceniu transportowym, ani w regulaminie ustalonym przez przewoźnika nie została przewidziana opłata za postój, to wówczas ewentualnie dochodzonej z tego tytułu kwocie przypisać trzeba charakter odszkodowawczy. W takim wypadku kwota ta nie jest podstawą do opodatkowania podatkiem VAT.

Również w przypadku, gdy zlecenie transportowe wprost przewiduje obciążenie zleceniodawcy karą umowną za postój, to kwota ta nie podlega zakresowi podatku od towarów i usług. Właściwym dokumentem podlegającym wystawieniu w przypadku obciążenia producenta towaru karą umowną lub odszkodowaniem będzie nota obciążeniowa, a nie faktura VAT.

Jak w  takim razie uniknąć szkód związanych z postojem?

Ponieważ udowodnienie przez przewoźnika poniesienia szkody w danej wysokości jest zawsze problematyczne, rekomenduje się stosowanie odpowiednich zapisów w regulaminach przewozów lub cennikach ustalonych jednostronnie przez przewoźnika i uzyskanie w tym zakresie pisemnego potwierdzenia przez zlecającego. Dobrym pomysłem jest sporządzenie przez przewoźnika specjalnego dokumentu – Ogólnych Warunków Świadczenia Usług Transportowych, który po akceptacji jego treści przez zlecającego będzie dla stron umowy przewozu wiążący i może normować kwestie dotyczące wysokości opłat postojowych w sposób korzystniejszy dla przewoźnika niż wynika ze zlecenia. W treści OWU można jednostronnie ustalać kwestie, które nie były przedmiotem zlecenia transportowego. Wówczas, jeśli wysokość opłat (kar umownych) za postój nie została zastrzeżona w umowie, obie jej strony będą obowiązywać stawki określone właśnie w OWU. OWU można też z powodzeniem umieścić na stronie internetowej firmy transportowej lub załączyć do wiadomości e-mail zawierającej potwierdzenie przyjęcia zlecenia transportowego.

Natomiast  jeśli konieczność naliczenia opłaty postojowej pojawiła się już w czasie wykonywania usługi transportowej, warto poprosić nadawcę chociaż o maila, w którego treści wyraźnie zaakceptuje wysokość opłaty postojowej. Warto o tym pamiętać, gdyż ustalenie wysokości opłaty postojowej z nadawcą w rozmowie telefonicznej na późniejszym przedsądowym lub sądowym etapie nie nie jest łatwo wykazać.

Zarówno spedytorzy, jak i przewoźnicy powinni też zadbać o właściwe przeszkolenie pracowników, tak by zawierając w ich imieniu umowy przewozu byli oni w pełni świadomi omówionych w niniejszym artykule konsekwencji, które z tego tytułu mogą wyniknąć w przyszłości dla ich pracodawcy.

Ewa Sławińska – Starszy Prawnik w TransLawyers