Wir treffen häufig auf eine Situation, in der der Beginn der Verwendung elektronischer Dokumenten weitgehend von den Regeln der Zusammenarbeit zwischen dem Frachtführer und dem Verlader und der Meinung beider Parteien abhängt. Dies ist völlig verständlich, da die Beziehung zwischen dem Frachtführer und seinem Auftragnehmer sorgfältig gepflegt wird und jedes Glied der Lieferkette in den Prozess der Dokumentenverwaltung einbezogen werden muss. Die Digitalisierung ist zweifellos eine positive Veränderung für die Transportunternehmen. Über die Vorteile für Logistikzentren und die Erleichterungen, die sich bei der täglichen Arbeit von Fahrern und Lageristen ergeben werden, wird jedoch wenig gesprochen.

Der Aspekt des Ausfüllens, Übertragens und Unterschreibens von Dokumenten ist für jeden selbstverständlich, und auf den ersten Blick besteht keine Notwendigkeit, diesen Prozess zu optimieren. Seine Digitalisierung kann spürbare Einsparungen bringen, den Arbeitskomfort verbessern und viele Prozesse rationalisieren.

Papier kostet mehr

Die Verwaltung von Papierdokumenten ist zweifelsohne ein zeitaufwändiger Prozess. Nach einer Analyse, die von SIRA Consulting im Auftrag des dänischen Verkehrsministeriums durchgeführt wurde, ermöglicht die Verwendung elektronischer Versionen von Dokumenten erhebliche administrative Einsparungen. Das Ausdrucken des Frachtbriefs (1 Minute), die Statusaktualisierung des Frachtbriefs (3 Minuten), die Archivierung des Papierfrachtbriefs (3 Minuten) und der Versand des Lieferscheins (5 Minuten) – das Verwaltungsverfahren für einen Papierfrachtbrief dauert insgesamt 11 Minuten. Die durchschnittlichen Kosten für einen (Papier-)Frachtbrief betragen 6,23 Euro bei einer angenommenen Bearbeitungszeit von 11 Minuten.

Ein digitaler Frachtbrief kostet durchschnittlich 1,69 Euro. Dies entspricht einer Kostenersparnis von 4,53 Euro pro Frachtbrief bei durchschnittlichen Arbeitskosten von 18,50 Euro pro Stunde. In Polen werden diese Kosten aufgrund des niedrigeren Mindestsatzes im Vergleich zu den westlichen Ländern im Verhältnis von Euro zum Zloty niedriger sein, aber es zeigt immer noch das Ausmaß der Einsparungen im Zusammenhang mit der Verwaltung der Dokumente selbst. Auf jährlicher Basis und unter Berücksichtigung der Anzahl der im Umlauf befindlichen Dokumente wird ein Betrag geschaffen, der sogar eine 4-fache Kostensenkung ermöglicht!

Und was, wenn ein Fehler auftritt? Wenn Dokumente von Hand ausgefüllt oder ausgedruckt werden, müssen sie erneut bearbeitet werden. Dies erzeugt zusätzlichen Stress und erfordert zusätzliche Zeit. Bei Verwendung von GreenTransit, das Papierdokumente vollständig durch elektronische Versionen ersetzt, ist die Fehlerkorrektur schneller und einfacher. Das Dokument wird einfach gelöscht, und an seiner Stelle erstellt der Mitarbeiter auf der Grundlage der zuvor eingegebenen Daten ein neues Dokument. Dieses kann dort bearbeitet werden, wo der Fehler aufgetreten ist. Die Daten werden automatisch eingegeben, und anstatt das Dokument auszufüllen und neu auszudrucken, brauchen Sie nur noch den Fehler zu korrigieren und auf „Erstellen” zu klicken. Die Zeitersparnis ist garantiert, und so sparen wir auch Geld und wertvolle Mitarbeiterzeit.

Schlechter Informationsfluss zwischen dem Frachtführer und dem Verlader birgt das Risiko von Verzögerungen

An einem Transport können mehrere Einheiten beteiligt sein. Aus diesem Grund ist es schwierig, Informationen über die geschätzte Ankunftszeit (ETA) oder wichtige Richtlinien für die beförderte Ladung bereitzustellen, was häufig zu Verzögerungen beim Be- oder Entladen führt. Wenn Sie unleserliche Dokumente hinzufügen oder wenn ein Fehler in ihnen vorkommt, besteht die Gefahr von Verzögerungen und Strafen. Elektronische Versionen der Dokumente geben uns die Möglichkeit, den Mitarbeitern Zugang zu den relevanten Dokumenten zu geben, noch bevor das Fahrzeug das Lager erreicht. Sie haben die Möglichkeit, in Echtzeit zu überprüfen, welches Auto zu welcher Zeit ankommt und wer die Ware abholt. Dies wird den Be- oder Entladevorgang beschleunigen, der mit der Kontrolle der Dokumente oder einem schlechten Informationsfluss zwischen dem Frachtführer und dem Verlader verbunden ist, was oft ein Warten auf die Beladung der Fahrzeuge bedeutet. In der TSL-Branche ist Zeit sehr wichtig, und wenn auch nur die geringste Verzögerung auftritt, führt dies häufig zu Fahrzeugstillstand, Strafen, Produktionsverzögerungen und im schlimmsten Fall zum Verlust des Auftragnehmers.

An dieser Stelle ist auch der Aspekt der Spedition und der Neutralisierung zu erwähnen, d.h. die Notwendigkeit der Sicherung vertraulicher Daten. Nachdem man die einzelnen Schritte des Transportprozesses unter die Lupe genommen hat und die geltenden Normen und Gebräuche analysiert hat, gelingt es uns, die Anonymität der Subjekte, die dies erwarten, bei gleichzeitigem Zugang zu den erforderlichen Dokumenten zu wahren. Daher erleichtern die elektronischen Dokumente auch die Arbeit des Spediteurs und ermöglichen einen wesentlich leichteren Kontakt zwischen dem Spediteur und dem Fahrer.

Die Kosten des Dokumentenumlaufs betreffen nicht nur die Arbeitszeit der Mitarbeiter

Die Lagerhäuser können bis zu ein paar Papierstapel pro Tag allein für die Dokumentation verwenden. Auf monatlicher Basis addieren sich die Kosten im Zusammenhang mit der Abschreibung des Druckers, dem Toner- und Papierverbrauch sowie der Zeit, die ein Mitarbeiter mit der Handhabung von Dokumenten verbringt, zu einem beträchtlichen Betrag. Fertige Dokumente, die den Abschluss des Transportprozesses und die Herausgabe der Waren aus dem Lager belegen, sollten ebenfalls mindestens 1 Jahr lang aufbewahrt werden, was zusätzliche Kosten verursacht. Lagerhausunternehmen sind sich der Kosten und Unannehmlichkeiten bewusst, die mit diesem Prozess verbunden sind, daher gibt es Systeme, um Dokumente zu erstellen oder zu speichern. Dies ist jedoch aufgrund der Notwendigkeit, Dokumente zu drucken und zu scannen, keine optimale Lösung. Dieser Prozess nimmt noch viel Zeit in Anspruch und erfordert zusätzliche Arbeit. Die GreenTransit-Plattform schließt das Drucken und Scannen von Dokumenten aus, und der gesamte Prozess, von der Dateneingabe bis zur Unterzeichnung und Archivierung, erfolgt über eine sichere Plattform mit Hilfe eines Computers, Telefons oder Tablets.

Das System kann auch in aktuelle WMS-Systeme implementiert werden, was eine noch schnellere Ausfüllung der Dokumente und keine Notwendigkeit für gründliche Änderungen garantiert. Die Einführung von Änderungen und die Verwendung elektronischer Versionen von Dokumenten ist daher unglaublich einfach und schnell, und die Vorteile zeigen sich bereits nach einem Monat der Nutzung des Systems.

Elektronische Dokumente vereinfachen die Frage der Arbeitshygiene

Die durch das COVID-19-Virus verursachte aktuelle Situation zwingt uns auch dazu, über die Hygiene des Dokumentenumlaufs nachzudenken. Diese Dokumente werden von Hand zu Hand von einer sehr großen Zahl von Personen übergeben. Es ist eine Bedrohung für Menschen, die mit ihnen in Kontakt kommen. Die gegenwärtige Situation zwingt uns zur Einführung weiterer Standards, um die Möglichkeit der Weiterentwicklung der Pandemie auszuschließen.

Wir wissen nicht, wie lange es dauern wird, bis wir zur Normalität zurückkehren, aber die Notwendigkeit, vorsichtig zu sein, wird uns noch sehr lange begleiten. Die heutige Technologie erlaubt es uns, Dokumente zu verwenden, die wir mit unserem persönlichen Gerät prüfen und unterschreiben können. Das ist nicht nur billiger und schneller, sondern auch gesünder für uns und die Umwelt.

Bei der Schaffung des GreenTransit-Systems war es unser Ziel, jeden Prozess im Zusammenhang mit den für den Transport benötigten Dokumenten zu optimieren, weshalb wir den täglichen Nutzern des Systems – Fahrern und Lageristen – große Aufmerksamkeit schenkten. Das sind Menschen, die täglich mit zeitaufwändigem Ausfüllen und problematischer Speicherung von Dokumenten konfrontiert sind. Nach der Analyse der Arbeit der Benutzer haben wir die Schnittstellen so angepasst, dass die wichtigsten und notwendigsten Funktionen angezeigt werden, die es ermöglichen, Dokumente mit wenigen Klicks zu vervollständigen und zu unterschreiben. Es dauert viel weniger Zeit, und der Prozess der Implementierung unserer Lösung ist extrem einfach und schnell.

Unternehmen, die daran interessiert sind, an kostenlosen Tests der GreenTransit-Plattform teilzunehmen und die Vorteile der Nutzung elektronischer Dokumente kennenzulernen, können uns per E-Mail unter kontakt@greentransit.pl anschreiben.

Foto: Pixabay/kreatikar

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