Die Änderungen betreffen Tausende Betriebe, die Transporter auf internationalen Strecken einsetzen. Entscheidend ist dabei nicht allein das Gewicht: Auch der konkrete Einsatzzweck sowie die Rolle der fahrenden Person im Unternehmen können ausschlaggebend sein.
In den vergangenen Wochen haben sich die Anfragen dazu gehäuft – vor allem bei Unternehmen mit grenzüberschreitenden Transporter-Verkehren. Orientierung bieten Hinweise der Europäischen Kommission sowie eine Einordnung der IHK Schwaben, die die praktischen Folgen der neuen Vorgaben für Nutzer leichter Nutzfahrzeuge beleuchtet.
Ab 2,5 Tonnen: Transporter rücken in den Fokus
Ab dem 1. Juli 2026 gilt die Tachografenpflicht für Fahrzeuge mit einem zulässigen Gesamtgewicht von mehr als 2,5 bis maximal 3,5 Tonnen, wenn sie im internationalen gewerblichen Straßengüterverkehr oder im Kabotageverkehr eingesetzt werden.
Für viele Transporter-Flotten im grenzüberschreitenden Einsatz heißt das: Die EU-Vorschriften zu Lenkzeiten, Pausen und Ruhezeiten sind künftig einzuhalten.
Die IHK Schwaben weist darauf hin, dass für die Beurteilung das zulässige Gesamtgewicht aus den Fahrzeugpapieren maßgeblich ist – nicht das tatsächliche Gewicht bei einer Kontrolle am Straßenrand. Bei Gespannen zählt das zulässige Gesamtgewicht von Zugfahrzeug und Anhänger zusammen. Je nach Konstellation können dadurch auch bestimmte Pkw-Anhänger-Kombinationen unter die Regelungen fallen.
Trotz Grenzverkehr: Nicht jede Fahrt braucht einen Tachografen
Auch mit dem erweiterten Anwendungsbereich bleiben im EU-Recht Ausnahmen bestehen, die bestimmte Einsätze weiterhin ohne Tachograf ermöglichen.
Nach Einschätzung der IHK Schwaben sind für international eingesetzte Transporter vor allem zwei Ausnahmen relevant: die Regelungen in Artikel 3 Absatz 1 Buchstabe a sowie Artikel 3 Absatz 1 Buchstabe h der Verordnung (EG) Nr. 561/2006.
Erstens: die sogenannte Handwerkerregelung nach Artikel 3 Absatz 1 Buchstabe a. Sie nimmt bestimmte Fahrten aus dem EU-Regelwerk zu Lenk- und Ruhezeiten heraus – etwa wenn Material, Ausrüstung oder Maschinen transportiert werden, die für die eigene Arbeit benötigt werden, oder wenn im Rahmen einer handwerklichen Tätigkeit hergestellte Waren ausgeliefert werden.
Damit diese Ausnahme greift, müssen alle Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sein: Das zulässige Gesamtgewicht des Fahrzeugs oder der Fahrzeugkombination darf 7,5 Tonnen nicht überschreiten, die Fahrten müssen innerhalb eines Radius von 100 Kilometern um den Unternehmensstandort stattfinden, das Fahren darf nicht die Haupttätigkeit der fahrenden Person sein, und der Transport muss eine Nebenleistung zur eigentlichen Kerntätigkeit des Betriebs darstellen.
Zweitens: Artikel 3 Absatz 1 Buchstabe h. Diese Ausnahme betrifft Fahrzeuge mit einem zulässigen Gesamtgewicht von mehr als 2,5 bis maximal 3,5 Tonnen, wenn sie im Werkverkehr (für eigene Rechnung) eingesetzt werden.
In diesem Fall finden Vorschriften zu Lenkzeiten, Ruhezeiten und Tachografen keine Anwendung, sofern der Transport nicht gegen Entgelt für Dritte erfolgt, im Rahmen der eigenen Geschäftstätigkeit durchgeführt wird und das Fahren nicht die Hauptbeschäftigung der fahrenden Person ist.
Wichtig dabei: Für Artikel 3 Absatz 1 Buchstabe h gilt keine 100-Kilometer-Begrenzung wie bei der Handwerkerregelung. Werkverkehr kann damit – sofern die übrigen Bedingungen erfüllt sind – auch über deutlich längere Distanzen stattfinden, einschließlich internationaler Strecken.
In der Praxis kommt es jedoch auf die tatsächliche Ausgestaltung an. Wird das Fahrzeug von einer Person geführt, die überwiegend als Berufskraftfahrer beschäftigt ist, kann die Berufung auf die Ausnahme bei Kontrollen infrage gestellt werden.
Einbau allein reicht nicht: Danach beginnt die eigentliche Umsetzung
Fällt ein Fahrzeug unter die neuen Vorgaben, geht es nicht nur um den Einbau eines Tachografen. Betriebe müssen die EU-Regeln zu Lenk- und Ruhezeiten auch in der täglichen Praxis umsetzen.
Zulässig sind grundsätzlich bis zu 9 Stunden Lenkzeit pro Tag; an zwei Tagen pro Woche darf auf 10 Stunden erhöht werden. Pro Woche sind maximal 56 Stunden erlaubt, und innerhalb von zwei aufeinanderfolgenden Wochen insgesamt höchstens 90 Stunden.
Nach spätestens 4 Stunden 30 Minuten Lenkzeit ist eine Pause von mindestens 45 Minuten vorgeschrieben. Diese Pause kann aufgeteilt werden – in 15 Minuten und anschließend 30 Minuten.
Zusätzlich gelten Mindestvorgaben für tägliche und wöchentliche Ruhezeiten. Außerdem ist vorgesehen, dass Fahrer regelmäßig entweder an ihren Wohnort oder an den Betriebsstandort zurückkehren.
Kontrollen stützen sich auf die Tachodaten
Unternehmen, die unter die neuen Regeln fallen, müssen Fahrten im Tachografen dokumentieren. Die gespeicherten Daten können sowohl bei Straßenkontrollen als auch im Unternehmen selbst überprüft werden. Fehlerhafte Tätigkeitsaufzeichnungen oder fehlende Pflichtdaten können zu Verwaltungsstrafen führen.
Viele Flotten sind noch nicht startklar
Rund einen Monat vor dem Stichtag ist die Vorbereitung vielerorts noch nicht abgeschlossen. Eine im Mai veröffentlichte Umfrage der International Road Transport Union (IRU) zeigt: 88 Prozent der betroffenen Fahrzeuge benötigen weiterhin einen eingebauten Tachografen.
Nur 27,7 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, die Anforderungen noch vor dem 1. Juli 2026 erfüllen zu können. 46,5 Prozent räumten ein, bislang nicht ausreichend vorbereitet zu sein.
Als Hauptgründe nannten die Teilnehmenden die knappe Verfügbarkeit von Werkstätten für den Einbau, hohe Einbaukosten sowie Schwierigkeiten, einzelne Fahrzeuge technisch an die neuen Anforderungen anzupassen.
Nach Einschätzung der IRU geht es in den letzten Wochen vor dem Stichtag zudem um mehr als den Einbau: Fahrer müssen geschult werden, Prozesse zum Herunterladen der Tachografendaten sind aufzusetzen, und Abläufe müssen so organisiert werden, dass Lenk- und Ruhezeiten im Alltag eingehalten werden können.
Was Unternehmen klären sollten
Unternehmen, die Fahrzeuge zwischen 2,5 und 3,5 Tonnen im internationalen Verkehr einsetzen, sollten die Flotte im Hinblick auf die neuen Pflichten und mögliche Ausnahmen prüfen. In vielen Fällen wird eine sorgfältige Bewertung der Voraussetzungen in der Verordnung (EG) Nr. 561/2006 darüber entscheiden, ob ein konkretes Fahrzeug ab dem 1. Juli 2026 mit einem Tachografen ausgestattet sein muss.
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