Es überrascht mich immer wieder, dass Anfragen und Ausschreibungen insbesondere im Umfeld der Logistik-IT nur rudimentär ausgestaltet sind. „Die XY GmbH beabsichtigt ihr Logistik-IT System (WMS) zu erneuern.“, habe ich erst vor kurzem wieder auf Erkundigung nach der laufenden Anfrage in einem dreiseitigen Papier gelesen. Danach erfolgte eine kurze Beschreibung, was diese Firma am Markt so macht, welche Umsätze sie hat und wer der Ansprechpartner ist. Detaillierte Aussagen zu relevanten Mengen und Häufigkeiten, zu Prozessen und zur bestehenden IT-Landschaft waren, obwohl prinzipiell vorhanden, nicht enthalten. Gedanken über Testvorgehen und Abnahmeregularien waren noch nicht gemacht worden.

So kommt es zu Vorstellungsrunden, in denen Lieferanten kein gutes Bild abliefern können, weil sie den möglichen Auftraggeber mit Fragen überhäufen müssen. Oder das Ganze führt zu wenig konkreten Angeboten, die enorme Nacharbeiten erfordern. Im Extremfall sind die Kunden hinterher unzufrieden, weil das, was geliefert wurde, nicht dem entspricht, was man erwartet oder benötigt hat.

Wir denken auch in dieser Phase scharf nach und schalten unseren Kopf ein. Neben dem Produkt (Abdeckung der Anforderungen) wird auch der Lieferant selbst (bzw. im Fall von Standard-Software der Systemintegrator) unter die Lupe genommen werden. Neben den menschlichen Faktoren des Projektteams sind v.a. die Betriebsgröße, der Umsatz, die Rentabilität und die Firmenphilosophie relevant. Da Software häufig viele Jahre im Einsatz ist, i.d.R. weit über den betriebswirtschaftlichen (Afa) Nutzungszeitraum hinaus, sollten die Rahmenbedingungen beim Kauf nicht schon gegen eine Zusammenarbeit über viele Jahre sprechen. Der After-Sales-Support muss passen, z.B. die Verfügbarkeit einer Hotline, die zu den eigenen Betriebszeiten passt.

Eine funktionale Ausschreibung, die den erwarteten Leistungsumfang für alle Beteiligten vollkommen klar und transparent definiert, ist eine Vorarbeit, die die nachfolgenden Phasen deutlich erleichtert und verkürzt. Darin enthalten sind die Beschreibungen der Hauptprozesse, einer ggf. notwendigen Simulation, der möglichen Mock-Ups, des Schulungskonzepts, der Erfordernis eines Testsystems auch nach Go-Live sowie das erwartete Testvorgehen und die Abnahmeregularien.

Branchenspezifische Referenzbesuche und -calls sowie die Projektarbeit als erste Arbeitsprobe der Zusammenarbeit runden das Bild im Rahmen der Partnerauswahl ab.

Foto:Pixabay/geralt

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