Le texte précise les règles de création, d’archivage, de mise à jour et de mise à disposition des fichiers DeCA auprès des services de contrôle. Il indique également dans quels cas une signature électronique est requise, ainsi que les prérequis applicables aux plateformes numériques utilisées par les acteurs du secteur.
Une obligation limitée au marché intérieur et au cabotage
Premier point clé : le périmètre. Le DeCA dématérialisé ne s’appliquera qu’aux opérations réalisées sur le territoire espagnol, ainsi qu’aux transports en cabotage.
Les flux internationaux ne sont pas concernés, même si une partie du trajet passe par l’Espagne. Ils continueront de relever des accords internationaux auxquels le pays adhère (comme l’e-CMR). Concrètement, un transporteur étranger n’aura pas à produire un DeCA pour un simple transit, mais devra s’y conformer dès lors qu’il effectue du cabotage en Espagne.
Cette résolution remplace les dispositions adoptées en 2023 et apporte davantage de précisions techniques afin de faciliter le déploiement côté chargeurs, transporteurs et développeurs de logiciels.
PDF généré nativement, QR code et conservation pendant un an
Chaque DeCA devra être généré sous forme de fichier PDF, avec une taille maximale de 5 Mo. Le document devra intégrer des métadonnées indiquant la date et l’heure de création, ainsi que l’historique des modifications ultérieures.
Un QR code devra également être intégré au PDF. Il renverra vers une adresse web unique donnant accès au document correspondant.
Point important : les scans de documents papier ou les images numérisées ne seront pas acceptés. Le DeCA devra être produit nativement à partir de données structurées dans l’application informatique utilisée.
Le chargeur contractuel et le transporteur effectif devront conserver les fichiers électroniques pendant au moins un an. Ils peuvent les stocker dans des dépôts distincts : si l’un des deux génère le document, il suffit que l’autre puisse le télécharger pendant la même durée.
Hébergement : plus d’obligation d’enregistrer le domaine à l’avance
Les règles actualisées assouplissent les modalités d’hébergement des documents. Les DeCA devront être stockés dans un dépôt accessible via une URL sécurisée (HTTPS, TLS 1.2 au minimum). En revanche, il n’est plus exigé d’enregistrer préalablement le nom de domaine où sont hébergés les fichiers.
L’adresse web peut intégrer des protections supplémentaires (chiffrement, jetons, etc.), à condition qu’elles n’empêchent pas les inspecteurs ou autorités de contrôle de télécharger directement le PDF pendant l’exécution du transport.
Le téléchargement doit se faire sans identifiants, sans étapes d’authentification supplémentaires et sans interaction manuelle. Le lien peut être désactivé sept jours calendaires après la fin de la prestation.
Signature électronique : seulement dans certains cas
La résolution clarifie un point qui suscitait des interrogations sur le marché. La validité d’un DeCA ne dépend pas d’une signature électronique. Celle-ci n’est requise que si le document sert aussi d’élément contractuel, ou si l’organisation du service ou la réglementation applicable l’impose.
Lorsqu’une signature est nécessaire, elle doit au minimum correspondre à une signature électronique avancée conforme au règlement eIDAS. Les signatures électroniques qualifiées sont également admises.
Mettre à jour le DeCA en cours de transport : deux options
Le cadre prévoit la possibilité de modifier les informations après le démarrage de la prestation de transport. Deux méthodes sont possibles :
- mettre à jour le PDF existant en ajoutant les nouvelles informations et le motif du changement, tout en conservant visibles les données précédentes sous forme d’historique ; dans ce cas, l’URL et le QR code ne changent pas ;
- créer un nouveau document avec une nouvelle URL et un nouveau QR code, tout en conservant le fichier initial afin d’assurer la traçabilité des modifications.
Dans les deux cas, le conducteur doit pouvoir accéder à la version la plus à jour.
Un seul DeCA peut regrouper plusieurs prestations
La résolution autorise le regroupement de plusieurs envois sous un même DeCA. Pour le transport de marchandises, cette possibilité est limitée aux situations où le chargeur contractuel et le transporteur effectif sont identiques pour l’ensemble des prestations incluses.
Chaque envoi devra être identifié sans ambiguïté : origine, destination, nature des marchandises, poids, ainsi que toute autre donnée spécifique variant d’un transport à l’autre.
Présentation au contrôle : sur écran ou imprimé
Avant le départ, le conducteur doit recevoir une copie du DeCA. Elle peut être présentée sur un appareil mobile ou sous forme papier, à condition que le QR code y figure.
Lors d’un contrôle routier, il suffit de montrer le document complet ou uniquement le QR code afin que les autorités puissent télécharger le fichier original directement.
Le texte rappelle enfin que les annotations manuscrites sur une version papier n’ont aucune valeur juridique : toute modification doit passer par les procédures électroniques prévues.
Articulation avec les autres documents et le cadre eFTI
Le DeCA peut s’appuyer sur d’autres documents de transport courants : lettre de voiture, documents ADR pour les marchandises dangereuses, Document d’identification des déchets (DI) ou pièces liées au transport de sous-produits animaux (SANDACH) — à condition qu’ils contiennent l’ensemble des informations exigées et qu’ils identifient explicitement le chargeur contractuel et le transporteur effectif.
Par ailleurs, lorsque les informations de transport sont gérées dans le cadre du règlement européen eFTI (échange électronique d’informations relatives au transport de marchandises), il n’est pas nécessaire de présenter le DeCA dans le format précis défini par cette résolution.
Avec cette publication, l’Espagne établit une base technique commune pour la gestion du DeCA et poursuit la dématérialisation des documents du transport routier, avec des critères harmonisés pour les opérateurs, les chargeurs et les autorités de contrôle.
