A Payhawk rendszer megváltoztatja a járművezetők üzleti kiadásainak kezelését. Olyan (virtuális és fizikai) kártyákon alapul, amelyeket egy adott utazás idejére aktiválnak. A sofőrök kényelmesen fizethetnek minden előzetesen jóváhagyott költséget, például parkolást, szállást, bizonyos útdíjakat, járműmosásokat, kisebb javításokat, valamint az előre nem látható költségeket.
A járművezetők számára a változás kevesebb papírmunkát és nagyobb kényelmet jelent. Minden tranzakció rögzítésre kerül egy mobilalkalmazáson keresztül, ahol a nyugták azonnal feltöltésre kerülnek, és a vezetők valós időben ellenőrzik. Nagyobb vagy váratlan kiadások esetén a sofőrök közvetlenül az alkalmazáson keresztül kérhetik költési keretük emelését, sokszor perceken belül meghozva a döntéseket.
„Először meg kellett szokni, mint minden újdonságot” – mondja Roman, egy hivatásos teherautó-sofőr. “Most nagyon kényelmes. Könnyen elkülöníthetem az üzleti és a személyes kiadásokat, és ha valami váratlan történik, az sokkal gyorsabban megoldódik. Úgy érzem, hogy a cég jobban támogat” – teszi hozzá.
A digitális fizetési rendszer ésszerűbbé teszi az útközbeni kiadásokat. Növeli a biztonságot azáltal, hogy minden kiadást előzetesen jóváhagynak vagy ellenőriznek, így segít megelőzni a csalásokat. A Girteka felhívja a figyelmet arra, hogy utazásonként egyedi kiadási kereteket határoznak meg, a jóváhagyások közvetlenül az igényelt összeghez kapcsolódnak, erősítve az elszámoltathatóságot anélkül, hogy működési késedelmet okoznának.
Az előnyök nem korlátozódnak a járművezetőkre. Az új rendszer csökkenti a Girteka működésének, HR és számviteli részlegének adminisztratív terheit is, mivel megszűnik a kézi költségelszámolás és a papíralapú dokumentumkezelés. A költségek valós idejű láthatóságának köszönhetően a pénzügyi menedzsment precízebbé, a válaszadási idők pedig sokkal gyorsabbá váltak.
„A logisztikai technológiának támogatnia kell az embereket, nem pedig megnehezítenie a munkájukat” – hangsúlyozza Mindaugas Paulauskas, a Girteka Transport vezérigazgatója. “Ez a projekt tükrözi elkötelezettségünket a járművezetők mindennapi feladatainak megkönnyítése mellett, miközben intelligensebb és átláthatóbb rendszert építünk a vállalat számára” – teszi hozzá.
A Payhawk jobb tervezést és adatvezérelt döntéshozatalt is lehetővé tesz. Az utazási költségekkel kapcsolatos információk mostantól elemezhetők az útvonalak optimalizálása, a költségvetés előrejelzése és a szolgáltatási kínálat javítása érdekében.
Jelenleg a Payhawkot több mint 500 sofőr használja, és a felhasználók száma hétről hétre nő. Az előrejelzések szerint júniusra a Girteka összes sofőrjének több mint fele (6000 fő) használja majd, mivel teljesen beépül a cég működési modelljébe.
