Időkapu szoftverrel foglalkozom. Egy közeli logisztikai vezető ismerősöm kérdezte, hogyan állapítom meg, hogy az adott cégnek szüksége van-e időkapus rendszerre. Meglepődött, amikor azt válaszoltam, hogy be se kell mennem az adott cég telephelyére, hogy ezt megmondjam.
Az igazság az, hogy a telephelyen kívül az út mentén rendezetlenül várakozó kamionok száma legtöbbször önmagáért beszél.
Az elv egyszerű: kapacitásig…
Mit használtok? Excelt. 10-ből 9 esetben ez a válasz. Akárhogy is vesszük, az Excel alkalmatlan időkapus rendszernek és sok minden másra sem használható, mégis mindenre használja a logisztika.
Amikor eldöntik a cégek, hogy időkaput használnak, sokszor nem szeretnének rendszert is venni mögé. Ilyen esetben fordul elő, hogy megmondják 10 szállítmányozónak, hogy 12-16 óra között érkezhet és ebből 8 szállítmányozó jó eséllyel egy időben fog érkezni.
Sok időkapus rendszert láttam működni, ami hol fix időkapukkal dolgozik, hol rámpákra lehet közvetlenül foglalni. Ezek működő koncepciók, abban az esetben, ha raktári erőforrásaid nem használod több helyen: rakodásra, szedésre, előkészítésre, betárazásra…stb.
Tehát egy olyan rendszer kell, ami engedi a foglalásokat a rendszerben, de csak amíg a raktár ki is tudja szolgálni. Ezt a fenti megoldásokkal nem lehet megoldani.
Kampány és integráció
Persze attól, hogy elkezded használni az online időkaput és felveszed a partnereket a rendszerbe még nem fog változni a helyzet. Tudniillik a fuvarozók és beszállítók az elején csak ritkán érzik, hogy ez egy win-win szituáció lenne.
Tehát a rendszer használatát meg kell előzze egy nagyon hatékony és informatív kommunikáció.
Erősen javasolt, hogy az integrációt a nálunk frekventáltabban előforduló partnerekkel kezdjük. A tapasztalatom szerint Nekik erősebb üzleti érdekük a kooperáció és sokkal nagyobb arányban kezdik el használni a hasonló rendszereket.
A partnereket több fázisban vonjuk be, mindenkinek legyen alkalma kipróbálni a rendszert egy teszt periódus alatt és tisztán kell kommunikálni az éles indulás időpontját is.
Biztosítani kell előre minden útmutatót, írott vagy online formában. A leghatékonyabb, ha prezentáljuk a rendszert nekik. Kiemelten fontos, hogy a partner lássa, a rendszer használatával:
-nem nőnek az adminisztrációs terhei
-csökken a várakozási idő
-naprakész információt kap a szállítmány státuszáról
Mi a bevezetések alatt webinárokat szoktunk tartani, ahol 20 percben minden információt megosztunk a partnerekkel a rendszer használatáról.
Szabályrendszer
Ha már mindenki ismeri a rendszer nyújtotta lehetőségeket, fel kell állítanunk egy hatékony szabályrendszert…. ez legalább olyan fontos, ha nem fontosabb, mint a rendszer maga. Ennek a rendszernek tartalmaznia kell, bizonyos esetekben milyen workflow-t követünk.
Például,
- ha valaki korán érkezik,
- ha valaki késik,
- ha valaki úgy érkezik, hogy nem regisztrál.
Az ilyen esetek kezelésekor a legfontosabb a következetesség. Mert, ha a folyamatokat ad-hoc kezeljük, a fuvarozó sem fog előre regisztrálni, nem fog időpontra érkezni…mert ígyis-úgyis megoldja a raktár…
A másik faktor az esetek kezelésében egy jól működő biztonsági szolgálat, ha van szabályrendszer, kell valaki, aki biztosítja ennek a végrehajtását. A biztonsági őr a legfontosabb tűzfal, ha tudja mit kell csinálni…és csak azt engedi be akinek bent dolga van.
A kisbetűs rész
Van olyan partnerünk, aki még jóval az időkapu-szoftver bevezetési folyamat megkezdése előtt, a beszállítói és szállítmányozó szerződésbe elhelyezett egy külön paragrafust az időkapus rendszer kötelező használatáról. Így nem volt kérdés a rendszer bevezetése után, hogy a szerződött partner használni fogja-e a rendszert.
Sokszor azonban azt tapasztalom, hogy nem feltétlen az időkapus rendszer jelenti a megoldást a forgalom rendezett kiszolgálására. Míg a kiszállítások esetén tipikus probléma, hogy a belső logisztika nem képes időben előkészíteni vagy legyártani az érintett termékeket, addig a beszállítások kezelésekor, a betárazás nem működik hatékonyan.
Ilyenkor hiába van időpont foglalva és érkezik meg a kamion időben….elindul a csúszás, ami egy véget nem érő spirál.
Minden prezentáció alkalmával elmondom, hogy ez egy gól-öngól szituáció. Az időkapus rendszer szondaként is működik, mert megmutatja azt is, hogy a partnerek késnek, de azt is, hogy mi teljesítünk-e időben?
Utóbbi kérdést gyakran nem szeretik feszegetni a logisztikusok…
Tehát összegezve, ha csökkenteni szeretnéd a várakozó kamionok számát kell:
-egy kapacitás alapú online időkapus rendszer
-hatékony partner integráció
-egy jól kialakított szabályrendszer
– egy biztonsági szolgálat ami segít betartani a szabályokat
….és persze rendezett háttér logisztika 🙂
Bakos Dániel, a Glabs senior project managere dolgozott már magyar KKV-nél, multinál, startupnál és profi nemzetközi tanácsadó cégnél is; ez segíti abban, hogy az összképet több szemszögből is tudja nézni. Volt ügyfélszolgálatos, fejlesztett 2 évtizeden át, vezetett projekteket, és amikor kellett, eladott. Mostanában üzletágat vezet vagy tanácsot ad. Persze aki mindenhez ért, az semmihez sem ért igazából, véli -talán ezért szeret előadni és oktatni. Hisz a digitalizációban és szereti a logisztika adta napi kihívásokat. Nem motiválja a pénz, de az emberek és az érdekes projektek annál inkább.
Képek: Tegze Tamás