Każda firma, realizując swoje działania biznesowe, tworzy szereg dokumentów. Uciążliwość ich składowania, konieczność manualnej obsługi wprowadzania i przetwarzania danych oraz związane z tym ryzyko błędów powoduje, że warto zastosować komunikację z partnerami w drodze Elektronicznej Wymiany Danych (EDI, Electronic Data Interchange). EDI to jedna z tych technologii z zakresu cyfryzacji i digitalizacji, bez których efektywne funkcjonowanie w transporcie i logistyce już niebawem może nie być możliwe.
Digitalizacja opanowuje branżę logistyczną i transport. Kontakty biznesowe przedsiębiorstw opierają się na nieustannej wymianie informacji. Wprawdzie reorganizacja działalności, w tym także w oparciu o rozwiązania z zakresu IT nie zawsze jest sprawą prostą, wiadomo jednak, że to właśnie tempo wdrażania technologii w sferę łańcucha dostaw zdecyduje o tym, które firmy będą się rozwijać, a które nie.
EDI może znacząco poprawić pozycję firmy względem partnerów biznesowych oraz znacznie obniżyć koszty wynikające z potrzeby prowadzenia korespondencji.
– Jakiś czas temu system EDI został wprowadzony do cyfrowych łańcuchów dostaw. Te międzykomputerowe sieci wymiany informacji wykorzystują standardowe formaty elektroniczne by zmniejszyć nakład pracy biurowej, podczas gdy zamówienia, faktury i pozostałe dokumenty są tworzone, wysyłane lub podpisywane przez partnerów biznesowych. Następnym krokiem powinna być analiza transakcji elektronicznych, które można przechowywać przy użyciu nowych metod gromadzenia danych oraz zintegrowanych rozwiązań z branży IT, a także tzw. Big Data. Tego typu analizy mogą okazać się bardzo pomocne w procesie podejmowania decyzji biznesowych, zarządzaniu łańcuchami dostaw oraz współpracy z innymi firmami – mówi Artur Jidkov, dyrektor działu aplikacji biznesowych w AsstrA-Associated Traffic.
EDI to nic innego, jak elektroniczne przesyłanie ustrukturyzowanych danych handlowych oraz innych dokumentów z komputerowego programu użytkowego lub bazy danych jednej organizacji do programu użytkowego lub bazy danych innej organizacji. Działa w oparciu o zasady działania poczty elektronicznej, niezależnej od charakterystyki stosowanego sprzętu i oprogramowania. Przesyłanie wyróżnionych obiektów odbywa się w tym przypadku w formie, którą wskazuje przyjęty ogólnie standard (jednakowy dla firm wszystkich branż, we wszystkich krajach).
Podstawowymi elementami Elektronicznej Wymiany Danych są: faktura elektroniczna, kontrola obiegu dokumentów księgowych, zarządzanie sieciami dostaw, portal internetowy. Wśród metod istotny jest np. podpis elektroniczny. EDI zyskuje na popularności ze względu na istotne zalety, w tym: bardzo krótki czas wymiany danych, eliminację błędów w ręcznym wprowadzaniu danych, eliminację opóźnień w przetwarzaniu danych informacji wewnątrz organizacji docelowej, automatyzację składania zamówień i fakturowania. Konsekwencją jest obniżenie kosztów (działalności biurowej i operacyjnej), ale również lepsza kontrola wymienianych dokumentów i towarzyszących im procesów.
Mieć możliwości to jedno, aby wymiana przebiegała odpowiednio trzeba przede wszystkim chcieć. Jakie warunki muszą być spełnione, aby nowo wdrożony system EDI w firmie logistycznej współpracował bezproblemowo z dotychczas funkcjonującymi pozostałymi aplikacjami IT? Jarosław Olszewski, Architekt Systemu, Sente Systemy Informatyczne podkreśla, że w dzisiejszych czasach elektroniczna wymiana dokumentów to już nie standard lecz wymaganie stawiane systemom obsługi firm logistycznych.
– Wymiana danych pomiędzy systemami klasy ERP a systemami firm logistycznych oparta jest o mikroserwisy. Dzięki takim rozwiązaniom ciężar wypisywania listów, przygotowania etykiet oraz dokumentów dla kuriera, przechodzi całkowicie na system ERP. Takie rozwiązania pozwalają uwolnić jedne z najcenniejszych zasobów w firmie, a mianowicie pracowników logistyki, którzy mogą skupić się na innych zadaniach – mówi J. Olszewski.
Zastosowanie EDI wymaga przygotowania przez kooperantów odpowiedniego oprogramowania komputerowego, dzięki któremu możliwa jest współpraca ze stosowanymi w przedsiębiorstwie aplikacjami o charakterze administracyjnym (np. arkusze kalkulacyjne, czy systemy obsługi procesu produkcyjnego, zaopatrzenia).
Chodzi o możliwość konwersji wysyłanych i odbieranych danych, polegająca z jednej strony na tłumaczeniu posiadanych wiadomości na standardowy format EDI, a z drugiej na dostosowywaniu otrzymywanych komunikatów do potrzeb wykorzystywanego oprogramowania użytkowego, obsługa łączy komunikacyjnych; zarządzanie obrotem dokumentacji, którego zakres zależy od typu oprogramowania i obejmuje np. archiwizację dokumentów, kompresję danych, łączenie i rozdzielanie komunikatów…
EDI eliminuje konieczność manualnego przetwarzania danych przy obsłudze zamówień, a potem fakturowania czy wysyłki towarów.
Według szacunków koszty obsługi pojedynczych transakcji mogą spaść nawet o ponad 90 proc. Zmniejszają się też koszty utrzymywania zapasów. Ewidentnym bonusem jest minimalizacja konieczności wielokrotnego wprowadzania danych, co pozwala oszczędzić czas i eliminować powstawanie błędów. Przy odpowiedniej konfiguracji systemów EDI proces od złożenia zamówienia do otrzymania faktury może trwać nawet kilkanaście sekund, co pozwala na bezpośrednie reagowanie na potrzeby rynku.
Są zalety, są i wady. Jednym z istotnych zagrożeń jest bezpieczeństwo przesyłanych danych, ponieważ przesyłane, poufne informacje mogą trafić w niepowołane ręce. Użytkownicy wskazują też na koszty wstępne, potrzebę większych nakładów pieniężnych w początkowej fazie wdrażania.
Fot. Pixabay.com