Zapowiedź ta ma szczególne znaczenie dla branży transportowej i logistycznej, w której liczba faktur idzie w tysiące miesięcznie, a wdrożenie nowych narzędzi informatycznych wymaga czasu, testów i dostosowania procesów.
Obowiązkowy KSeF coraz bliżej
Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy etapami. Od 1 lutego 2026 r. obejmie przedsiębiorców, których obrót w 2024 r. przekroczył 200 mln złotych. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie pozostałe firmy.
Dla najmniejszych podmiotów ustawodawca przewidział okres przejściowy. Mikroprzedsiębiorcy od kwietnia do grudnia 2026 r. nie będą musieli wystawiać e-faktur, jeśli ich miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. złotych brutto. Co istotne, już od 1 lutego wszyscy przedsiębiorcy będą musieli odbierać faktury w systemie.
Po wdrożeniu KSeF przedsiębiorca nie będzie musiał drukować dokumentów ani ręcznie wprowadzać ich do systemów księgowych. Faktury będą przechowywane w KSeF przez 10 lat.
2026 r. jako bufor bezpieczeństwa
Rok 2026 został zaprojektowany jako etap wdrożeniowy, w którym administracja skarbowa rezygnuje z sankcji na rzecz dostosowania przedsiębiorców do nowych obowiązków. Zapowiedź tę potwierdził Marcin Łoboda, wiceminister finansów i szef Krajowej Administracji Skarbowej.
W 2026 r. za nieprzystąpienie do KSeF lub za błędy, które są związane z KSeF-em, podatnicy przedsiębiorcy nie będą karani. To jest najważniejsza informacja. Przejdźmy przez ten proces razem – powiedział w Studiu Polskiej Agencji Prasowej.
Szef KAS podkreślił również kwestie bezpieczeństwa danych. Każda czynność urzędnika w systemie ma być rejestrowana, a dostęp do faktur ściśle kontrolowany, co ma ograniczyć ryzyko nadużyć.
Jakie kary od 2027 r.?
Spokój przedsiębiorców skończy się wraz z początkiem 2027 r. 1 stycznia 2027 r. w pełni wejdzie w życie art. 106ni ustawy o VAT, który wprowadza sankcje pieniężne za naruszenia związane z KSeF.
Zgodnie z przepisami, naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć karę m.in. za:
- niewystawienie faktury ustrukturyzowanej w KSeF,
- wystawienie faktury niezgodnie z obowiązującym wzorem w czasie awarii lub niedostępności systemu,
- nieterminowe przesłanie faktury do KSeF.
Maksymalna kara wyniesie do 100 proc. kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza systemem. W przypadku faktury bez wykazanego podatku sankcja może sięgnąć do 18,7 proc. kwoty należności ogółem. Wpływy z kar trafią bezpośrednio do budżetu państwa, a podatnik będzie miał 14 dni na ich zapłatę od momentu doręczenia decyzji.
Co w razie awarii KSeF?
Ministerstwo Finansów przewidziało rozwiązania na wypadek sytuacji technicznych, takich jak brak łączności internetowej czy czasowa niedostępność systemu. W takich przypadkach podatnik będzie mógł wystawić dokument poza KSeF i przekazać go do systemu w ustawowym terminie, korzystając z tzw. trybu offline.
Dopuszczono również możliwość wygenerowania dokumentu z kodem QR, który potwierdza, że faktura została wystawiona, nawet jeśli w danym momencie nie było połączenia z systemem.
Fiskus: mniej błędów, mniej kontroli
Według resortu finansów automatyzacja fakturowania ma przede wszystkim uporządkować dane trafiające do administracji skarbowej. W efekcie ograniczona ma zostać liczba pomyłek formalnych, które obecnie często skutkują czynnościami sprawdzającymi lub kontrolami.
Dane przesłane do KSeF mają być automatycznie księgowane w systemach finansowych, a przedsiębiorca na bieżąco zobaczy wystawione dokumenty, ich wartość oraz terminy płatności.
Administracja skarbowa zachęca, by nie odkładać rejestracji i testów systemu na ostatnią chwilę. Choć 2026 r. będzie rokiem bez sankcji, to od 2027 r. brak przygotowania może okazać się bardzo kosztowny – szczególnie w branży TSL, gdzie skala fakturowania jest wyjątkowo duża.
