Co do zasady polscy podatnicy VAT, którzy mają obowiązek wystawienia faktury na gruncie polskich przepisów, wystawiają ją jako fakturę ustrukturyzowaną w KSeF również wtedy, gdy nabywcą jest kontrahent zagraniczny – z uwzględnieniem ustawowych wyłączeń oraz przepisów przejściowych dotyczących wdrożenia obowiązkowego KSeF.
W praktyce dotyczy to m.in. faktur dokumentujących wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT) oraz sprzedaż usług na rzecz podmiotów zagranicznych, o ile dana czynność podlega fakturowaniu według polskich regulacji i nie jest objęta wyłączeniem.
Odbiorca zagraniczny co do zasady nie korzysta z polskiego systemu urzędowego, dlatego przedsiębiorca przekazuje mu fakturę poza KSeF (np. w postaci wizualizacji PDF lub w innej uzgodnionej formie).
Warunkiem “powstania” faktury ustrukturyzowanej jest jej skuteczne przyjęcie w KSeF i nadanie numeru KSeF – dopiero wtedy można bezpiecznie udostępniać nabywcy wizualizację dokumentu. Jeżeli faktura jest przekazywana poza KSeF, wizualizacja powinna zawierać kod weryfikujący (QR) umożliwiający potwierdzenie autentyczności i danych faktury.
Czy mikroprzedsiębiorcy z branży transportowej napotykają szczególne trudności przy fakturowaniu usług transgranicznych w systemie KSeF?
Mikroprzedsiębiorcy realizujący usługi transportu międzynarodowego muszą poprawnie uzupełniać pola w strukturze e‑faktury (FA), odzwierciedlając właściwe zasady opodatkowania dla danej usługi.
W praktyce oznacza to konieczność prawidłowego określenia miejsca świadczenia oraz sposobu rozliczenia VAT (np. rozliczenie podatku przez nabywcę w modelu reverse charge w typowych relacjach B2B). Zastosowanie stawki 0 proc. dotyczy wyłącznie przypadków, w których przepisy przewidują taką możliwość i spełnione są warunki oraz wymogi dokumentacyjne.
Przy wieloetapowych przewozach kwalifikacja bywa złożona ze względu na uwarunkowania prawne.
Jakie rozwiązania technologiczne lub proceduralne mogą ułatwić obsługę faktur zagranicznych w ramach KSeF?
Rekomendowanym rozwiązaniem jest implementacja systemów ERP lub programów finansowo‑księgowych, które komunikują się z KSeF poprzez interfejs API. Odpowiednio skonfigurowane oprogramowanie powinno automatycznie mapować dane z systemów sprzedażowych na właściwe pola e‑faktury, uwzględniając typowe scenariusze transakcji międzynarodowych.
Istotna jest automatyzacja przeliczeń walutowych zgodnie z regułami VAT, a także zapewnienie sprawnego udostępnienia dokumentu nabywcy zagranicznemu w uzgodnionej formie.
Po skutecznym nadaniu numeru KSeF przedsiębiorca może wygenerować wizualizację (np. PDF) do celów operacyjnych i komunikacji z kontrahentem; jeżeli dokument jest przekazywany poza KSeF, wizualizacja powinna zawierać kod weryfikujący (QR).
W praktyce oznacza to konieczność zintegrowania systemu finansowo-księgowego lub ERP z KSeF oraz wdrożenia procedury, która rozdziela dwie czynności: wystawienie e-faktury w KSeF oraz przekazanie jej nabywcy poza systemem.
Czy obecne przepisy KSeF uwzględniają różnice w VAT i wymaganiach dokumentacyjnych dla klientów w UE i poza UE?
Struktura logiczna e‑faktury pozwala podatnikom odzwierciedlać sytuacje przewidziane w ustawie o podatku od towarów i usług, w tym rozróżnienie pomiędzy transakcjami wewnątrzunijnymi a sprzedażą do krajów trzecich. Schemat XML zawiera elementy, które umożliwiają oznaczanie m.in. WDT, sprzedaży usług rozliczanych przez nabywcę (reverse charge) oraz eksportu towarów poza obszar celny UE.
Przy transakcjach wewnątrzunijnych schemat może wymagać podania numeru VAT UE nabywcy oraz zastosowania oznaczeń odzwierciedlających sposób rozliczenia podatku.
Z kolei przy eksporcie towarów format umożliwia wykazanie stawki 0 proc. w sytuacjach, w których spełnione są warunki ustawowe (w tym właściwe potwierdzenia/procedury celne).
Jakie są ryzyka dla przedsiębiorców związane z błędnym lub nieterminowym wystawieniem faktury dla zagranicznego odbiorcy w systemie KSeF?
Błędy w fakturowaniu w Krajowym Systemie e‑Faktur wiążą się z ryzykiem sankcji oraz mogą negatywnie wpływać na płynność operacyjną podmiotu gospodarczego. Ryzyka obejmują m.in. niewystawienie faktury w KSeF, wystawienie jej po terminie lub przesłanie pliku o niezgodnej strukturze logicznej.
Zgodnie z zapowiadanymi regulacjami sankcyjnymi (obowiązującymi od 1 stycznia 2027 r.) organ podatkowy może nałożyć karę pieniężną m.in. do 100 proc. kwoty VAT wykazanego na fakturze, a w przypadku faktur bez wykazanego VAT – do 18,7 proc. wartości należności ogółem.
